Cómo mejorar la comunicación empresarial mediante emails certificados

En tiempos de cambios vertiginosos y globalización, las empresas necesitan disponer de sistemas de comunicación ágiles y seguros.

El email certificado tiene esas dos cualidades y otras igual de significativas, como su fehaciencia como prueba legal. Para quienes aún no conocen cómo pueden mejorar sus comunicaciones empresariales con los email certificados, aquí dejamos toda la información.

Tratamos estos asuntos:

• Los emails certificados se pueden usar en todas las comunicaciones, tanto externas como corporativas.
• Los beneficios de optar por esta herramienta.
• Claves para garantizar el máximo aprovechamiento de los emails certificados en las comunicaciones empresariales.

Si estás pensando en optimizar la modernización de tu empresa,te interesa este tema sobre el ejemplo de éxito de la digitalización de las comunicaciones certificadas: el email certificado.

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Las comunicaciones empresariales se pueden clasificar, básicamente, en dos grandes grupos. Por un lado, las que se intercambian dentro de la propia empresa, a todos los niveles. Por otra parte, todos los mensajes y notificaciones con clientes, proveedores, administraciones u otras empresas

Todos los beneficios de implantar correos digitales certificados se disfrutan en cualquiera de esas formas de comunicación, las internas y las externas. Y, por tanto, se pueden usar en:

• Comunicaciones corporativas: siempre que se necesite respaldo legal para estas comunicaciones. Sin duda, sobre todo, se beneficia el departamento de RRHH, que puede usarlo para agilizar la comunicación de un ERTE o ERE, sanciones o cambios en las condiciones contractuales. Otro asunto interesante es el de la convocatoria de juntas y reuniones.
• Comunicaciones externas: la presentación o aprobación de presupuestos, operaciones bancarias, solicitudes a las administraciones, acuerdos con empresas colaboradoras o relación con los clientes. Son solo algunos ejemplos representativos de las aplicaciones de los emails certificados en las comunicaciones empresariales externas.

Descubre cómo se reducen los riesgos legales usando el email en las comunicaciones corporativas.

Hagamos un repaso rápido y completo de los principales beneficios de elegir los correos digitales certificados como herramienta de comunicación de tus comunicaciones empresariales, cuando necesitas dotarlas de valor probatorio legal. Es decir, que se puedan presentar ante un juez o en reclamaciones y procesos de conciliación y mediación (como los MASC).

O lo que es lo mismo, ahorro de tiempo y de costes, dos elementos que le sientan bien a cualquier empresa. Es evidente que te saldrán las cuentas en positivo, porque hay gastos que desaparecen (papel, sellos) y otros menos perceptibles a primera vista, pero más contundentes como la necesidad de traslado físico para la gestión de las comunicaciones certificadas postales tradicionales.

Además, digitalizar los procesos permite que ciertas notificaciones se programen de manera automatizada. Esto implica un gran avance en reducción de tiempos, de personal e, incluso, evitar errores o pérdidas de documentos que, con el email certificado se adjuntan en formato electrónico, sin tocar el original en papel.

También, es una notable mejora para tus comunicaciones empresariales lo que supone la inmediatez de los emails certificados. Importante porque la digitalización ayuda al cumplimiento de los plazos.

Inmediatez y agilidad valoradas muy positivamente por clientes o colaboradores, que se sienten mejor atendidos y con un trato más personalizado con este mecanismo.

Si repasamos el listado de los ejemplos que hemos citado sobre comunicaciones con email certificados que se pueden hacer en el ámbito de la empresa, hay una exigencia común en todos: el cumplimiento de la normativa que regula la privacidad y seguridad de las comunicaciones.la seguridad.

Una de las más exigentes es el recientemente actualizado elDAS, dentro del contexto europeo y el Reglamento de Protección de Datos (RGPD). Es importante que sepas que este cumplimiento sólo está garantizado si contratas con un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado.

Te puede interesar revisar las claves del cumplimiento del RGPD en los diferentes modelos de negocios.

Aquí, nos referimos al cumplimiento de otras leyes, las específicas de algunos sectores empresariales que destacan por tener una regulación muy estricta. Ponemos algunos ejemplos:

• Industria de la salud: con necesidades como el ámbito del consentimiento regulado, la comunicación de diagnósticos, citas médicas o cambios en tratamientos de enfermos crónicos.
• Empresas ieras. Por supuesto, todo lo relacionado con el control del blanqueo de capitales o la identificación digital.
  En este artículo tienes más información sobre la lucha contra el fraude en el Mercado Único Digital Europeo.

Así se pueden automatizar las notificaciones legales de la empresa mediante el email certificado.

Sin duda, para poder beneficiarte al máximo del uso de los correos electrónicos certificados en las comunicaciones de tu empresa, te conviene anotar estos consejos.

• Contratar con un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado en entrega electrónica certificada, cumplimiento efectivo del marco normativo europeo como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
• Si tienes una plataforma de comunicaciones omnicanal, no solo te beneficias del email certificado, sino de otros formatos (SMS, Whatsapp o burofax).
• Reforzar con otras herramientas tecnológicas. Por ejemplo, es muy útil contar con una oficina postal virtual, así se combinan las ventajas de las comunicaciones certificadas digitales y las de papel.

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