Cómo integrar el email certificado en los flujos de trabajo de departamentos legales y recursos humanos

Los asesores jurídicos y los responsables del área laboral son piezas clave dentro de las relaciones internas y externas de una empresa. Gran parte del volumen de su trabajo tiene que ver con la tramitación y envío documental. El email certificado es una herramienta esencial para agilizar esas tareas, preservando su validez legal y reduciendo el riesgo de equivocaciones.

El servicio de email certificado para empresas ofrece una solución eficiente y legalmente válida para tus comunicaciones internas y externas. ¡Descubre cómo aplicarlo!

Digitalizar las comunicaciones de estos dos departamentos mediante correos electrónicos certifificados acarrea interesantes ventajas para una empresa, como repasamos.

En esta ocasión, desarrollamos estos asuntos:

• Motivos que aconsejan usar el correo digital con certificación en actividades legales y laborales.
• Aplicaciones en un departamento legal.
• Aplicaciones en el departamento laboral.
• Beneficios de implementar el email con certificación en el área legal y laboral de una empresa.

Así puedes automatizar las comunicaciones legales con el email certificado.

Ya en la introducción dábamos las claves para entender el papel que juega el correo electrónico certificado en la gestión del día a día de las asesorías jurídicas y departamentos de RRHH. Es indudable su inmediatez y el ahorro de tiempo y recursos que proporcionan a una empresa.

Pero, hay más beneficios de gran importancia. Por encima de todos, destaca la validez legal de este tipo de comunicaciones digitales. Para la actividad de estos departamentos empresariales este es un factor esencial, poder usar estos envíos certificados como pruebas fehacientes en caso de reclamaciones o, incluso, si hay que ir ante un juzgado.

No olvidamos tampoco, por su especial relevancia, todo lo que se refiere a la seguridad, el respeto a la legislación o la privacidad.

Te interesa conocer en detalle cómo el email certificado garantiza la protección de datos.

Realmente, los correos electrónicos certificados pueden usarse para todo tipo de tramitaciones, gestiones y comunicaciones que salgan de los despachos jurídicos de una empresa. Sin embargo, esta forma concreta de comunicación certificada se suele reservar para ciertas tareas, frente a otras en las que se prioriza el burofax postal online.

Estos son los principales supuestos en los que suele integrarse el email certificado dentro de las tareas jurídicas.

Envío de notificaciones legales con validez jurídica

Los mensajes electrónicos certificados garantizan, así como la inalterabilidad del contenido. Por tanto, se pueden usar para cualquier notificación de naturaleza legal, ya que pueden usarse como pruebas fehacientes.

Gestión de contratos y comunicaciones formales

Gracias a herramientas como la firma electrónica y los sistemas de identificación certificada disponibles como servicios complementarios de las comunicaciones digitales, la legalidad de los contratos y otros documentos aún es mayor.

Te mostramos algunos ejemplos prácticos y usos de la firma electrónica.

Reducción de riesgos y pruebas en procesos judiciales

Una de las ventajas del email certificado para gestiones documentales de un departamento legal es que reduce notablemente la posibilidad de que se produzcan errores o extravíos durante el envío.

La automatización y la supervisión por parte de un tercero cualificado simplifican el proceso y refuerzan la verificación. De esta forma que se evitan algunos de los problemas más frecuentes que invalidan su uso como pruebas legales:

• Fraude o suplantación de identidades.
• Pérdida o modificaciones de los documentos.
• Confirmación de la entrega y la recepción.

Los responsables en materia laboral de una empresa se encuentran entre los profesionales que más se benefician de la implantación de esta herramienta de comunicación digital certificada. Podemos destacar estos tres puntos fuertes:

• Notificaciones a empleados (incidencias, despidos, modificaciones contractuales)
  Se agiliza enormemente su trabajo, a la vez que se limita la posibilidad de cometer errores. Hay que pensar que este asunto de los fallos es muy delicado cuando se están tratando temas como sueldos, horarios, funciones o quejas y faltas en el puesto de trabajo.
  Igual de importante es garantizar la discreción de estas comunicaciones, por el mismo motivo de manejar información sensible. Y, sin duda, su validez legal. Todas son condiciones que se aglutinan en el email certificado.
  Descubre cómo notificar un despido de forma legal y efectiva, asegurando el cumplimiento normativo y respetando los derechos del trabajador.
• Mejora en la trazabilidad y registro de comunicaciones laborales
  Estos correos certificados tienen otra ventaja, se puede hacer un seguimiento en tiempo real del envío.
  También es muy interesante que se archiven todas las modificaciones juntas, lo que facilita que se encuentre la información rápidamente. Y, además, la custodia es segura durante todo el tiempo que se necesite por temas legales.
• Cumplimiento normativo y auditorías internas
  Los envíos a través de un prestador de servicios de confianza cualificado implican que las autoridades pertinentes han comprobado que se cumple con toda la normativa IDAS2 y Reglamento de Protección de Datos. Esto ofrece una doble capa de seguridad.
  Pero, además, si se trabaja con una plataforma RegTech facilita cumplir con las distintas regulaciones legales, de forma más eficiente y con menos costes.
  Profundizamos en las ventajas de las comunicaciones certificadas para la gestión de RRHH.

Resumimos las ventajas que supone apostar por los correos electrónicos certificados en dos departamentos clave de una empresa, el jurídico y el laboral-

• Ahorro de tiempo y costes administrativos
  El email es un sistema de envío inmediato, que simplifica las gestiones y con una tramitación más barata que los correos postales. Una misma persona, desde su puesto de trabajo, puede ocuparse de todo el procedimiento, lo que redunda en un ahorro de tiempo y de costes.
• Mejora en la seguridad y cumplimiento legal
  Los documentos pasan por menos manos y no tienen que trasladarse físicamente, lo que garantiza una mayor discreción y menos riesgo de que se alteren o pierdan.
  Además, usando plataformas de proveedores cualificados se asegura que se cumple toda la normativa vigente, no solo la nacional, sino la europea y la internacional.
• Incremento de la eficiencia y transparencia interna
  Las gestiones y trámites se simplifican y hay menos riesgo de fallos, lo que redunda en una mayor eficiencia. Cualquier empleado puede ocuparse de estos procedimientos, una ventaja operativa para las empresas.

Así reduces costes operativos con la digitalización de las comunicaciones legales.

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