El mercado de las aseguradoras es uno de los más interesados en la transformación digital. Un sector en el que la agilidad en las comunicaciones y el intercambio de documentos son claves, se beneficia especialmente de las ventajas de usar canales digitales para su comunicación con clientes. De todos ellos, es el burofax postal online uno de los que mejor se adecúa a las exigencias específicas de las compañías de seguros, como demostramos a continuación.
Profundizamos en este tema tratando dos aspectos esenciales:
- El concepto de burofax postal online y sus peculiaridades.
- Las ventajas que aporta para las comunicaciones documentales de una compañía de seguros.
Es el momento de recordar las diferencias entre el burofax postal online y el burofax electrónico.
¿En qué consiste el burofax postal online?
Afortunadamente, la digitalización de las comunicaciones empresariales ha evolucionado a un ritmo vertiginoso en los últimos años. Esto permite que se hayan creado distintas soluciones, de forma que la empresa puede elegir la más adecuada en cada situación.
Pero, esta diversificación de soluciones puede conducir a errores, porque no se tienen claras las diferencias y, por tanto, cuál es el óptimo dependiendo de cada situación. De ahí que comencemos recordando qué es el burofax postal online. Es una interesante combinación entre gestión online y entrega de documentos en formato tradicional de papel, que funciona de la siguiente manera:
- El cliente envía el burofax cómodamente desde su ordenador.
- La información y documentos se gestionan a través de nuestras plataformas, con total garantía de seguridad y protección de los datos.
- Imprimimos, ensobramos en un entorno securizado y distribuimos a través de Correos porque somos su Agente Comercial.
- Como prestadores de servicios de confianza cualificados recogemos y custodiamos las evidencias certificables. En el caso del burofax son: emisor, entrega (PEE, Prueba Electrónica de Entrega), contenidos e identificación del receptor.
Descubre cuándo el burofax postal online u otras notificaciones electrónicas es lo que conviene a tu empresa.
Ventajas del burofax postal online para la gestión de documentos en el sector asegurador
El proceso de certificación es clave para dar validez legal a las comunicaciones. En el caso de una aseguradora, en un sector altamente regulado, es imprescindible que se cumplan todas las normas generales y específicas que afectan a sus comunicaciones legales.
Con el burofax postal online este aspecto está garantizado, pero además hay otros beneficios para las compañías de seguros que se acojan a esta modalidad.
Plena validez legal
Las comunicaciones legales mediante burofax postal online cuentan con todas las garantías legales, tal como se reconoce en distintas sentencias. Eso sí, siempre que las evidencias recogidas y generadas se produzcan según lo establecido en el reglamento (UE) 910/2014 eIDAS.
Además, la ley reconoce plena validez a las pruebas que presenten como eventos certificados el emisor, la entrega, el contenido y la identificación del receptor. Esto lo cumple el burofax postal online que, además se refuerza con la entrega física del documento.
Aquí puedes comprobar como el burofax postal online garantiza la privacidad y seguridad según las normas ISO.
Trazabilidad de los documentos
El burofax postal online permite un seguimiento detallado y en tiempo real de todas las fases del proceso de envío. Todo queda trazado y se puede consultar en cualquier momento. No hay posibilidad de dudas, ni de alteración de los documentos.
Esta trazabilidad se produce porque cada envío realizado con burofax postal online registrado en una plataforma digital, donde se puede consultar el estado del documento en tiempo real.
Además, con la Prueba de Entrega Electrónica (PEE) se obtiene un certificado electrónico que proporciona el responsable de la entrega física del documento.
Te puede interesar conocer estas estrategias para mejorar la trazabilidad de los documentos de aseguradoras.
Transparencia en las comunicaciones
Un fallo o confusión en la entrega de un documento puede desembocar en un conflicto legal. En un sector como el de las aseguradoras, cuya materia prima de trabajo es el intercambio documental, la probabilidad de sufrir este tipo de incidentes es mayor.
El burofax postal online evita cualquier ambigüedad, ya que se puede hacer un seguimiento claro de todo el proceso. La transparencia se traduce en previsibilidad: las partes intervinientes son más conscientes de sus derechos y obligaciones.
Mejora de la experiencia del cliente
Cualidades como la transparencia y la trazabilidad propias del burofax postal online reducen al mínimo el espacio para conflictos o problemas con clientes o proveedores de una aseguradora.
Este asunto es importante para tu empresa, pero también, se valora muy positivamente por parte de los usuarios. Les genera un sentimiento de confianza que, normalmente, acaba generando relaciones más duraderas.
En MailComms Group ponemos a tu disposición nuestra oficina postal virtual, PostaMail. Es la herramienta que necesita tu aseguradora para mejorar su gestión documental.
Preguntas frecuentes sobre cómo el burofax postal online mejora la gestión de documentos en el sector asegurador
¿El burofax postal online puede utilizarse para la gestión de los documentos sensibles de las aseguradoras?
Precisamente, la trazabilidad propia de estos envíos es una de las cualidades que lo convierte en la solución más adecuada para gestionar los documentos más sensibles. Además de garantizarse el cumplimiento de la normativa reguladora y la privacidad y seguridad de los datos, un factor esencial en un sector especialmente regulado.
¿Sirve el burofax postal online como prueba fehaciente en conflictos legales de las aseguradoras?
Siempre, ya que certifica los eventos que exige la ley: emisor, entrega, contenidos e identificación del receptor. Sin olvidar, que se produce una entrega física del documento.
¿Todas las aseguradoras pueden implantar un sistema de envío de burofax postal online?
Sí, ya que la plataforma se integra con ERPs, CRMs u otras sistemas corporativos.
¿Cómo garantiza el burofax postal online la seguridad y confidencialidad de los documentos envíados?
La clave está en la elección de un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado. Esto implica que sus protocolos de autenticación y certificación cumplen con la normativa vigente en materia de privacidad y protección de datos.
En MailComms Group, además, contamos con otras dos acreditaciones, la ISO 27001 (seguridad de la información) y la ISO 27701 (privacidad de la información), que garantizan nuestro total cumplimiento normativo y nuestro compromiso por la seguridad en el tratamiento, gestión y control de los datos.