¿Cómo afecta el email certificado a la validez de las pruebas electrónicas en juicios y litigios?

Ni el ámbito judicial se mantiene ajeno a la transformación digital. Aunque es un sector más reticente a los cambios, es imposible que no se adapte al impulso y auge de las comunicaciones electrónicas. De hecho, las autoridades empiezan a legislar reconociendo la validez probatoria de estos medios y potenciando su uso,tanto en la UE como en nuestro país.

En este sentido, el email certificado ha tenido un papel protagonista desde el primer momento. Lo comprobamos con una revisión sobre su implantación e influencia.

Estos son los asuntos en los que incidimos:

• Breve repaso sobre las cualidades que convierten al email certificado en una prueba electrónica válida en procesos legales.
• Contextos en los que los correos electrónicos certificados son más eficaces por su valor probatorio legal.
• Los procedimientos MASC, reconocimiento del papel del email certificado como prueba electrónica en litigios y juicios.

Esta guía resume el cómo enviar un email certificado.

Es importante entender que un email certificado no es el un email cualquiera. Los correos electrónicos tienen validez como pruebas electrónicas en procedimientos judiciales o de mediación siempre y cuando estén certificados. El elemento clave es la presencia de un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado que está autorizado para verificar que se cumplen las exigencias legales para tener esa fehaciencia:

• Datos de envío y recepción: se acredita con precisión la fecha y hora en que se envía y recibe el mensaje. El email certificado, además, permite añadir el acuse de recibo para confirmar que se ha recibido y abierto el correo.
• Identificación del emisario y del receptor. De nuevo, con posibilidades de aumentar ese nivel de identificación con herramientas como la firma electrónica, en sus distintos niveles.
• Trazabilidad del proceso e inalterabilidad del contenido. Se certifica que la comunicación no ha sufrido alteraciones o modificaciones en ningún momento del proceso, incluyendo su almacenamiento.

Además, es esencial el tema de la privacidad y la seguridad de las comunicaciones digitales, respetando la normativa vigente. Hablamos del eIDAS 2 y el RGPD, ambas legislaciones procedentes de la UE y con unos exigentes niveles de protección de datos e identidad digital.Profundizamos en cómo garantiza la protección de datos el email certificado.

Los correos electrónicos certificados pueden ser considerados pruebas fehacientes en todo tipo de conflictos legales. Sin embargo, hay algunos ámbitos en los que destaca por su eficiencia.

• En el sector legal y despachos de abogados: notificaciones legales, envío de documentos y contratos, gestión de reclamaciones o demandas. También, es interesante su uso en las autorizaciones legales a terceros.

  Aquí se puede profundizar en la importancia del email certificado en las comunicaciones legales.

• Aseguradoras: reclamaciones, modificaciones en pólizas y contratos o notificación de indemnizaciones.

  Consejos para implementar el email certificado en las compañías de seguros para garantizar la entrega y validez de los documentos.

• En el ámbito laboral y de Recursos Humanos: notificaciones de despidos y sanciones, gestiones de contratos, notificaciones de ERES o ERTES.
• En el sector financiero y económico: reclamación de impagos y facturas, refinanciación de deudas, concesiones de créditos, contratación de productos financieros o altas/bajas en registros de morosos.

Es interesante leer este análisis de las diferencias entre el email certificado y otros medios de notificación en costes y eficacia.

Finalmente, nos fijamos en un ejemplo muy significativo del papel del email certificado en la modernización de la Justicia en España. En concreto, destacamos los procedimientos MASC (Medios Adecuados de Solución de Controversias) recogidos en la Ley Orgánica 1/2025 de Eficiencia de la Justicia.

En un contexto en el que se busca, entre otros objetivos, desbloquear el colapso de la administración de Justicia y agilizar los procesos, el mecanismo de los MASC es esencial. Sintetizando, se establece la obligación de arbitrar un intento de mediación antes de recurrir a los tribunales.

Para los que nos interesa en este momento, el email certificado destaca como uno de los medios por el que se puede acreditar las comunicaciones de esa mediación previa. A la inmediatez, asequibilidad y sencillez de uso de los correos electrónicos certificados, se añade su plena validez legal para estos supuestos. Y es que, cumplen con los requisitos exigidos por esta ley, acreditación documental de la fecha, recepción y acceso al contenido de la comunicación.

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No obstante existen aún discrepancias sobre el uso del email certificado. Hasta el momento, el único medio que no ha sido puesto en cuestión por ningún tribunal es el burofax postal. Un buen ejemplo de ello es el método de notificación de unos de las MASC más empleados, la Oferta Vinculante Confidencial.