Cómo usar el email certificado para comunicar cambios en políticas internas y normativas a empleados

Al hablar de transformación digital de las empresas, es común poner el foco de atención en todo lo que tiene que ver con las comunicaciones externas con clientes, proveedores y administraciones. Sin restarle un ápice de importancia a estas relaciones, es imprescindible no olvidarnos del asunto de las comunicaciones internas.

En este marco, destacamos hoy el papel del email certificado como mecanismo de notificaciones y comunicaciones dentro de la propia empresa. Tiene numerosas aplicaciones y ventajas que te interesa conocer.

Desarrollamos el tema en estos puntos:

• Beneficios de usar el correo electrónico certificado para las comunicaciones de recursos humanos.
• Cómo hay que implantar este sistema de comunicaciones certificadas.
• Consejos para redactar los mensajes digitales certificados que se usan en las comunicaciones internas.

Recordamos el ahorro en costes y mejora de eficacia del email certificado frente a otros medios de notificación.

Las comunicaciones internas se producen en distintos ámbitos dentro de una empresa. Se intercambian mensajes entre empleados con similar categoría (comunicación horizontal) y entre superiores y sus trabajadores o viceversa (vertical descendente y ascendente).

Todas ellas son necesarias e importantes, pero no todas requieren utilizar correos electrónicos certificados, sino que es suficiente con los mensajes ordinarios. Una vez más la sinergia entre distintos medios de comunicación es la solución más completa.

Estas son las diferencias entre correos ordinarios vs. correos certificados.

Sin embargo, también es cierto que hay comunicaciones internas especialmente sensibles en una empresa. Y entre ellas, destacan las que tratan temas relacionados con los recursos humanos. Aquí es dónde se puede sacar el máximo beneficio de las ventajas de usar el email certificado, sobre todo, destacando dos:

• Seguridad y protección de la información. Todas las notificaciones y comunicados relacionados con temas de recursos humanos requieren de la máxima discrecionalidad y seguridad sobre los datos que se manejan.Los correos electrónicos certificados están sometidos a una rigurosa exigencia normativa en materia de protección de datos y confidencialidad (eIDAS2 y el RGPD).Estos mensajes deben garantizar la seguridad durante todo el proceso de envío y, también, en el tiempo que se mantienen almacenados. Además, una de las funciones de la certificación es certificar que el mensaje ha sido enviado y la inalterabilidad de todos los datos y el contenido.

Así se asegura la confidencialidad y protección de datos con el email certificado.

• Reducción de conflictos laborales por la mejora de las comunicaciones.
  Pero, la comunicación entre los trabajadores y su departamento de recursos humanos no solo debe ser segura y confidencial. Es esencial que se establezcan flujos continuados, para que las notificaciones lleguen rápidamente y nadie se pierda el acceso a la información a tiempo.Los mensajes electrónicos certificados permiten la automatización de los flujos de comunicación. Y, además, mejora la eficacia de los mismos, ya que se reduce el riesgo de errores o alteraciones en los documentos.

Es importante que se haga una elección correcta del proveedor del servicio de notificaciones certificadas para que, realmente, la empresa se beneficie de su uso en las comunicaciones internas. Estas claves son las mejores garantías de que podrás hacer una utilización óptima de estos mensajes certificados.

• Contratación del servicio a través de un prestador de servicios de confianza cualificado, que tenga la certificación por parte de la autoridades competentes de que cumple con toda la normativa vigente.
• Busca una plataforma que sea compatible con los sistemas de tu empresa (ERP, CRM, ECM).
• Opta por proveedores que te ofrezcan además otro tipo de servicios como firma electrónica, burofax online postal, carta certificada… para poder utilizarlo en caso de que sea necesario
• Es interesante elegir una plataforma multicanal para permitir el uso de todas las comunicaciones, incluyendo canales offline y online.

Tras revisar los factores más técnicos relacionados con la implantación de un sistema de correos electrónicos certificados, no está de más añadir unos consejos para usar este mecanismo respetando las mejores prácticas. Básicamente, se trata de aplicar el sentido común, lo que revertirá en una mayor satisfacción de empleados y empresa.

• El destinatario. Asegúrate de dirigir el mensaje solo a quien esté concernido.
• Saludo y despedida: Son dos pautas básicas de respeto. Igual que la de identificarte, aunque todo el mundo te conozca.
• Asunto: no dejes sin rellenar este apartado para que el receptor sepa de qué vais a hablar. Además, sé claro y conciso al definirlo.
• Cuerpo del texto: Utiliza un estilo sencillo, evitando frases largas y párrafos infinitos. Estructura visualmente el contenido de forma que se facilite la lectura (espacios, márgenes, uso de viñetas…).

Repasamos las pautas sobre cómo enviar un email certificado.

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