¿Qué es autenticar un documento?

La autenticación de documentos es un proceso que se realiza para garantizar que la información que contienen es válida y auténtica. Es decir, garantiza que un documento concreto no ha sido modificado o alterado con posterioridad a su firma y está rubricado por un representante autorizado.

En este artículo te explicaremos por qué es importante autenticar un documento y te guiaremos sobre cómo hacerlo.

Autenticar un documento significa comprobar su autenticidad y asegurarse de que es una copia fiel del original. Así reducimos el riesgo de fraude y nos aseguramos de que el documento cumple con los requisitos establecidos.

Cuando un documento es autenticado se le agrega un sello o certificado que certifica su autenticidad.

Esto es especialmente relevante cuando se trata de documentos legales o de identidad, ya que garantiza que el documento es válido y reconocido legalmente.

Los documentos autenticados también se utilizan para verificar la identidad de una persona u organización.

Es importante tener en cuenta que los documentos autenticados son generalmente vinculantes y pueden ser usados como prueba en caso de litigio.

• Ayuda a prevenir el fraude.
• Asegura que los documentos sean legítimos y no falsificados.
• Ayuda a evitar el uso de documentos ilegales.
• Garantiza que la información sea segura.
• Provee una capa adicional de seguridad para los documentos.
• Protege los intereses de la empresa.

Existen dos formas para autenticar un documento:

1. Documentos expedidos en países que han suscrito el Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961. Es suficiente con la legalización única o «apostilla» expedida por las autoridades competentes del país.
2. Documentos expedidos en el resto de los países: Deberán legalizarse por vía diplomática.

Como excepción, no se exige ningún tipo de legalización para los documentos expedidos en Estados miembros de la Unión Europea o signatarios del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo. Igualmente, se eximen de legalización los documentos expedidos por Suiza, por acuerdo bilateral con la Unión Europea.

En los demás casos, los documentos expedidos en el extranjero que quieran hacerse valer en estos procedimientos deberán estar debidamente legalizados.

Cuando hablamos de apostillar un documento nos referimos a validar su autenticidad para que pueda ser utilizado en países que son miembros de la Convención de La Haya.

El procedimiento de apostilla es necesario si planeas utilizar el documento en un país que no sea tu país de origen, y consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación de este, una apostilla o anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un país firmante del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961. Este acuerdo suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo.

Así, los documentos emitidos en un país firmante del Convenio que hayan sido certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país que forme parte del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.

Es importante tener en cuenta que la apostilla solo es válida en países que son miembros del Convenio de La Haya de 1961.

Algunos ejemplos comunes de documentos que pueden requerir Apostilla son:

• Certificados de nacimiento
• Certificados de matrimonio
• Títulos universitarios
• Documentos judiciales
• Documentos notariales

Si el país donde deseas utilizar un documento no es miembro de la Convención de La Haya, necesitarás obtener un certificado de autenticación.

Este certificado es emitido por un notario y es utilizado para verificar la autenticidad de un documento fuera de los países que forman parte de la Convención de La Haya.

El proceso para obtener un certificado de autenticación puede variar según el país y las regulaciones locales.

Por lo general, deberás presentar el documento original y una copia certificada ante un notario, quien verificará la autenticidad del documento y emitirá el certificado correspondiente.

Generalmente, la notaría no se queda una copia del documento. Sin embargo, es posible que la notaría conserve una copia certificada del documento durante un período de tiempo determinado por razones de archivo y registro.

Esta copia certificada se utiliza con fines de referencia y puede ser solicitada por las partes involucradas en el futuro si es necesario.

Por último, es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Las políticas y prácticas pueden variar según la notaría y la jurisdicción. Por lo tanto, es recomendable consultar con la notaría específica donde planeas autenticar el documento para obtener información precisa sobre sus políticas de retención de copias.
• Que el certificado de autenticación puede tener diferentes nombres según el país, como «legalización» o «certificado de autenticidad».

El proceso de autenticar un documento puede variar según el país y las regulaciones locales. A continuación, te presentamos los pasos generales que debes seguir para autenticar un documento:

1. Obtén una copia certificada del documento original: antes de autenticar un documento necesitarás obtener una copia certificada del original. Esto se puede hacer en una notaría o en una entidad autorizada.
2. Verifica los requisitos del país de destino: averigua si el país donde planeas utilizar el documento requiere una apostilla o un certificado de autenticación. Esto determinará el proceso específico que debes seguir.
3. Prepara el documento para la autenticación: asegúrate de que el documento esté completo y en buen estado. Si es necesario, traduce el documento a otro idioma y asegúrate de que la traducción también esté certificada.
4. Presenta el documento ante una autoridad competente: dependiendo del país deberás presentar el documento ante una notaría pública, un consulado o una entidad gubernamental. Ellos se encargarán de verificar la autenticidad del documento y emitir la apostilla o el certificado de autenticación correspondiente.
5. Paga las tasas correspondientes: Es posible que debas pagar una tarifa por autenticar el documento. La tarifa puede variar según el país y el tipo de documento.
6. Recoge el documento autenticado: una vez que el documento haya sido autenticado, podrás recogerlo y utilizarlo según tus necesidades.

Recuerda que cada país puede tener requisitos y procedimientos específicos para autenticar documentos.

Es recomendable investigar y consultar con las autoridades correspondientes antes de comenzar el proceso.

1. Legitimación de documentos: las tasas para autenticar documentos varían dependiendo de la entidad a la que se presente el documento y del tipo de autenticación requerida.
   Por ejemplo, si necesitas autenticar un documento ante una notaría deberás pagar una tarifa que podrá variar según el tipo de documento y la complejidad del proceso.
2. Legitimación única o apostilla: El precio exacto dependerá en gran medida de la cantidad de documentos a apostillar y de la institución en cuestión que lo realice.
   Como norma general, el precio puede ser de entre 20 € y 25 € por documento.

No obstante, es recomendable consultar con la entidad correspondiente para obtener información actualizada sobre el coste de autenticar documentos.

Esperamos que este artículo te haya brindado una comprensión clara de la importancia de autenticar un documento y cómo puedes hacerlo. Recuerda siempre investigar y consultar con las autoridades correspondientes para obtener información actualizada y precisa sobre el proceso de autenticación en tu país.