El pasado día 21 de marzo MailTecK & Customer Comms organizaron en Bilbao una jornada sobre el cumplimiento del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que contó con gran éxito de convocatoria. El evento pretendía informar a las organizaciones sobre este cambio legislativo, así como ayudarlas a incorporar herramientas de comunicación eficaces para obtener el consentimiento explícito de sus clientes. Durante las ponencias se presentaron varios ejemplos para mostrar cómo lograr dicho consentimiento a través de diferentes canales, con plena validez legal y, sobre todo, en un tiempo récord.
25 de mayo. Esa es la fecha clave, en la que insistió Javier Echebarría, CEO de MailTecK y Customer Comms. “Apenas quedan dos meses para que las empresas obtengan el consentimiento explícito de sus clientes, pero todavía hay muchas que desconocen este reglamento. Las organizaciones que no empiecen a poner en marcha acciones para obtener los consentimientos de sus clientes tendrán un verdadero problema”. Por ejemplo, si su incumplimiento es muy grave, podría significar el pago de una multa de hasta 20 millones de euros o del 4% de la facturación global de la empresa.
“El dato es vital para nuestro trabajo. Somos el área más afectada dentro de la empresa”. Abría así la primera ponencia Joseba A. Etxebarria, profesor en la Universidad del País Vasco, refiriéndose al departamento de Marketing; tras lo que el profesor universitario mantenía la calma. “Nos adaptaremos al nuevo contexto legislativo”.
Sobre este tema versó la ponencia de Iñaki Uriarte, director del área jurídica de Adigital. “La principal diferencia es que la responsabilidad antes era pasiva. Ahora es proactiva. Además, tenemos la obligación de documentarlo todo”, destacó Uriarte. El abogado hizo especial hincapié en la importancia de no saltarse los requerimientos para la petición de los consentimientos. Por ejemplo, deben mostrarse las finalidades de cada petición de consentimiento por separado, no valdrá el silencio en las casillas premarcadas, o no se podrán vincular a la aceptación de un contrato.
Comunicación multicanal, la mejor solución para la cuenta atrás
Las últimas intervenciones corrieron a cargo de diferentes miembros de MailTecK & Custommer Comms. Javier Echebarría presentó MailConsent, una herramienta eficaz para las empresas que todavía no han puesto en marcha un proceso de comunicación para la obtención de consentimientos. “Dos meses son suficientes, o incluso menos tiempo, si utilizamos esta solución”, aseguró Echebarría.
La clave de MailConsent es la comunicación multicanal, que permite obtener el consentimiento explícito de cada cliente mediante la integración de distintos canales de comunicación: SMS, correo postal, e-mail, web, Call Center, etc. “No todos los clientes quieren recibir nuestro mensaje a través del mismo canal. Adaptemos entonces el Customer Journey Map a cada perfil de cliente / arquetipo para conseguir una mayor tasa de conversión”, animó a los invitados Moisés Fimat, consultor IT en MailTecK & Customer Comms.
A través de la firma electrónica podemos obtener con mayor facilidad el consentimiento. “Gracias a eSignLive, nuestra solución de firma electrónica avanzada, podemos conseguir el consentimiento del cliente durante un proceso de cierre de contratación online”, comentó Francisco Marina, consultor preventa de Customer Comms.
Una vez obtenido el consentimiento, la empresa se enfrenta a otro reto. MailConsent permite cerrar el círculo con respecto al nuevo reglamento. Se puede realizar la revocación por el mismo canal que se solicitó el consentimiento, certificarlo y custodiarlo durante los próximos 5 años.
Otro requisito que incorpora el nuevo RGPD es disponer de un plan de comunicación a clientes afectados en caso de sufrir una violación de seguridad, o como se conoce también en su término en inglés “Databreach”. Por ese motivo MailConsent incluye un servicio que se activa de forma ágil ante una violación de seguridad de los datos de los clientes. Si eso ocurriese, todos los clientes recibirían notificaciones informativas dentro del plazo de tres días que marca el nuevo reglamento.
Para finalizar la jornada, Javier Echebarría hizo referencia a un problema crítico al que se enfrentan las empresas. “La seguridad es hoy en día el caballo de batalla de muchas organizaciones. Para nosotros ha sido muy importante integrarla en nuestra solución”, “Nuestra misión es ayudar a las empresas a proteger los datos de aquellas personas que más confían en ellas” afirmó Echebarría.
Tras las ponencias, todos los asistentes pudieron plantear sus dudas sobre este nuevo reglamento y asesorarse de la mano de consultores especializados. “El 25 de mayo está a la vuelta de la esquina. Necesitamos el consentimiento de nuestros clientes ya, porque sin clientes no hay empresas. Las empresas no podemos esperar más tiempo”. Fue una de las citas recogidas durante la jornada, pronunciada por uno de los asistentes, y que mejor resume la urgencia y necesidad de este proceso.