Gestión de la documentación en la comunicación multicanal con clientes
Servicio de digitalización de documentos
Gestión digital de documentación
Conoce nuestra solución de digitalización de archivos para empresas.
La gestión de la documentación y de las comunicaciones con clientes y proveedores, tanto en papel como por cualquier canal digital, se ha convertido en un reto de nuestros días. Y este reto, a su vez, en uno de los caminos más evidentes hacia la transformación digital para cualquier compañía.
Los servicios de digitalización de documentos realizados por Grupo MailComms serán la base de la gestión documental multicanal de tu empresa y te permitirán obtener los metadatos clave asociados a las diferentes tipologías documentales, custodiando tanto imágenes como datos con estrictas medidas de seguridad y bajo el paraguas de las normativas ISO 27001 e ISO 27701. Además, permiten que diferentes departamentos y usuarios puedan acceder online a contratos, facturas o expedientes. Incluso reenviarlos a los clientes con la posibilidad de certificar, al mismo tiempo, el envío.
Este servicio completa el ciclo de vida de tus documentos con una visión 360º. Somos capaces de generar los documentos, distribuirlos por cualquier canal, recibirlos y custodiarlos, todo ello con total trazabilidad. El control de todas las fases y la aplicación de inteligencia analítica operativa, nos permite optimizar y automatizar los procesos documentales y de BackOffice que se desencadenan tras las respuestas de los clientes. Como una de las principales empresas de digitalización de documentos, ofrecemos soluciones integrales y personalizadas para cada necesidad.
Características del proceso de digitalización de la gestión documental
- Indexación: para acceder al contenido y buscar, proporcionando una gestión eficiente y organizada de tus archivos digitales.
- Archivo digital: repositorio digital multiformato en la nube.
- Integración y federación: integración de comunicaciones de diferentes proveedores y federación con los repositorios documentales existentes vía API, webservices y protocolo sFTP. Ideal para la digitalización y gestión documental en empresas.
- Gestión de usuarios y autenticación en plataforma SaaS (Software as a Service) multiusuario: solo el personal autorizado tendrá acceso a la documentación. Garantía de seguridad, esencial para empresas que digitalizan documentos.
- Estadísticas: control documental mantenido la traza de todos los documentos a lo largo del proceso
- Acceso, búsqueda y reenvío: permite la búsqueda y el reenvío de la documentación a través de distintos canales postales o digitales, lo que optimiza la digitalización de documentos para empresas.
- Custodia certificada y seguridad de la información, con garantía jurídica: somos prestador cualificado de servicios electrónico de confianza y además estamos certificados por AENOR en seguridad y privacidad de la información. Descubre todas nuestras certificaciones en nuestra sección web.
Beneficios de nuestro servicio de escaneo de documentos
Integración dentro del proceso de gestión de las comunicaciones multicanal.
Ahorro de costes de impresión, mantenimiento y espacios
Facilita el acceso y búsqueda de a la información a través de navegador web (SaaS)
Custodia de los documentos en repositorios seguros
Cumplimiento normativo del RGPD
¿Abordas un reto en tu empresa de digitalización documental?
OTROS SERVICIOS
Preguntas frecuentes sobre nuestros servicios de digitalización de documentos
Nuestro servicio de digitalización de documentos para empresas incluye todo el ciclo de vida del documento, desde la generación o digitalización (con los tratamientos necesarios) hasta la distribución por cualquier canal y su custodia con total trazabilidad, además de su indexación y aplicación de inteligencia analítica operativa para la optimización de procesos.
Todas nuestras plataformas y herramientas, de diseño propio, han sido diseñadas bajo la filosofía security-by-design desde las primeras fases de desarrollo. Todo el proceso se protege bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad y se beneficia de nuestras certificaciones ISO 27001 e ISO 27701 relativas a la seguridad y la privacidad de la información, respectivamente.
Una vez dado de alta en nuestro sistema y digitalizados los documentos, podrás acceder a ellos en modo SaaS (Software as a Service) desde cualquier navegador web o, si así se ha planteado en el proyecto, desde la integración del servicio en los sistemas de tu empresa. Desde ambos repositorios tus agentes podrán examinar los documentos para sus gestiones habituales o tareas de atención al cliente o para enviarlos desde la misma plataforma, de manera segura.
La tarifa de nuestro servicio de digitalización documental varía según las necesidades de cada compañía. Por favor, contacta con nuestros consultores especializados para estudiar tu proyecto, analizar funcionalidades y soluciones y poder formular un presupuesto adaptado a tu compañía.