Índice
- Um e-mail certificado é legalmente válido em tribunal?
- Elementos que reforçam o valor probatório de uma mensagem de correio eletrónico certificada
- Casos em que uma mensagem de correio eletrónico certificada tem um elevado valor probatório
- Dicas para reforçar o valor probatório de uma mensagem de correio eletrónico certificada
- Perguntas frequentes sobre o valor jurídico do correio eletrónico certificado em processos judiciais
As comunicações digitais têm vindo a ganhar importância nos últimos anos. É uma aposta clara na sustentabilidade, ao mesmo tempo que proporciona comodidade, imediatismo e economia de custos às empresas. Podem ser realizadas através de diferentes canais (e-mail, SMS, WhatsApp ou publicações na Web), que se adaptam às tuas prioridades em cada momento.
Mas será que alguma destas soluções é legalmente válida? É claramente do interesse de uma empresa poder anexar essas comunicações em caso de litígio. Até agora, parecia que a única opção válida num processo judicial era o envio postal em linha de envio postal em linha. No entanto, o e-mail certificado oferece à empresa possibilidades probatórias muito interessantes.
Um e-mail certificado é legalmente válido em tribunal?
Os avanços tecnológicos transformaram progressivamente todas as facetas da vida. No domínio judiciário, a validade jurídica validade jurídica das comunicações electrónicas também teve de se adaptar.
É o que manifesta a modificação do n.º 2 do artigo 299.º da Lei de Processo Civil, que incorpora a prova documental eletrónica nos processos judiciais. Neste caso, o correio eletrónico certificado enquadra-se perfeitamente.
Esta validade jurídica é especificada no Regulamento eIDAS, que se aplica no território da UE e, por conseguinte, em Espanha. Outros países têm regulamentos semelhantes.
No entanto, convém sublinhar que, para que tenham pleno valor probatório, é essencial que estas mensagens de correio eletrónico garantam a sua integridade e inalterabilidade, e que a data e a hora de envio possam ser verificadas .
Elementos que reforçam o valor probatório de uma mensagem de correio eletrónico certificada
A forma como a certificação de dados de um e-mail é concebida é decisiva para que adquira um nível probatório mais ou menos completo. Se queres que se torne uma prova totalmente válida do ponto de vista jurídico, estes são os elementos que deves incluir.
Mas não podemos esquecer que a chave é o papel dos prestadores de serviços de certificação qualificados. É o terceiro de confiança qualificado para verificar os dados e as informações do correio a certificar, que são os seguintes
Registo pormenorizado da expedição e da receção
O maior problema probatório que um e-mail certificado pode enfrentar é se a outra parte contestar a validade de todo o e-mail ou de qualquer um dos seus dados.
Por conseguinte, é essencial que apliques o máximo rigor nos dados relativos ao envio e à receção da mensagem. Recomenda-se que utilizes uma identificação digital certificada do remetente e do destinatário.
Certificação da abertura da mensagem
Nem sempre é necessário provar que o destinatário abriu o correio e leu os dados. No entanto, se a tua empresa quiser evitar problemas, é preferível optar por um e-mail certificado com aviso de receção.
Este modo é fornecido na plataforma de envio e consiste em receber uma confirmação de que o destinatário recebeu e abriu o correio.
Conformidade regulamentar (eIDAS, RGPD)
O prestador de serviços de certificação eletrónica tem de se mover ao abrigo dos requisitos da legislação europeia em dois aspectos essenciais. Por um lado, o estrito respeito pela proteção de dados (RGPD).
E, claro, como já referimos, todos os requisitos detalhados no Regulamento de Identificação Eletrónica, Autenticação e Serviços de Confiança (eIDAS).
Descobre como fornecer e-mails como prova em processos judiciais de uma forma eficaz. Descobre como fornecer e-mails como prova em processos judiciais de uma forma eficaz.
Casos em que uma mensagem de correio eletrónico certificada tem um elevado valor probatório
Em geral, os especialistas recomendam a utilização de um bureaufax postal quando é necessário garantir a validade legal total. Os e-mails certificados, por outro lado, são perfeitos para envios e notificações automáticos que não exigem um nível de fiabilidade tão elevado.
Entre os avisos e notificações que são normalmente enviados por correio eletrónico certificado enviados por meio de correio eletrónico certificado inclui os seguintes.
- Notificação de despedimentos ou sanções
Todas as comunicações relacionadas com o Serviço de Recursos Humanos podem ser efectuadas por correio eletrónico certificado, sem perderem a sua validade probatória. Isto inclui despedimentos, mas também qualquer alteração das condições contratuais ou sanções disciplinares. - Confirmação de transacções comerciais ou financeiras
As questões que envolvem dinheiro são sempre a maior preocupação de uma empresa. Em primeiro lugar, porque garante a segurança e a discrição de todos os dados. Mas é também uma fonte de conflitos e de processos ou reclamações.
Envia todas as notificações comerciais ou financeiras por e-mail certificado e podes anexar este documento como prova em qualquer processo judicial. - Modificações contratuais
Um despedimento continua a ser o fim de um contrato. Assim, se um e-mail certificado é válido como prova num processo de rescisão de contrato de trabalho, o mesmo princípio aplica-se a qualquer acordo contratual completo ou a qualquer acordo contratual ao qual sejam feitas alterações. No entanto, é sempre importante que a comunicação certificada obtenha o maior número de provas possível para reforçar a sua validade.
Recomendamos que estas comunicações sejam feitas com aviso de receção, para que possas ter a certeza de que a informação. - Resolução de litígios ou queixas
As mensagens de correio eletrónico certificadas também são válidas perante outras instâncias que não os tribunais, como os mediadores.
Dicas para reforçar o valor probatório de uma mensagem de correio eletrónico certificada
- Escolha de um fornecedor aprovado e reconhecido
Indispensável para garantir o cumprimento da legislação e, por conseguinte, o reconhecimento do teu papel de testemunha acreditada. - Utiliza a assinatura eletrónica e a encriptação do conteúdo
A assinatura eletrónica é a forma mais fiável de verificar a identidade do remetente de uma mensagem de correio eletrónico. É importante incluí-la para que tenha plena validade jurídica. O mesmo nível de autenticação é fornecido para o conteúdo.
Descobre o que é uma assinatura eletrónica e para que serve. - Mantém um registo atualizado e seguro das comunicações
Não é aconselhável fazer alterações posteriores a e-mails certificados. É aconselhável manter o seu armazenamento atualizado, eliminando os que já não são válidos e organizando o arquivo de forma a que seja fácil encontrar um e-mail caso seja necessário.
No MailComms Group, como especialistas em comunicações digitais, recomendamos que disponha de uma combinação de soluções multicanal. Desta forma, garante que a sua empresa cobre todas as suas necessidades de notificações, certificações e correio com o formato mais adequado em cada caso.
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Perguntas frequentes sobre o valor jurídico do correio eletrónico certificado em processos judiciais
Um e-mail certificado tem o mesmo valor probatório que uma notificação por bureaufax?
Um bureaufax tem sempre a maior validade probatória. No caso dos e-mails certificados, depende do nível de certificação e das provas que recolhem.
O e-mail certificado é válido como prova num processo laboral?
Sim, desde que cumpras os requisitos previstos no Estatuto do Trabalhador para comunicar legalmente o despedimento. notificares legalmente um despedimento ou de uma sanção disciplinar. Por outras palavras, a mensagem deve incluir a data e as causas do despedimento, bem como o comprovativo de receção pelo destinatário.
É obrigatório que o destinatário abra a mensagem de correio eletrónico certificada para que esta tenha valor probatório?
Não, o que deve ser certificado é a receção e a integralidade do conteúdo.
Serve de prova num julgamento comercial ou civil?
Em princípio, sim, mas depende dos requisitos de autenticação, rastreabilidade e segurança. É aconselhável, por exemplo, acrescentar uma assinatura eletrónica.
De facto, as empresas que mais utilizam este serviço de mensagens são a banca e as finanças, os seguros, o sector imobiliário e a administração pública.
Quais são as diferenças entre uma mensagem de correio eletrónico certificada e uma mensagem de correio eletrónico normal em termos de valor probatório?
O mais importante é que um e-mail certificado não pode ser manipulado em nenhum dos seus elementos, nem o conteúdo nem os dados de envio (identidades do remetente e do destinatário, data e hora). Além disso, a entrega pode ser garantida e até o destinatário pode ter a garantia de o ter visto.