As assinaturas electrónicas tornaram-se uma ferramenta fundamental na era da transformação digital. Com a aceleração causada pela pandemia, as assinaturas electrónicas ganharam proeminência como uma forma segura e eficiente de assinar documentos e realizar negócios à distância. Neste artigo, vamos descobrir o que é a assinatura eletrónica, como funciona, as suas vantagens e como pode utilizá-la para simplificar os seus procedimentos.
O que é uma assinatura eletrónica?
Uma assinatura eletrónica é um mecanismo que garante a autenticidade e a integridade de um documento ou de uma transação efectuada digitalmente. Ao contrário de uma assinatura manuscrita, uma assinatura eletrónica utiliza métodos criptográficos para garantir que o documento não foi alterado e que provém da pessoa ou entidade que afirma ser.
Tem de cumprir alguma regulamentação ou legislação?
Sim, a assinatura eletrónica deve respeitar a regulamentação ou a legislação em vigor em cada país. Na União Europeia, por exemplo, o Regulamento eIDAS (Identificação Eletrónica e Serviços de Confiança) é utilizado para regular as assinaturas electrónicas e outros serviços conexos. Este regulamento estabelece os requisitos e normas que as assinaturas electrónicas devem cumprir para serem consideradas válidas e seguras.
Para que serve uma assinatura eletrónica?
As assinaturas electrónicas têm múltiplas utilizações e vantagens. Algumas das suas aplicações mais comuns são:
– Agilizar os procedimentos administrativos: Com a assinatura eletrónica, pode assinar documentos e realizar procedimentos eletronicamente, evitando deslocações e poupando tempo.
– Garantir a autenticidade e a integridade dos documentos: Graças aos mecanismos criptográficos, as assinaturas electrónicas asseguram que o documento não foi modificado e que provém da pessoa ou entidade correcta.
– Reduzir os custos: ao eliminar a necessidade de imprimir, assinar e enviar documentos físicos, as assinaturas electrónicas poupam papel, tinta e portes de correio.
– Facilitar a colaboração à distância: As assinaturas electrónicas facilitam a colaboração entre indivíduos e empresas, permitindo que os documentos sejam assinados à distância e partilhados de forma segura.
O que é necessário para assinar eletronicamente?
Para assinar eletronicamente, é necessário:
Se precisar de assinar de forma segura os documentos que recebe, deve ter um certificado digital: o certificado digital é um documento eletrónico que contém os seus dados pessoais e a sua assinatura eletrónica. Pode obtê-lo através de entidades autorizadas que emitem certificados digitais.
Se, por outro lado, precisar de enviar documentos para serem assinados eletronicamente com todas as garantias, precisa de uma plataforma ou software de assinatura eletrónica. Existem várias plataformas e programas informáticos especializados em assinaturas electrónicas. O Grupo MailComms coloca à sua disposição a plataforma CertySign, que permite a certificação e assinatura de comunicações e transacções de forma ágil, simples, segura e altamente personalizável.
Que tipos de assinatura eletrónica existem?
Existem diferentes tipos de assinatura eletrónica, cada um com diferentes níveis de segurança e requisitos legais. Alguns dos tipos mais comuns de assinatura eletrónica são:
- Assinatura eletrónica simples: Esta é a forma mais básica de assinatura eletrónica, que consiste em associar um dado ao documento assinado.
- Assinatura eletrónica avançada: Proporciona um nível de segurança mais elevado e cumpre os requisitos legais estabelecidos pelo regulamento eIDAS.
- Assinatura eletrónica qualificada: Este é o tipo de assinatura eletrónica com o mais elevado nível de segurança e validade jurídica. Requer um certificado digital qualificado emitido por uma entidade de confiança e cumpre as normas estabelecidas pela regulamentação em vigor.
É possível falsificar uma assinatura eletrónica?
As assinaturas electrónicas, especialmente as assinaturas electrónicas avançadas e qualificadas, utilizam mecanismos criptográficos que tornam a falsificação extremamente difícil. No entanto, como acontece com qualquer sistema de segurança, não é impossível que ocorram tentativas de contrafação. Por conseguinte, é importante utilizar plataformas e software de assinatura eletrónica fiáveis e seguir boas práticas de segurança no manuseamento de certificados digitais.