Gestão da documentação na comunicação multicanal com o cliente
Serviço de digitalização de documentos
Gestão de documentos digitais
Descobre mais sobre a nossa solução de digitalização de arquivos para empresas.
A gestão da documentação e da comunicação com clientes e fornecedores, tanto em papel como através de qualquer canal digital, tornou-se um desafio dos tempos modernos. E este desafio, por sua vez, é um dos caminhos mais óbvios para a transformação digital de qualquer empresa.
Os serviços de digitalização de documentos prestados pelo Grupo MailComms serão a base da gestão documental multicanal da sua empresa e permitirão obter os principais metadados associados aos diferentes tipos de documentos, salvaguardando tanto as imagens como os dados com medidas de segurança rigorosas e sob a égide das normas ISO 27001 e ISO 27701. Permitem também que diferentes departamentos e utilizadores acedam online a contratos, facturas ou ficheiros. Podem mesmo reencaminhá-los para os clientes com a possibilidade de certificar a entrega ao mesmo tempo.
Este serviço completa o ciclo de vida dos teus documentos com uma visão de 360º. Somos capazes de gerar os documentos, distribuí-los por qualquer canal, recebê-los e mantê-los sob custódia, tudo com total rastreabilidade. O controlo de todas as fases e a aplicação de inteligência analítica operacional permitem-nos otimizar e automatizar os processos documentais e de BackOffice que são desencadeados pelas respostas dos clientes. Como uma das principais empresas de digitalização de documentos, oferecemos soluções completas e personalizadas para cada necessidade.
Caraterísticas do processo de digitalização da gestão de documentos
- Indexação: para aceder e pesquisar conteúdos, permitindo uma gestão eficiente e organizada dos teus ficheiros digitais.
- Arquivo digital: repositório digital multiformato na nuvem.
- Integração e federação: integração de comunicações de diferentes fornecedores e federação com repositórios de documentos existentes através de API, webservices e protocolo sFTP. Ideal para a digitalização e gestão documental nas empresas.
- Gestão e autenticação de utilizadores numa plataforma SaaS (Software as a Service) multiutilizador: só o pessoal autorizado terá acesso à documentação. Garantia de segurança, essencial para as empresas que digitalizam documentos.
- Estatísticas: controlo documental mantido através da rastreabilidade de todos os documentos ao longo do processo.
- Acesso, pesquisa e envio: permite a pesquisa e o envio de documentação através de vários canais postais ou digitais, optimizando a digitalização de documentos para as empresas.
- Custodia certificada y seguridad de la información, con garantía jurídica: somos prestador cualificado de servicios electrónico de confianza y además estamos certificados por AENOR en seguridad y privacidad de la información. Descubre todas nuestras certificaciones en nuestra sección web.
Vantagens do nosso serviço de digitalização de documentos
Integração no processo de gestão das comunicações multicanal.
Poupa em custos de impressão, manutenção e espaço
Facilita o acesso e a pesquisa de informações através de um navegador Web (SaaS)
Guarda de documentos em repositórios seguros
Conformidade com o RGPD
Estás a enfrentar um desafio de digitalização de documentos na tua empresa?
OUTROS SERVIÇOS
Perguntas frequentes sobre os nossos serviços de digitalização de documentos
O nosso serviço de digitalização de documentos para empresas inclui todo o ciclo de vida do documento, desde a sua geração ou digitalização (com os tratamentos necessários) até à distribuição por qualquer canal e à sua custódia com total rastreabilidade, bem como a sua indexação e a aplicação de inteligência analítica operacional para a otimização dos processos.
Todas as nossas plataformas e ferramentas proprietárias foram concebidas de acordo com a filosofia de segurança desde as primeiras fases de desenvolvimento.
Todo o processo está protegido por medidas rigorosas de segurança e confidencialidade e beneficia das nossas certificações ISO 27001 e ISO 27701 para a segurança e privacidade da informação, respetivamente.
Uma vez registado no nosso sistema e digitalizados os documentos, poderás aceder aos mesmos em modo SaaS (Software as a Service) a partir de qualquer navegador web ou, se tal estiver previsto no projeto, a partir da integração do serviço nos sistemas da tua empresa.
A partir de ambos os repositórios, os teus agentes poderão examinar os documentos para as suas tarefas habituais de gestão ou de serviço ao cliente ou enviá-los de forma segura a partir da mesma plataforma.
O preço do nosso serviço de digitalização de documentos varia de acordo com as necessidades de cada empresa.
Contacta os nossos consultores especializados para estudar o teu projeto, analisar as funcionalidades e soluções e formular um orçamento adaptado à tua empresa.