Índice
- A importância da digitalização na comunicação jurídica no sector dos seguros
- Como é que a digitalização pode otimizar os processos nas companhias de seguros?
- Casos de utilização da digitalização das comunicações jurídicas nas companhias de seguros
- Como implementar a digitalização das comunicações jurídicas numa companhia de seguros
- Perguntas frequentes sobre a digitalização das comunicações jurídicas no sector dos seguros
As companhias de seguros trabalham com grandes quantidades de documentação altamente sensível com implicações legais claras. Os documentos são trocados entre diferentes partes numa base contínua. Este quadro exige que a autenticidade de todas as suas comunicações jurídicas seja garantida, mas também que sejam racionalizadas.
Soluções como correio eletrónico certificado ou o bureaufax postal em linha para a digitalização destes processos comunicativos servem de suporte a esta verificação, optimizando tempos e reduzindo possíveis falhas.
Este artigo analisa os principais elementos deste procedimento:
- 3 principais benefícios da digitalização das comunicações jurídicas numa seguradora: minimiza as falhas, poupa tempo/custo e garante a conformidade.
- Casos específicos em que se aplica o envio de mensagens electrónicas certificadas.
- Mecanismo de implementação de um sistema de comunicações certificado numa seguradora.
Tens dúvidas sobre a proteção das comunicações digitais? Vê aqui como o burofax online garante a privacidade e a segurança para a tua empresa.
A importância da digitalização na comunicação jurídica no sector dos seguros
O mundo das companhias de seguros lida com uma enorme quantidade de documentos de todos os tipos. Além disso, grande parte da sua atividade implica o intercâmbio destas informações entre terceiros, entre diferentes serviços da própria companhia e com representantes legais.
Neste contexto, é compreensível que uma das preocupações de uma companhia de seguros seja acelerar a transferência de informações. Mas, claro, sem perder garantias. É evidente que a possibilidade de digitalizar as comunicações jurídicas é a solução perfeita, porque responde a ambos os critérios, imediatismo e validade jurídica.
Como é que a digitalização pode otimizar os processos nas companhias de seguros?
Evitar os litígios e simplificar as trocas de documentação entre as partes são duas questões fundamentais para uma companhia de seguros, uma vez que fazem parte da sua atividade quotidiana. É necessário implementar um mecanismo mais rápido e mais simples, sem afetar a qualidade e a exatidão das informações enviadas. Para tal, utiliza ferramentas digitais como o bureaufax em linha.
Bureaufax online vs. bureaufax eletrónico: É a mesma coisa?
Reduzir o erro humano e melhorar a rastreabilidade
A digitalização das comunicações tem um impacto direto na redução do risco de cometer erros. Logicamente, quanto mais simples forem os procedimentos e quanto menos documentos tiverem de ser manipulados, menor será a probabilidade de cometer erros ou de perder uma folha de papel.
Além disso, a possibilidade de acompanhar o envio em tempo real ajuda a ter um controlo mais preciso do processo. Mesmo que seja necessária uma retificação ou que tenhamos cometido um erro, apercebemo-nos mais cedo e podemos enviar um novo envio correto.
Poupança de tempo e de custos na gestão de documentos
O mecanismo tradicionalmente utilizado pelas seguradoras para os seus avisos legais era a carta registada. Trata-se de um procedimento mais longo, que implica deslocações físicas e o risco de extravio dos documentos. Acresce o custo da papelada e a dedicação de pessoal a estas tarefas.
As comunicações digitais resolvem todas estas dificuldades. As entregas são imediatas, seguras, mais simples e mais baratas. Tudo isto sem pôr em causa a sua validade jurídica. Em função do nível de validade jurídica exigido, podes optar por um ou outro tipo de correio registado.
Não sabes qual é a diferença diferença entre um bureaufax postal online ou um e-mail registado?Não percas este artigo!
Conformidade regulamentar e redução do risco jurídico
As notificações electrónicas fiáveis devem cumprir os regulamentos que regem as comunicações digitais. A este respeito, é aconselhável trabalhar com fornecedores qualificados para contratar estes serviços de comunicação, pois são eles que acreditaram a conformidade com o Regulamento eIDAS 2 e o RGPD, ambos de âmbito europeu.
Tendo em vista a plena validade jurídica, destaca-se a importância da assinatura digital. É, sem dúvida, uma ferramenta que reforça a verificação dos intervenientes numa comunicação eletrónica.
Descobre mais no nosso artigo sobre a assinatura digital de contratos: qual é a sua validade e quais são as suas vantagens?
Casos de utilização da digitalização das comunicações jurídicas nas companhias de seguros
Os sistemas certificados de mensagens electrónicas podem ser utilizados para qualquer comunicação que uma seguradora necessite de efetuar. No entanto, há alguns casos em que é claramente uma opção vantajosa. A confidencialidade e a proteção dos dados são sempre mantidas, requisitos essenciais para garantir que não perdem a sua validade jurídica.
Comunicação certificada sobre cancelamentos e renovações de apólices
É uma forma muito eficaz de legitimar as anulações e as renovações para os teus clientes. Não te esqueças que estas situações devem ser comunicadas oficialmente; um telefonema ou uma visita ao escritório não é suficiente se não houver entrega de documentos.
Notificação de não pagamento e de créditos legalmente exigíveis
Quando reclama por falta de pagamento, a seguradora deve certificar-se de que a pessoa em causa recebeu o aviso de receção. O mecanismo de aviso de receção, que está incluído no bureaufax em linha, mas que também pode ser incorporado numa mensagem de correio eletrónico certificada, é essencial para satisfazer esta exigência.
Gestão de alterações contratuais e avisos de modificação de políticas
As seguradoras podem evitar múltiplos litígios com os seus clientes utilizando mensagens electrónicas certificadas para todas as comunicações de alteração de contratos. A notificação digital tem validade legal e é imediata. Além disso, com o aviso de receção, o destinatário não pode alegar desconhecimento.
Como implementar a digitalização das comunicações jurídicas numa companhia de seguros
No caso específico das companhias de seguros, dado o volume de comunicações jurídicas, a nossa recomendação é a de digitalizar estes envios. Eis os passos a seguir:
- Analisa as necessidades específicas de comunicação jurídica da tua empresa.
- Procura um prestador de serviços qualificado cuja oferta seja mais adequada às tuas necessidades.
- É interessante fazer uma base de dados digitalizada dos teus clientes e fornecedores. Dessa forma, o acesso é ainda mais rápido.
- Cria modelos normalizados para diferentes tipos de comunicações.
Tens de conhecer a nossa plataforma PostaMail. É um serviço especialmente concebido para gerir comunicações digitais com validade legal. No Grupo MailComms estamos sempre na vanguarda da comunicação omnicanal.
Perguntas frequentes sobre a digitalização das comunicações jurídicas no sector dos seguros
Quais são as vantagens da digitalização dos avisos legais nas companhias de seguros?
A principal vantagem é a garantia de um sistema de comunicação ágil, com validade legal e preservando a privacidade do conteúdo. Além disso, o risco de erro humano é minimizado. Mas não menos importantes são as vantagens para a empresa em termos de economia de tempo e de custos.
Como é que o burofax online garante a segurança e a validade jurídica no sector dos seguros?
O bureaufax em linha centra-se em dois aspectos essenciais que são necessários para que uma mensagem de correio eletrónico seja legalmente válida. Por um lado, permite um acompanhamento detalhado da rastreabilidade do envio, incluindo o aviso de receção. Por outro lado, verifica a inalterabilidade do documento.
Que tipos de notificações podem ser digitalizadas numa companhia de seguros?
Em princípio, qualquer notificação que deva ser legalmente válida. Entre as mais comuns com que as companhias de seguros trabalham contam-se: reclamações e pedidos de indemnização, renovação, alterações e anulação de apólices, falta de pagamento e dívidas.
O burofax em linha é válido como prova em litígios judiciais no sector dos seguros?
Podes crer. De facto, o bureaufax certificado online é um sistema de envio de documentos com plena validade legal para todos os tipos de processos judiciais.
Como é garantida a privacidade e a proteção de dados nos avisos legais digitais?
Há uma série de ferramentas especializadas que servem para garantir a privacidade e a proteção dos dados num processo de entrega de documentos electrónicos: sistemas de encriptação de dados, utilização de uma VPN para proteger as ligações à Internet, software de cibersegurança, gestores de palavras-passe seguras e cópias de segurança na nuvem com protocolos de recuperação.