Integração digital: a nova era da transformação digital

Quando a pandemia da COVID-19 chegou, seguradoras, instituições financeiras, cooperativas de crédito e empresas de todo o mundo tiveram de fazer a transição para processos digitais puramente remotos praticamente da noite para o dia.

Embora os esforços de digitalização em muitos sectores já estivessem em curso, a COVID-19 acelerou, sem dúvida, a mudança para estratégias que dão prioridade ao digital na aquisição de clientes, na abertura de novas contas e nos processos de autosserviço. Aintegração digital surgiu, assim, como uma componente essencial da transformação digital das empresas.

O onboarding digital é o processo de acolhimento e integração de novos colaboradores ou clientes através de ferramentas digitais.

Em vez de ser feito pessoalmente ou com documentos em papel, é realizado através de plataformas online que automatizam grande parte do processo. Existem várias etapas no processo tradicionalde onboarding que podem ser completamente eliminadas com a ajuda de tecnologias digitais, levando a uma experiência mais simples e conveniente sem comprometer a segurança. Para este efeito, são utilizadas tecnologias modernas de aceitação, como a verificação da identidade digital e as assinaturas electrónicas.

Os avanços na tecnologia permitiram que os processos tradicionais de onboarding migrassem para um formato digital. As empresas estão a adotar soluções que eliminam a utilização de papel e interações físicas em processos como:

• A assinatura digital de contratos.
• Formação inicial.
• Apresentação da filosofia, das normas e das políticas da empresa.
• Indicações sobre as funções do lugar.
• Integração na rede da empresa.

Isto não só acelera a integração de novos funcionários, como também garante um maior controlo e segurança.

Descobre os benefícios da digitalização dos processos empresariais e como a podes implementar.

A integração digital pode automatizar tarefas repetitivas , como a criação de contratos e a gestão de documentos.

Ao eliminar os estrangulamentos típicos do processo manual, as empresas podem reduzir significativamente o tempo necessário para integrar novos funcionários ou adquirir novos clientes. Assinatura eletrónica e identidade digitalsoluções de verificação de identidade são fundamentais para conseguir uma experiência sem atritos.

A implementação do onboarding digital nos RH transformou radicalmente a forma como as novas contratações são geridas.

O Os RH podem agora concentrar-se mais na estratégia e menos na logística do processo de acolhimento. Isto porque a adoção de plataformas digitais não só poupa tempo, como também permite um melhor acompanhamento e personalização da experiência do empregado desde o seu primeiro contacto com a empresa.

Desde a primeira interação com a empresa, os trabalhadores podem preencher formulários, receber formação e familiarizar-se com os sistemas da empresa sem necessidade de estarem fisicamente presentes, uma vez que, depois de o candidato ter sido corretamente identificado em tempo real, lhe são apresentados documentos para rever e assinar eletronicamente.

O onboarding digital nos recursos humanos oferece vários benefícios a este departamento, incluindo:

• Poupança significativa de tempo e recursos.
• Recolha de dados para facilitar a personalização dos processos e a melhoria contínua.

Mas estas vantagens não se ficam por aqui, porque há também vantagens para os empregados. O onboarding digital permite otimizar a relação com os colaboradores, tornando a experiência mais ágil, o que contribui para um início mais positivo na empresa.

Algumas empresas pioneiras na implementação de exemplos de onboarding digital demonstraram o valor deste processo. A MunichRe é um ótimo exemplo de uma empresa que conseguiu obter resultados com este processo.

A empresa trabalhou com parceiros e clientes para reinventar completamente o fluxo de trabalho de sua linha de cobertura voluntária e selecionou plataformas tecnológicas para atender a essas necessidades. O seu processo totalmente eletrónico, incluindo a solução de assinatura eletrónica integrada com o OneSpan Sign, permitiu-lhes reduzir o tempo de integração de 30 dias para apenas 10 minutos.

Outro grande exemplo é a Mitchell & Whale, uma das corretoras orgânicas de crescimento mais rápido em Ontário. Adaptaram-se ao consumidor moderno muito antes da COVID-19, o que os levou a atrair um grupo demográfico único, 50% do qual tinha menos de 40 anos.

Este sucesso deve-se, em grande parte, à sua estratégia digital, para a qual selecionaram cuidadosamente tecnologias que satisfaziam as necessidades dos seus fluxos de trabalho existentes.

Ao criar modelos que permitem assinaturas electrónicas iniciadas pelo utilizador e ao exigir uma formação obrigatória dos agentes, conseguiram digitalizar rapidamente a sua estratégia e simplificar o processo tanto para os agentes como para os clientes.

Este tipo de sucesso está a tornar-se cada vez mais comum, destacando a eficácia da transformação digital nos RH.

Existem várias ferramentas e plataformas que facilitam a gestão do onboarding digital.

Das soluções de gestão documental às plataformas de formação em linha, as empresas devem escolher as que melhor se adaptam às suas necessidades. Por exemplo, no MailComms Group, facilitamos o e-recrutamento nas empresas graças aos nossos serviços de assinatura eletrónica y sala de assinatura virtualentre outros.

Além disso, é importante assegurar que as ferramentas escolhidas integram funcionalidades de acompanhamento e personalização para garantir que o processo é eficiente e de fácil utilização.

No caso da aquisição de clientes, se estás a começar a digitalizar o jornada do cliente ou no caminho para a automatização total, a incorporação de assinaturas electrónicas é uma estratégia essencial (e fácil de implementar) que pode reduzir os atrasos na integração do cliente e melhorar a sua experiência.

Nesse sentido, existem duas abordagens para a implementação de assinaturas electrónicas: iniciada pelo utilizador e integrada. Ambas proporcionam eficiências operacionais, melhoram a experiência do cliente e reduzem os erros nos documentos, mas cada uma também tem vantagens distintas.

A primeira é ideal para processos de menor volume e satisfaz os fluxos de trabalho de assinatura mais comuns (por exemplo, contratos e acordos). Este é um bom ponto de partida, uma vez que não é necessário qualquer desenvolvimento; basta carregar o documento, selecionar os signatários e começar a assinar eletronicamente em poucos minutos.

A segunda é uma abordagem integrada concebida para processos mais complexos e orientados para o sistema. Esta solução permite-lhe adicionar capacidades de assinatura eletrónica às suas próprias aplicações, como o seu sítio Web, aplicação móvel ou qualquer um dos seus sistemas, e criar fluxos de trabalho gerados automaticamente.

Para uma análise completa das vantagens de ambas as abordagens, consulta o quadro abaixo:

Para implementar um plano de integração bem sucedido, é essencial identificar os elementos-chave que tornarão o processo suave e eficaz, e ter em consideração que as estratégias terão de ser adaptadas especificamente à indústria e ao empregado. Vamos dar uma olhada mais de perto.

Um plano de integração eficaz deve incluir:

• Automatização de tarefas repetitivas.
• Personalização dos conteúdos de acolhimento e de formação.
• Integração das assinaturas electrónicas.
• Acompanhamento e avaliação constantes do processo.
• Ferramentas de comunicação digital para resolver dúvidas e acompanhar o trabalhador.

Empresas de todos os sectores já beneficiaram desta nova tecnologia e do seu quadro legislativo. No entanto, para adaptar um plano de onboarding digital às diferentes indústrias e tipos de trabalhadores, é essencial ter em conta as necessidades específicas de cada sector.

Por exemplo, na integração digital na banca ou nos seguros (sectores regulamentados), é fundamental integrar processos de verificação da identidade, como o KYC, para cumprir os regulamentos legais. Em sectores mais criativos ou orientados para a tecnologia, uma abordagem flexível que incentive a interação e a utilização de ferramentas de colaboração será mais eficaz.

Além disso, a adaptação dos conteúdos de onboarding de acordo com o nível de experiência do colaborador, de júnior a sénior, garante uma experiência personalizada e eficaz, optimizando o onboarding independentemente da área ou sector.

Sabe mais sobre o que é o KYC e como pode oferecer segurança, conformidade e eficiência à tua empresa.

O onboarding digital oferece várias vantagens em relação ao processo tradicional. Estas incluem:

• Reduzir o tempo necessário para concluir o processo (a transição para um processo de integração puramente digital pode reduzir uma experiência tradicionalmente longa de dias ou semanas para meros minutos).
• Eliminação de documentos em papel.
• Aumento da automatização, normalização e otimização dos processos.
• Facilidade de acesso a partir de qualquer lugar.
• Melhora a experiência dos empregados.
• Aumento das taxas de retenção de talentos ou utilizadores.

Durante um webinar da OneSpan, perguntou-se à audiência (79% de profissionais do sector dos seguros): “Como gere atualmente a integração de novos clientes?

Os resultados indicaram que quase 85% já adoptaram estratégias de automatização parcial ou práticas de integração totalmente digitais. Esta é uma grande tendência a ser observada e esperamos que continue nos próximos anos.

Se a sua empresa procura soluções para otimizar a integração digital, o MailComms Group oferece uma plataforma completa de e-recrutamento que inclui não só assinaturas digitais, mas também sistemas de identificação eletrónica certificados para simplificar todo o processo de integração dos novos empregados.

Esta solução simplifica a integração digital, garantindo simultaneamente a segurança e a conformidade regulamentar.