Como enviar um e-mail certificado e quais são as vantagens de o utilizar para as empresas?

Muitas empresas estão a adotar o e-mail certificado para garantir a autenticidade das suas comunicações, proporcionando maior segurança e controlo sobre a correspondência digital importante. Desta vez, vamos explicar como enviar um email certificado, com os passos mais relevantes para o implementar eficazmente na tua organização, bem como os seus benefícios.

Vamos começar com os teus dados!

Um e-mail certificado é uma solução que permite o envio de e-mails com provas verificáveis de que a mensagem foi enviada e, em alguns casos, recebida pelo destinatário. É isso que o diferencia de um e-mail convencional: a segurança jurídica que oferece, o que é especialmente útil em situações em que é necessário ter um suporte legal ou um registo formal da correspondência.

Portanto, pode-se dizer que é semelhante aos serviços postais certificados, mas em formato digital e com todas as suas vantagens. Por isso, empresas de todos os tipos, desde startups até grandes corporações, se beneficiam do uso de e-mails certificados.

Descobre os benefícios da digitalização dos processos empresariais e como a podes implementar.

Antes de nos debruçarmos sobre os pormenores de como enviar correio registado, queremos que conheças todas as vantagens que este traz para a gestão da empresa:

• Segurança e transparência: garante a confidencialidade das informações enviadas e impede a manipulação ou alteração dos e-mails.
• Prova legal: o correio eletrónico certificado tem valor legal e, por isso, proporciona segurança jurídica, uma vez que gera prova de envio e, em alguns casos, aviso de receção. Isto é essencial em situações em que é necessário provar que a comunicação foi enviada e recebida, minimizando o risco de disputas legais.
• Poupança económica e de tempo: quando se sabe como enviar correio registado, reduz-se a necessidade de recorrer aos serviços postais tradicionais, acelerando os procedimentos administrativos e poupando recursos.
• Facilidade de utilização: a transformação digital transformação digital das comunicações omnicanal levou ao aparecimento de plataformas de envio de correio eletrónico certificado, fáceis de utilizar e de integrar nos sistemas de gestão empresarial.
• Conformidade regulamentar: Muitas empresas operam em sectores que exigem a conformidade com regulamentos legais e de privacidade rigorosos. A utilização de correio eletrónico certificado ajuda a garantir esta conformidade de uma forma eficiente.

Vamos agora concentrar-nos em como enviar correio registado, um processo simples, mas que requer passos específicos para garantir que a mensagem é legalmente válida.

Para enviar correio certificado, é essencial escolher uma plataforma fiável que garanta a segurança e a autenticidade das tuas comunicações.

Existem várias soluções no mercado para certificar mensagens de correio eletrónico. Por exemplo, o envio de correio eletrónico certificado MailComms Group permite-lhe conceber comunicações personalizadas em função do nível de segurança e de rastreabilidade de que necessita, garantindo um acompanhamento completo em tempo real e uma economia de custos.

Vê aqui como enviar um e-mail certificado de forma segura:

1. Acede à plataforma escolhida para o envio de correio certificado.
2. Escreve a mensagem e a linha de assunto como farias normalmente.
3. Inclui documentos, se necessário.
4. Adiciona o endereço de correio eletrónico do destinatário.
5. Certificação: seleciona a opção de enviar o correio como correio certificado.
6. Envia o correio. A plataforma gera um comprovativo de envio.

Quando o destinatário receber o e-mail, receberá uma notificação por e-mail.

Para enviar uma mensagem de correio eletrónico certificada, precisas de:

• Um computador e uma ligação à Internet.
• Um navegador da Web.
• Uma conta de correio eletrónico, tanto para ti como para o destinatário.
• E a plataforma de envio de e-mails certificados.

→ Descobre o nosso artigo sobre: Integração digital e assinatura eletrónica: a nova normalidade nos seguros.

Para enviar uma correio eletrónico certificado requer um fornecedor de serviços que ofereça esta funcionalidade, bem como o cumprimento de uma série de requisitos legais.

No correio eletrónico certificado, para além do remetente e dos destinatários, um fornecedor de serviços de confiança actua como testemunha digital. Existem muitas ferramentas digitais para certificar o envio de correio eletrónico, cada uma oferecendo diferentes níveis de segurança.

Este fornecedor certifica a entrega da mensagem e garante a sua integridade, fornecendo provas sólidas do processo. Protege também os dados contra riscos como a perda, o roubo ou a alteração não autorizada.

Para que um e-mail certificado seja legalmente válido, o prestador de serviços deve operar de acordo com as leis do país, garantindo a segurança e a proteção dos dados. A este respeito, deve cumprir os regulamentos específicos, como o Regulamento eIDAS e o RGPD na Europa.

Além disso, é crucial garantir a identificação correta do remetente e do destinatário, o que assegura a autenticidade da comunicação. A identificação digital certificada é fundamental para verificar a identidade e cumprir estes requisitos.

Se precisares de enviar um documento por correio registado, o processo é igualmente simples. Basta anexar o ficheiro ao teu email antes de certificar a entrega.

Esta funcionalidade é especialmente útil para o envio de contratos, acordos ou documentos que exijam um comprovativo de entrega seguro e verificável.Podes assinar um contrato com uma assinatura digital? Falamos-te sobre isso no nosso artigo!

Se queres saber como enviar um e-mail certificado com aviso de receção, ou seja, uma confirmação do destinatário de que recebeu e abriu a mensagem, basta ativar a opção de aviso de receção na plataforma de envio.

Esta funcionalidade acrescenta segurança extra e validade legal, garantindo que o destinatário não só recebeu o correio, como também o leu.

Pretendes otimizar os teus processos e garantir a integridade das tuas comunicações? Se assim for, a implementação de e-mails certificados é um passo crucial para a tua empresa. No Grupo MailComms, facilitamos-lhe este processo graças ao nosso serviço de notificações electrónicas certificadas. Se quiseres saber mais detalhes sobre cada um deles, não hesites em contactar-nos.