Muitas empresas estão a adotar o e-mail certificado para garantir a autenticidade das suas comunicações, proporcionando maior segurança e controlo sobre a correspondência digital importante. Desta vez, vamos explicar como enviar um email certificado, com os passos mais relevantes para o implementar eficazmente na tua organização, bem como os seus benefícios.
Vamos começar com os teus dados!
O que é um e-mail certificado e porque é que o deves utilizar?
Um e-mail certificado é uma solução que permite o envio de e-mails com provas verificáveis de que a mensagem foi enviada e, em alguns casos, recebida pelo destinatário. É isso que o diferencia de um e-mail convencional: a segurança jurídica que oferece, o que é especialmente útil em situações em que é necessário ter um suporte legal ou um registo formal da correspondência.
Portanto, pode-se dizer que é semelhante aos serviços postais certificados, mas em formato digital e com todas as suas vantagens. Por isso, empresas de todos os tipos, desde startups até grandes corporações, se beneficiam do uso de e-mails certificados.
Descobre os benefícios da digitalização dos processos empresariais e como a podes implementar.
Vantagens da utilização de correio eletrónico certificado na gestão empresarial
Antes de nos debruçarmos sobre os pormenores de como enviar correio registado, queremos que conheças todas as vantagens que este traz para a gestão da empresa:
- Segurança e transparência: garante a confidencialidade das informações enviadas e impede a manipulação ou alteração dos e-mails.
- Prova legal: o correio eletrónico certificado tem valor legal e, por isso, proporciona segurança jurídica, uma vez que gera prova de envio e, em alguns casos, aviso de receção. Isto é essencial em situações em que é necessário provar que a comunicação foi enviada e recebida, minimizando o risco de disputas legais.
- Poupança económica e de tempo: quando se sabe como enviar correio registado, reduz-se a necessidade de recorrer aos serviços postais tradicionais, acelerando os procedimentos administrativos e poupando recursos.
- Facilidade de utilização: a transformação digital transformação digital das comunicações omnicanal levou ao aparecimento de plataformas de envio de correio eletrónico certificado, fáceis de utilizar e de integrar nos sistemas de gestão empresarial.
- Conformidade regulamentar: Muitas empresas operam em sectores que exigem a conformidade com regulamentos legais e de privacidade rigorosos. A utilização de correio eletrónico certificado ajuda a garantir esta conformidade de uma forma eficiente.
Como enviar um e-mail certificado passo a passo
Vamos agora concentrar-nos em como enviar correio registado, um processo simples, mas que requer passos específicos para garantir que a mensagem é legalmente válida.
Selecionar a plataforma certa para o envio de correio registado
Para enviar correio certificado, é essencial escolher uma plataforma fiável que garanta a segurança e a autenticidade das tuas comunicações.
Existem várias soluções no mercado para certificar mensagens de correio eletrónico. Por exemplo, o envio de correio eletrónico certificado MailComms Group permite-lhe conceber comunicações personalizadas em função do nível de segurança e de rastreabilidade de que necessita, garantindo um acompanhamento completo em tempo real e uma economia de custos.
Passos para enviar correio registado de forma segura
Vê aqui como enviar um e-mail certificado de forma segura:
- Acede à plataforma escolhida para o envio de correio certificado.
- Escreve a mensagem e a linha de assunto como farias normalmente.
- Inclui documentos, se necessário.
- Adiciona o endereço de correio eletrónico do destinatário.
- Certificação: seleciona a opção de enviar o correio como correio certificado.
- Envia o correio. A plataforma gera um comprovativo de envio.
Quando o destinatário receber o e-mail, receberá uma notificação por e-mail.
Outras considerações sobre o envio de correio registado
Para enviar uma mensagem de correio eletrónico certificada, precisas de:
- Um computador e uma ligação à Internet.
- Um navegador da Web.
- Uma conta de correio eletrónico, tanto para ti como para o destinatário.
- E a plataforma de envio de e-mails certificados.
→ Descobre o nosso artigo sobre: Integração digital e assinatura eletrónica: a nova normalidade nos seguros.
Como posso enviar correio registado? Requisitos e ferramentas
Para enviar uma correio eletrónico certificado requer um fornecedor de serviços que ofereça esta funcionalidade, bem como o cumprimento de uma série de requisitos legais.
Ferramentas digitais para certificar a expedição
No correio eletrónico certificado, para além do remetente e dos destinatários, um fornecedor de serviços de confiança actua como testemunha digital. Existem muitas ferramentas digitais para certificar o envio de correio eletrónico, cada uma oferecendo diferentes níveis de segurança.
Este fornecedor certifica a entrega da mensagem e garante a sua integridade, fornecendo provas sólidas do processo. Protege também os dados contra riscos como a perda, o roubo ou a alteração não autorizada.
Considerações jurídicas sobre o envio de correio registado
Para que um e-mail certificado seja legalmente válido, o prestador de serviços deve operar de acordo com as leis do país, garantindo a segurança e a proteção dos dados. A este respeito, deve cumprir os regulamentos específicos, como o Regulamento eIDAS e o RGPD na Europa.
Além disso, é crucial garantir a identificação correta do remetente e do destinatário, o que assegura a autenticidade da comunicação. A identificação digital certificada é fundamental para verificar a identidade e cumprir estes requisitos.
Como enviar um documento por correio registado
Se precisares de enviar um documento por correio registado, o processo é igualmente simples. Basta anexar o ficheiro ao teu email antes de certificar a entrega.
Esta funcionalidade é especialmente útil para o envio de contratos, acordos ou documentos que exijam um comprovativo de entrega seguro e verificável.Podes assinar um contrato com uma assinatura digital? Falamos-te sobre isso no nosso artigo!
Como enviar correio registado com aviso de receção?
Se queres saber como enviar um e-mail certificado com aviso de receção, ou seja, uma confirmação do destinatário de que recebeu e abriu a mensagem, basta ativar a opção de aviso de receção na plataforma de envio.
Esta funcionalidade acrescenta segurança extra e validade legal, garantindo que o destinatário não só recebeu o correio, como também o leu.
Pretendes otimizar os teus processos e garantir a integridade das tuas comunicações? Se assim for, a implementação de e-mails certificados é um passo crucial para a tua empresa. No Grupo MailComms, facilitamos-lhe este processo graças ao nosso serviço de notificações electrónicas certificadas. Se quiseres saber mais detalhes sobre cada um deles, não hesites em contactar-nos.