Como apresentar mensagens de correio eletrónico como prova em processos judiciais? Guia para empresas

Quando uma empresa se vê confrontada com um litígio judicial, a recolha e apresentação correta de determinadas provas é crucial. Uma das questões mais frequentes é como apresentar e-mails como prova em processos judiciais, uma vez que o e-mail é hoje em dia um meio fundamental para a comunicação empresarial, tanto interna como externamente.

Se precisas de saber qual a validade legal dos e-mails para a tua empresa, quais os passos a seguir para os apresentar em tribunal e as principais recomendações para garantir a sua aceitação pelo juiz, encontrarás todas as respostas abaixo.

Aqui está tudo o que vais descobrir neste artigo:

• Validade jurídica das mensagens de correio eletrónico: como podem ser utilizadas como prova em tribunal e que factores influenciam a sua aceitação.
• Etapas da apresentação do correio em processos judiciais: da identificação e preservação à apresentação formal.
• Garantia de autenticidade: utilização de assinatura digital, encriptação e correio eletrónico certificado para reforçar a sua validade.
• Como agir quando a autenticidade é posta em causa: a importância dos metadados e dos conhecimentos informáticos.
• Regulamentação legal de acordo com a jurisdição: requisitos em Espanha e outros aspectos fundamentais para as empresas.

Empresas de várias dimensões e sectores, como a banca, os seguros ou a tecnologia, podem utilizar as mensagens de correio eletrónico como prova, perante um juiz, de acordos, compromissos ou negociações. Por exemplo, uma mensagem de correio eletrónico entre um banco e um cliente empresarial pode ser essencial para provar os termos de um contrato.

Por outras palavras, as mensagens de correio eletrónico podem servir de prova documental. Este facto foi estabelecido pelo Supremo Tribunal no seu acórdão da Câmara Social de 23 de julho de 2020.

No entanto, uma coisa é se podem ser aceites como prova documental, outra coisa é se têm força probatória total. Isto significa que podem surgir dúvidas quanto à sua validade como prova em tribunal.

A validade legal das mensagens de correio eletrónico como prova dependerá da forma como foram obtidas, armazenadas e apresentadas. Para serem admissíveis, as empresas devem garantir que o conteúdo não foi adulterado e que a sua autenticidade pode ser verificada. Isto é especialmente relevante quando os e-mails podem conter dados sensíveis, como no sector financeiro ou dos seguros, entre outros. Felizmente, esta prova é possível graças ao correio eletrónico certificado.

O serviço de correio eletrónico certificado do Grupo MailComms oferece uma legitimidade que certifica o conteúdo, a data e o destinatário do correio eletrónico. Isto proporciona uma base sólida para que os e-mails sejam admitidos em processos judiciais sem levantar dúvidas sobre a sua integridade e autenticidade, sendo que a primeira caraterística indica que o conteúdo da mensagem não foi adulterado e a segunda que o documento é original.

Mas como transformar os e-mails em provas em tribunal? Continua a ler e nós dizemos-te!

A apresentação de mensagens de correio eletrónico como prova em tribunal exige determinados passos fundamentais para garantir que cumprem as obrigações legais e são aceites pelo juiz.

O primeiro passo a considerar para fornecer mensagens de correio eletrónico em processos judiciais é identificar as mensagens de correio eletrónico que são realmente relevantes para o caso em questão.

No registo de comunicações da tua empresa, é importante selecionar apenas as mensagens que apoiam o argumento ou as provas que pretendes apresentar.

Por exemplo, uma empresa industrial que pretenda provar os termos de uma negociação com um fornecedor só precisa de fornecer os e-mails relacionados com esse acordo e com o fornecedor em questão. Desta forma, evita sobrecarregar o ficheiro com informações desnecessárias, cumprindo assim os regulamentos de proteção de dados.

Uma vez selecionados, é essencial garantir que os e-mails são devidamente preservados. Isto implica manter cópias de suporte nos formatos originais, como .eml ou .msg, e evitar qualquer alteração do conteúdo.

Para reforçar a sua validade, podes optar por enviar um e-mail certificado através de plataformas especializadas, como as oferecidas pelo Grupo MailComms, que garantem a custódia segura das provas, durante o tempo exigido pelo cliente ou estabelecido por lei.

→ Descobre aqui como enviar um e-mail certificado e quais são as vantagens para as empresas.

A apresentação formal das mensagens de correio eletrónico deve estar em conformidade com as regras processuais da jurisdição em que a tua empresa está localizada. Em Espanha, por exemplo, é comum que as mensagens de correio eletrónico sejam apresentadas em papel, acompanhadas de um suporte digital, para que possam ser verificadas por análise técnica, se necessário.

Por este motivo, os prestadores de serviços electrónicos qualificados e de confiança têm um papel importante a desempenhar, uma vez que o n.º 2 do artigo 326.º do Código de Processo Civil lhes confere uma presunção ilidível (salvo prova em contrário). Por outras palavras, presume-se que o serviço prestado, enquanto não for qualificado, foi prestado corretamente, desde que o prestador figure na lista de confiança de prestadores e serviços qualificados. Por exemplo, a posse de um bem por uma pessoa presume-se ser sua propriedade, a menos que outra pessoa ou empresa prove que o bem lhe pertence e o comprove com documentos, testemunhas ou por outros meios.

No caso de a incorporação da prova no julgamento, tal como indicado no artigo 326.º, não ser efectuada através de um serviço fiduciário qualificado, deve ser fornecida prova pericial adicional para reduzir as dúvidas quanto à autenticidade e, por conseguinte, a parte que a fornece deve afetar recursos adicionais para fornecer esta prova no julgamento.

Para além de saber como fornecer mensagens de correio eletrónico em tribunal, para evitar problemas durante o julgamento, é importante tomar certas precauções para garantir a autenticidade e a aceitação das mensagens de correio eletrónico como prova.

A utilização de uma assinatura digital nas mensagens de correio eletrónico pode ser decisiva para provar a sua autenticidade. Para o efeito, plataformas como a Certysign permitem a adição de uma assinatura eletrónica que confirma a identidade do remetente e garante que o conteúdo não foi alterado desde o seu envio.

Naturalmente, qualquer alteração ao conteúdo de uma mensagem de correio eletrónico pode invalidá-la como prova. É crucial manter as mensagens de correio eletrónico no seu formato original e evitar fazer edições ou capturas de ecrã que possam ser questionadas pela outra parte.

Mas o que pode a tua empresa fazer se a veracidade de um e-mail for posta em causa? Dizemos-te a seguir.

Por vezes, a autenticidade de uma mensagem eletrónica pode ser posta em causa pela outra parte ou mesmo pelo juiz. Neste caso, é necessário recorrer a um perito informático para analisar os metadados da mensagem eletrónica e confirmar a sua integridade.

No entanto, tal como acontece com um bureaufax online para empresas, a validade jurídica da mensagem eletrónica certificada é imediatamente comprovada pela sua própria natureza, o que a torna a opção mais segura.

Os regulamentos sobre a utilização de mensagens de correio eletrónico como prova podem variar consoante a jurisdição. Em Espanha, por exemplo, as mensagens de correio eletrónico são admitidas como prova documental se a sua autenticidade e relevância para o caso puderem ser demonstradas. Além disso, é possível solicitar assistência judicial para verificar o conteúdo se a outra parte o contestar, tal como indicado no artigo 326.

Por outro lado, como já referimos, plataformas como a CertySign permitem-te enviar notificações certificadas como o e-mail, com o nível de fiabilidade de que necessita, e cumprindo as obrigações legislativas derivadas tanto do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) como do regulamento eIDAS.

Agora que tens esta informação, Queres que os teus e-mails sejam legalmente válidos em processos judiciais? Se queres, não hesita em contactar o Grupo MailComms. A nossa tecnologia garante que os teus envios cumprem todos os requisitos legais de que a tua empresa necessita!

Sim, é sempre aconselhável enviar as mensagens de correio eletrónico no seu formato original (.eml ou .msg) para que possam ser analisadas, se necessário. As cópias em papel podem ser úteis como cópia de segurança, mas não substituem o ficheiro digital original.

Se uma mensagem de correio eletrónico tiver sido apagada, pode ser recuperada através de ferramentas especializadas ou solicitando uma cópia de segurança ao fornecedor de serviços de correio eletrónico da tua empresa. No entanto, é importante agir rapidamente, uma vez que alguns fornecedores apagam os e-mails permanentemente após um determinado período de tempo.

Para garantir que o juiz aceita o e-mail como prova, é essencial saber como fornecer e-mails em processos judiciais, escolhendo aqueles que são relevantes e relacionados com o caso em questão. Para que seja considerado como prova plena, a sua autenticidade deve ser comprovada por metadados, assinatura eletrónica ou utilização de um e-mail certificado do Grupo MailComms.

Embora as mensagens de correio eletrónico sem assinatura digital possam ser aceites como prova documental, a sua autenticidade é mais suscetível de ser questionada. Por conseguinte, é aconselhável utilizar ferramentas como as assinaturas digitais para reforçar a sua validade e facilitar a sua aceitação em tribunal.