Como é que as assinaturas electrónicas ajudam o sector dos seguros?

Tradicionalmente, o sector dos seguros tem estado rodeado de uma grande quantidade de papelada e de procedimentos manuais que consomem tempo, atrasam as respostas aos clientes (experiência negativa do utilizador) e geram custos de manutenção. Com o advento da era digital, as empresas do sector encontraram a oportunidade de implementar uma mudança disruptiva nas suas operações diárias graças às assinaturas electrónicas. Este avanço aumenta a eficiência operacional e garante a conformidade com as normas legais em vigor, além de gerar altos níveis de satisfação do cliente, se implementado corretamente.

Os processos de assinatura eletrónica são agora comuns entre as seguradoras. No entanto, as corretoras ainda têm um longo caminho a percorrer. Não surpreende que, segundo o barómetro
barómetro Adecose 2023
apenas 43,7% destas entidades utilizam uma solução de assinatura eletrónica de uma entidade terceira de confiança nas suas relações com clientes, colaboradores, fornecedores e administrações.

A transição digital no sector dos seguros ganhou um impulso significativo com a adoção das assinaturas electrónicas. Esta ferramenta permitiu que processos que tradicionalmente exigiam presença física e longas esperas passassem a ser efectuados em poucos minutos, sem sair de casa e com padrões de segurança muito elevados.

As assinaturas electrónicas provaram ser uma solução ideal para simplificar processos, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional. Com ele, as companhias de seguros, os corretores e os outros intervenientes no sector foram bem sucedidos:

• Automatiza os processos: desde a candidatura a uma nova apólice até ao tratamento de sinistros, tudo pode ser feito digitalmente.
• Redução dos tempos de espera: a assinatura eletrónica de documentos elimina os atrasos devidos ao envio e à receção de documentos físicos.
• Poupança de recursos: poupa em papel, armazenamento físico e custos associados à gestão tradicional de documentos.
• Segurança: os sistemas integram elevados níveis de segurança e o facto de não haver deslocação de documentos físicos elimina o risco de extravio.
• Sustentabilidade: o ambiente agradece a menor utilização de papel e a redução significativa da pegada de carbono.

A segurança jurídica é um fator crítico no sector dos seguros. A assinatura eletrónica, regulamentada na União Europeia pelo Regulamento eIDAS, proporciona um quadro jurídico sólido que garante a sua validade e reconhecimento em todos os Estados-Membros.

Este regulamento classifica as assinaturas electrónicas como simples, avançadas e qualificadas, e todas elas são legalmente válidas desde que cumpram os requisitos estabelecidos no regulamento. Isto garante que os documentos assinados eletronicamente são tão vinculativos e legítimos como os escritos à mão. Os diferentes tipos de assinaturas electrónicas caracterizam-se por:

• Assinatura eletrónica simples: é a forma mais básica de assinatura eletrónica e consiste na inserção de um dado em formato eletrónico, como uma imagem ou uma digitalização de uma assinatura manuscrita, por exemplo. Este tipo de assinatura não tem um elevado nível de segurança, uma vez que não permite verificar a identidade do signatário, mas é suficiente para algumas utilizações.
• Assinatura eletrónica avançada: cumpre os requisitos técnicos e jurídicos previstos no Regulamento eIDAS e deve identificar o signatário, ligar o signatário à assinatura, controlar o processo e garantir a integridade do documento assinado.
• Assinatura eletrónica qualificada: é a forma mais segura de assinatura eletrónica, uma vez que se baseia na utilização de um certificado qualificado emitido por uma autoridade de certificação reconhecida na União Europeia. Oferece o mais elevado nível de segurança e garante a autenticidade e a integridade do documento assinado.

Além disso, para que uma assinatura eletrónica avançada ou qualificada cumpra os regulamentos, deve respeitar determinados requisitos:

• Identificação do signatário: a assinatura deve ser capaz de identificar inequivocamente o signatário.
• Integridade do documento: o sistema tem de garantir que o documento não foi alterado após a assinatura.
• Consentimento do signatário: o signatário deve dar o seu consentimento à assinatura eletrónica, o que deve ser demonstrado com as provas correspondentes.

Enquanto o eIDAS definiu os tipos de assinaturas electrónicas e estabeleceu o quadro necessário para a sua normalização no mercado comum, o eIDAS 2, agora publicado, altera o contexto dos processos de assinatura e actualiza o próprio regulamento.

As assinaturas electrónicas beneficiam da maior interoperabilidade produzida pelo eIDAS 2 entre os serviços de identidade digital da UE. Os seus processos são também mais seguros graças às normas mais rigorosas que o regulamento aplica aos serviços de confiança e de autenticação digital. Além disso, o eIDAS 2 facilita as relações electrónicas com as administrações públicas: a utilização de assinaturas electrónicas em conformidade com os requisitos do eIDAS 2 reduz a burocracia, simplificando e acelerando as transacções com os organismos públicos.

70,7 % dos corretores de seguros eram membros do CIMA (Conectividade, Inovação e Serviços de Mediação de Seguros) em 2023, de acordo com os dados do relatório Adecose 2023. Esta percentagem aumentou 6 pontos em relação a 2022.
Em números absolutos, 130 companhias de seguros aderiram ao CIMA, encontrando neste desenvolvimento uma oportunidade de manter comunicações eficientes, simples e eficazes entre os seus sistemas.

No final de 2023, a TIREA (Information and Network Technologies for Insurance Companies) aprovou o Grupo MailComms como fornecedor de assinaturas electrónicas, o que nos permitiu integrar a nossa ferramenta CertySign no CIMA. Isto traduz-se numa série de vantagens em termos de garantia jurídica, confidencialidade, rastreabilidade e segurança. Também os obtidos com o nosso reconhecimento como fornecedor qualificado de serviços electrónicos de confiança. As empresas que escolherem a nossa opção dentro do CIMA também terão acesso a uma outra série de vantagens e funcionalidades, descritas neste post do blogue.

Inmaculada César, da TIREA, destacou a relevância do CIMA para as empresas do sector dos seguros numa pílula de vídeo. Podes vê-lo abaixo.

O artigo 3.º da Lei 50/1980 relativa ao contrato de seguro (LCS) estabelece que as apólices de seguro devem ser assinadas. Se a seguradora não dispuser das condições gerais assinadas pelo segurado, não poderá invocá-las em caso de necessidade na sua defesa para se opor à cobertura de um sinistro, uma vez que não poderá provar que o cliente as conhecia. Isto também se aplica, pelas mesmas razões, às cláusulas de limitação nos contratos de seguro, como explicado neste artigo.
explicado neste artigo
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Assim, as assinaturas electrónicas têm múltiplas aplicações no sector dos seguros. Entre outras coisas, pode ser utilizado para:

• Políticas de contratação: como já referimos, obrigadas pela LCS. A assinatura eletrónica permite aos clientes assinar o seu contrato de seguro a partir de qualquer dispositivo com ligação à Internet.
• Gestão de pedidos de indemnização: simplifica a apresentação de pedidos de indemnização, fornecendo e aceitando a documentação e confirmando a conformidade com o resultado do processo.
• Renovações e alterações de políticas: facilita as actualizações contratuais sem necessidade de uma reunião presencial.
• Segurança e agilidade nas relações públicas HH: a relação entre empresas e trabalhadores é simplificada através da utilização de assinaturas electrónicas. A contratação é mais rápida e segura, assim como o envio de todo o tipo de comunicações. As reclamações são menores e, em caso de processo judicial, as provas conservadas durante o processo de assinatura simplificam o litígio.
• Gestão de fornecedores: as relações com os fornecedores tornam-se mais eficientes. O fornecimento ou a aquisição de produtos é mais rápido e os negócios são concluídos à distância, com segurança entre as partes.
• Assinatura do mandato SEPA para que o segurado autorize o débito direto das facturas.

A implementação de assinaturas electrónicas também tem um impacto positivo direto na satisfação do cliente. Os utilizadores de hoje procuram soluções rápidas, económicas e eficientes. Proporcionar uma experiência de utilizador digital sem atritos é essencial para se manter competitivo no mercado.

Além disso, as assinaturas electrónicas contribuem para a sustentabilidade ambiental, reduzindo a necessidade de papel e o envio constante de documentação, o que se traduz numa redução da pegada de carbono da empresa.