Índice
- A importância da comunicação certificada nas empresas
- Comparação entre o bureaufax postal online e as notificações electrónicas em ambientes empresariais
- É possível combinar ambas as soluções numa estratégia de comunicação empresarial?
- Perguntas frequentes sobre o bureaufax postal em linha e as notificações electrónicas
As empresas precisam de garantir que as suas comunicações oficiais são seguras e legalmente válidas, especialmente quando exigem um comprovativo de entrega. Neste contexto, o bureaufax postal enviado por meios digitais e as notificações electrónicas são duas soluções muito utilizadas, mas qual é a melhor para cada situação?
Se for caso disso, o burofax postal em linha para empresas é uma alternativa eficaz ao tradicional bureaufax, oferecendo rapidez e segurança sem necessidade de deslocação. No entanto, a escolha deste ou de outro tipo de comunicação em linha dependerá de factores como a urgência, o nível de segurança exigido e o enquadramento legal em que a empresa opera.
É isto que encontrarás neste artigo:
- Relevância das comunicações certificadas no ambiente empresarial. Assegura a segurança jurídica em sectores como a banca e os seguros.
- Notificações postais online vs. notificações electrónicas nas empresas: diferenças. Nível de fiabilidade em função das provas obtidas em cada caso e da agilidade.
- Complementação de ambas as soluções na comunicação empresarial. Combinação para maiores vantagens.
A importância da comunicação certificada nas empresas
No ambiente empresarial, muitas comunicações requerem uma prova fiável do envio, da receção e até do conteúdo. Empresas de sectores como a banca, os seguros ou o imobiliário utilizam estes serviços para gerir reclamações, notificações de pagamentos pendentes ou comunicações legais.
É por isso que ter uma solução adequada para certificar a tua expedição e entrega não só reduz os riscos legais, como também simplifica os processos administrativos.
Descobre o nosso artigo sobre Como reclamar uma fatura não paga na tua empresa?
Em seguida, analisamos as diferenças entre os bureaufaxes em linha e as notificações electrónicas em ambientes empresariais.
Comparação entre o bureaufax postal online e as notificações electrónicas em ambientes empresariais
Embora os bureaufaxes e as notificações electrónicas digitais permitam o envio de comunicações certificadas, nem sempre são equivalentes. Consoante a natureza da mensagem, o nível de prova extraído e o nível de formalidade exigido, uma opção pode ser mais adequada do que a outra.
Quando deves escolher uma agência postal online para uma empresa?
Esta é a melhor opção em situações que exigem uma notificação com validade legal total, como por exemplo:
- Reclamações de dívidas em empresas de telecomunicações e financeiras.
- Notificações de despedimento ou alterações contratuais no sector dos recursos humanos.
- Notificações de incumprimento contratual no sector imobiliário.
Uma agência postal online gera um comprovativo certificado de envio, conteúdo e receção, o que a torna ideal quando a empresa necessita de garantias legais sólidas.
Quando deves optar pela comunicação eletrónica?
Notificações electrónicas, tais como correio eletrónico certificado, são ideais para entregas recorrentes e automatizadas em empresas que necessitam de informar clientes ou fornecedores em grande escala e sem um nível de fiabilidade tão elevado:
- Avisos de expiração de apólices de seguro.
- Comunicações de actualizações de serviços em empresas de tecnologia.
- Avisos de pagamento no sector da energia.
Embora nem sempre ofereçam o mesmo nível de validade jurídica que um bureaufax postal em linha (tudo depende do nível de provas que recolhem) , as notificações electrónicas também ajudam a reduzir os custos e a otimizar a gestão dos documentos.
Continua a ler para saberes se as empresas podem utilizar ambas as soluções nas suas estratégias de comunicação.
É possível combinar ambas as soluções numa estratégia de comunicação empresarial?
Muitas empresas combinam o envio de bureaufax por meios digitais e comunicações electrónicas para otimizar a sua comunicação certificada.
Integração do bureaufax em linha com os sistemas de notificação eletrónica
A integração de ambas as soluções permite às empresas aplicar diferentes níveis de certificação, consoante a natureza de cada comunicação.
Por exemplo, uma empresa de cobrança de dívidas pode começar por enviar uma notificação eletrónica certificada notificação eletrónica certificada certificada a recordar um pagamento pendente e, se não receber resposta, optar por um segundo aviso com um burofax postal enviado em linha, sabendo que este é totalmente credível em caso de litígio.
Em Grupo MailComms somos especialistas em comunicações com validade legal e colocamos à disposição das empresas plataformas tecnológicas como PostaMail y Certysign, que permitem o envio deste tipo de comunicações eficientes, cumprindo os requisitos legais de cada caso.
Queres saber o que cada um deles e os nossos serviços podem trazer à tua empresa? Nós informamos-te!
Perguntas frequentes sobre o bureaufax postal em linha e as notificações electrónicas
As duas opções têm o mesmo valor jurídico em tribunal?
Nem sempre, tudo depende do nível de prova que cada sistema é capaz de certificar. O bureaufax postal enviado através de uma plataforma digital de confiança tem um maior peso probatório, pois certifica o envio, o conteúdo e a receção do documento com aviso de receção. aviso de receção.
Por outro lado, a validade jurídica de uma notificação eletrónica pode depender de uma série de factores, tais como o facto de o destinatário ter previamente concordado em receber comunicações por meios electrónicos ou a quantidade de provas que o prestador de serviços pode fornecer nesse caso.
Posso receber uma notificação eletrónica e depois reforçá-la com um bureaufax postal?
Sim, por exemplo, uma empresa de arrendamento de apartamentos pode notificar o não pagamento da renda por correio eletrónico registado e, se não houver resposta, enviar um burofax em linha para garantir a prova legal da notificação.
Posso receber um aviso de receção numa notificação eletrónica?
Depende do serviço utilizado. Algumas plataformas permitem-te obter uma prova eletrónica de prova eletrónica de entrega.
Quais os sectores que mais utilizam o bureaufax e as notificações electrónicas em linha?
Os sectores que mais recorrem a estes serviços tendem a gerir uma carga de notificação muito elevada, como o sector bancário e financeiro, os seguros, o sector imobiliário e a administração pública.
É seguro enviar informações confidenciais por notificação eletrónica ou bureaufax online?
O envio de informações confidenciais pode ser efectuado através de ambas as soluções, desde que sejam utilizadas plataformas que garantam a encriptação e a segurança dos dados. Com o Grupo MailComms, todas as comunicações são protegidas e cumprem as normas de proteção de dados em vigor.