Em dezembro de 2003, foi publicada no Boletim Oficial do Estado (BOE) a Lei 59/2003 sobre assinaturas electrónicas, um texto que constituiria um precedente para o rumo que os processos de certificação de documentos e de contratação iriam tomar. Quase 15 anos após a publicação da lei, a transformação digital é objeto de um debate permanente nas empresas; o banca móvel já não é uma opção, mas uma obrigação para as instituições financeiras; e um grande número das nossas compras pessoais é feito através da Amazon.
Numa sociedade em que o acesso e a utilização das novas tecnologias são cada vez mais importantes, torna-se necessário que as empresas e as administrações públicas racionalizem os seus processos através de ferramentas digitais. Uma delas é a assinatura eletrónica, que se está a tornar cada vez mais importante com a chegada das novas gerações que, como os Millennials, preferem não ter de se deslocar dos seus espaços de trabalho e de lazer para realizar diferentes procedimentos que podem fazer a partir dos seus smartphones. Verificam as suas despesas através do telemóvel, têm um treinador pessoal através de uma aplicação e até recorrem à telemedicina quando o seu estado de saúde não exige uma deslocação a um hospital.
No novo ambiente dos escritórios virtuais e da administração pública eletrónica, impõem-se novas formas de certificar a validade jurídica dos milhares de contratos que são assinados todos os dias no nosso país. Neste contexto, a assinatura eletrónica torna-se uma ferramenta indispensável na esfera pessoal, profissional e empresarial de cada um de nós. Além disso, oferece grandes vantagens às empresas e aos utilizadores. Os seguintes são os mais importantes, dos quais as organizações podem beneficiar diretamente:
- Segurança. As assinaturas electrónicas utilizam uma tecnologia mais segura do que as assinaturas manuscritas, pelo que a personificação do signatário é um processo muito mais complexo. É de salientar que existem diferentes tipos de assinatura: simples, avançada e qualificada. A MailTecK & Customer Comms oferece a assinatura eletrónica avançada eSignLive, com um nível de segurança jurídica mais elevado do que uma simples assinatura, garantindo a verificação da identidade e da integridade dos dados assinados, o que constitui um indício legal admissível como prova em tribunal. Além disso, é capaz de fornecer uma pista de auditoria visual, permitindo uma repetição ecrã a ecrã de todo o processo.
- Maior taxa de conversão. O cliente não estará dependente do seu horário de trabalho para se poder deslocar a um escritório para assinar uma apólice. Pode celebrar o seu contrato com a seguradora ou o banco quando e onde quiser. Além disso, a opção de assinatura eletrónica estará disponível no seu computador, tablet ou smartphone.
A vantagem não é apenas para o utilizador ou signatário, mas também para a empresa que emite o contrato, uma vez que obterá uma maior taxa de rentabilidade na gestão dos seus processos de contratação. Quanto maior for a conveniência, a facilidade de utilização e a disponibilidade do contrato, mais rápida será a sua celebração. - Empresas mais produtivas. Com a digitalização, evita-se a deslocação de documentos e, consequentemente, de pessoal. Com as assinaturas electrónicas, os tempos de execução dos processos manuais e os possíveis erros ou perda de documentos são reduzidos. Quanto menor for o número de pessoas envolvidas no processo de envio de documentação para assinatura, menor será o número de possíveis incidentes. Isto torna a empresa mais produtiva e segura.
- Redução de custos. A poupança é apresentada como uma das principais vantagens a curto prazo. Quanto é que custa à minha empresa enviar apólices aos seus clientes por correio? Sem ter os números na mesa, podemos deduzir que é muito mais vantajoso do que enviar contratos por correio eletrónico. Poupamos o custo dos portes de correio e todo o consumo de papel. Além disso, permite poupar espaço de armazenamento de documentos. Além disso, a redução do papel ajuda e contribui para a proteção do ambiente.
- Acesso rápido à informação. O pessoal administrativo das empresas gasta um tempo considerável a armazenar, gerir e procurar facturas e contratos. Se estes tempos não forem corretamente organizados, aumentarão ao ponto de fazer perder um tempo considerável e, por conseguinte, dinheiro à empresa. Com as assinaturas electrónicas e um processo de gestão de documentos automatizado e simplificado, todas as informações estarão mais acessíveis e os tempos de pesquisa de documentação serão consideravelmente melhorados.
Não é raro que as secretárias estejam cheias de pilhas de papel, o que pode traduzir-se na perda ou roubo de informações sensíveis. O arquivo digital da documentação reduzirá a fuga de informações se a empresa dispuser de um bom sistema de segurança para o seu equipamento informático e de um plano de emergência para eventuais violações da segurança.
Se, depois de conhecer estas vantagens, estiver à procura de um parceiro com quem colaborar para gerir a assinatura dos contratos da sua empresa, lembre-se de que o seu fornecedor deve poder oferecer-lhe pelo menos:
- Conformidade com o regulamento eIDAS, que regula as assinaturas electrónicas a nível europeu.
- Deve ser um prestador de serviços de confiança certificado.
- Possibilidade de assinar documentos através de certificado digital e assinatura eletrónica.
- Oferecer diferentes opções de autenticação e verificação de identidade.
- Recolha de provas para garantir a rastreabilidade dos processos de assinatura.
- Garantia da integridade e inviolabilidade do documento.