Se a pergunta “KYC, o que é e porque é tão importante para as empresas?” te trouxe até aqui , estás no sítio certo.
Em 2018, uma conhecida instituição financeira foi obrigada a pagar uma multa de 775 milhões de euros por não ter evitado o branqueamento de capitais.
Os procuradores do Ministério Público concluíram que os clientes do banco “puderam branquear centenas de milhões de euros porque ninguém os fiscalizava”. Este incumprimento, que ocorreu continuamente entre 2010 e 2016, levou a instituição a implementar um programa de prevenção da fraude.
No centro deste plano estava o conceito de KYC (Know Your Customer), que é fundamental para a conformidade com os regulamentos actuais . Gerido corretamente, o KYC não só evita sanções, como também oferece vantagens operacionais e de eficiência significativas. Nós damos-te os detalhes!
O que é o KYC de uma empresa e como funciona?
Sabes o que significa KYC, mas o que é exatamente KYC? KYC é um conceito globalmente difundido, tanto no jargão empresarial como a nível legislativo e regulamentar.
Em termos simples, se quisermos responder o que é o KYC de uma empresa, diremos que é o processo que exige que as organizações conheçam determinadas informações sobre os seus clientes e confirmem a sua veracidade. Por outras palavras, a verificação KYC é um processo obrigatório para a verificação da identidade dos seus clientes. A KYC é um processo obrigatório de verificação da identidade dos seus clientes, para evitar fraudes e garantir o cumprimento dos regulamentos legais, como a prevenção do branqueamento de capitais.
Este processo funciona através da recolha e validação de informações pessoais ou financeiras, tais como documentos de identidade, comprovativos de morada e dados fiscais, antes de os clientes acederem a serviços financeiros ou comerciais.
Por exemplo, lembras-te da última vez que abriste uma nova conta bancária e te perguntaram se eras trabalhador por conta própria ou por conta de outrem e quanto ganhavas por ano? Bem, isso é o clássico KYC. No entanto, o processo KYC não se limita ao início da relação comercial, mas deve ser aplicado regularmente.
O que é o processo KYC? Principais etapas
O processo KYC pode ser dividido em várias etapas essenciais que garantem a conformidade regulamentar e a verificação exacta do cliente:
Verificação da identidade e recolha de dados KYC
É o primeiro passo do processo e a base sobre a qual tudo é construído. Cada empresa deve estabelecer de forma inequívoca a identidade da pessoa que pretende tornar cliente, utilizando um documento KYC.
Um documento KYC é qualquer documento oficial utilizado para verificar a identidade de uma pessoa ou entidade como parte do processo “Know Your Customer”. São recolhidos dados como o nome completo, a morada, a data de nascimento e um documento de identificação válido, como o bilhete de identidade ou o passaporte.
Estes dados são essenciais para confirmar que o cliente é quem diz ser e são um passo fundamental tanto no integração digital digital e presencial.
Análise da informação KYC
Uma vez recolhidos os documentos e os dados KYC, o passo seguinte é a análise.
A s empresas verificam a validade das informações fornecidas, confrontando-as com bases de dados nacionais e internacionais. Esta análise permite detetar quaisquer irregularidades ou actividades suspeitas que possam colocar a empresa em risco, como tentativas de fraude, branqueamento de capitais ou financiamento do terrorismo. Os bancos, em particular, precisam de conhecer a origem dos fundos e das actividades dos seus clientes para garantir que não provêm de actividades criminosas.
Manutenção e atualização da informação
O processo KYC não termina com a verificação inicial. As empresas devem manter a informação sobre os seus clientes actualizada regularmente. Isto inclui pedidos regulares de documentos de identificação e a análise das actividades financeiras para detetar comportamentos invulgares.
A atualização constante garante a conformidade contínua com os regulamentos, evitando potenciais sanções. É importante notar que os processos e resultados do KYC devem estar alinhados com regulamentos como o AML (Anti-Money Laundering), o GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) e o eIDAS (Regulamento Europeu de Identificação Digital).
Verificação KYC: o que é e como é feita?
A verificação KYC é o processo de confirmação da identidade de um cliente através da recolha e validação de dados KYC. Para realizar este processo, as empresas utilizam uma combinação de documentos e tecnologias avançadas para garantir a autenticidade das informações.
Documentos necessários para a verificação
Para efetuar uma verificação bem sucedida, são necessários vários documentos KYC, como o bilhete de identidade, passaporte, facturas de serviços públicos que comprovem a morada e, em alguns casos, documentos adicionais que confirmem a origem dos fundos do cliente, especialmente nos sectores financeiros.
Tecnologias utilizadas na verificação KYC
Atualmente, a tecnologia desempenha um papel crucial na verificação KYC. Biometria sistemas de autenticação biométricaA autenticação biométrica, o reconhecimento facial, a inteligência artificial e a cadeia de blocos são utilizados para garantir que a verificação seja rápida e precisa. Estas ferramentas permitem às empresas verificar as identidades à distância sem comprometer a segurança.
O KYC é obrigatório? Conformidade e regulamentação
A conformidade com o KYC não é opcional em muitos sectores e as sanções por incumprimento podem ser severas.
Que empresas são obrigadas a implementar o KYC?
O processo KYC é obrigatório nos sectores para os quais os regulamentos o tornam necessário. Principalmente os regulamentos AML5, AML6 , RGPD e eIDAS a nível europeu. Exemplos incluem empresas dos sectores dos seguros, financeiro, imobiliário e outros que lidam com grandes somas de dinheiro ou gerem activos de clientes.
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Consequências do não cumprimento dos regulamentos KYC
O não cumprimento do KYC pode levar a sanções financeiras significativas e à perda de reputação. As organizações que não implementam corretamente os regulamentos KYC podem também enfrentar a suspensão das operações e acções legais.
Vantagens e benefícios da aplicação do KYC
Uma gestão KYC de qualidade oferece várias vantagens às empresas:
- Processos de aquisição de clientes à distância, mas também presenciais, eficientes e rápidos.
- Uma experiência de utilizador cativante no início do ciclo de vida do cliente.
- Poupança de custos operacionais.
- Simplificação e fiabilidade dos processos de autenticação, uma vez efectuado o registo do cliente.
- Agilidade na atualização de processos ou práticas em caso de alterações regulamentares ou requisitos de organismos reguladores.
- Evita a aplicação de sanções pesadas.
- Conformidade regulamentar com as garantias.
- Recolha e guarda de informações certificadas de clientes para utilização em potenciais litígios ou para responder a pedidos de autoridades judiciais.
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Como implementar o KYC na tua empresa?
A implementação do KYC nas empresas envolve duas fases distintas mas interligadas:
Integração de KYC
O processo inicia-se com a chegada do cliente. Nesta fase, recolhe todas as informações necessárias para validar a identidade do cliente.
No caso do onboarding digital, entram em jogo dois conceitos relevantes que fazem parte da Solução de identificação digital certificada do Grupo MailComms. Estes conceitos são a verificação da identidade e a autenticação e explicamo-los mais detalhadamente com vantagens, tipos de sistemas, caraterísticas, autenticação biométrica e assinatura eletrónica.
Obviamente, o onboarding presencial tem o mesmo objetivo que o onboarding digital, mas aqui o fator humano proporcionado pelo teu funcionário é fundamental e simplifica a verificação da identidade do futuro utilizador.
Manter a relação com o cliente
Como mencionado acima, uma vez que um cliente tenha sido integrado, a empresa deve continuar a verificar e atualizar os dados regularmente.
A automatização do KYC, especialmente na fase de manutenção, permite às empresas gerir grandes volumes de informação de forma mais eficiente, reduzindo os erros e optimizando os tempos de resposta.
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