Quando um cliente não paga uma fatura dentro do prazo acordado, isto pode levar a complicações financeiras e operacionais para qualquer empresa. Por esta razão, saber como reclamar uma fatura não paga de forma eficaz e com apoio legal é essencial para garantir a cobrança.
Se queres saber como reclamar facturas na tua empresa, convidamos-te a tomar nota das etapas a seguir antes de formalizar uma reclamação, dos procedimentos disponíveis e das estratégias para evitar futuros não pagamentos.
Se ficares connosco, eis o que podes descobrir neste artigo:
- Etapas prévias à reclamação de uma fatura: importância de ter a documentação em ordem e de comunicar amigavelmente com o cliente.
- Reclamação formal da fatura não paga: como e quando enviar uma carta registada para exigir o pagamento da fatura e alternativas extrajudiciais.
- Possíveis acções judiciais: quais as opções legais disponíveis, como o procedimento de injunção de pagamento ou a ação judicial para reclamar dívidas.
- Como evitar o não pagamento das facturas da tua empresa: medidas proactivas para evitar futuros não pagamentos.
O que fazer antes de reclamar formalmente uma fatura?
A tua empresa está há muito tempo à espera do pagamento dessa fatura e ela ainda não foi paga. E agora? Antes de apresentares uma queixa formal, é aconselhável esgotar todas as vias amigáveis para resolver o problema.
Continua a ler para descobrir os primeiros passos para proteger a tua empresa!
Rever a documentação
O primeiro passo é certificares-te de que todos os documentos estão em ordem. Para isso, tens de verificar alguns aspectos:
- A fatura foi emitida corretamente, com todos os dados fiscais da tua empresa e detalhes do serviço ou produto fornecido.
- Foi enviado ao cliente e existe um comprovativo de receção.
- As condições de pagamento e de vencimento foram claramente especificadas.
- Não há erros nos montantes nem na descrição dos serviços.
A posse desta documentação facilitará o processo de reclamação e evitará possíveis alegações por parte do cliente.
Comunicar com o cliente
Depois de verificar que toda a documentação está em ordem, o passo seguinte é contactar o cliente para lhe recordar a existência da dívida, compreender a situação e esclarecer a solução.
Para isso, a tua empresa pode utilizar diferentes meios de comunicação. Um deles é a chamada telefónica, uma opção rápida e direta.
Também podes optar por enviar um WhatsApp ou um e-mail, que são meios escritos para registar a tua reclamação. Além disso, se utilizares serviços de correio eletrónico certificados o WhatsApp certificado para empresas, como os oferecidos pelo Grupo MailComms, terás uma prova legalmente válida em caso de acções futuras.
Independentemente do método que escolheres, se o cliente não responder ou se recusar a pagar, será necessário apresentar uma reclamação formal. Vê aqui como reclamar uma fatura não paga através de um procedimento mais regulamentar.
Procedimentos para reclamar uma fatura não paga
Em caso de falta de resposta ou de não pagamento continuado por parte do cliente, é necessário iniciar um procedimento mais estruturado para impor o pagamento das facturas.
Envia uma carta formal de reclamação
Se te questionas sobre como reclamar formalmente facturas, deves começar por uma carta de reclamação para formalizar o teu pedido de pagamento. Esta carta deve incluir:
- Os dados da tua empresa e do devedor.
- O número e a data da fatura não paga.
- O montante em dívida.
- Estabelece um prazo para o pagamento antes de iniciar uma ação judicial.
Para garantir a validade jurídica da reclamação, recomenda-se que seja uma carta registada, embora seja preferível que seja um burofax, pois este, para além de comprovar a receção do documento, certifica também o conteúdo da mensagem.
→ Nem todas as remessas certificadas são iguais. Descobre a a diferença entre um bureaufax e uma carta registada e qual é a melhor opção para cada situação.
Além disso, hoje em dia existem opções como o burofax online para empresas, com a mesma validade legal, mas com maior comodidade e rapidez, o que permite às empresas optimizarem o seu fluxo de trabalho.
Negociação e acordos extrajudiciais
Em muitos casos, a negociação com o devedor pode ser a melhor opção para obter o pagamento sem recorrer a uma ação judicial. Nestes casos, podem ser consideradas alternativas como adiamentos ou prestações de pagamento, ou acordos escritos que reconheçam a dívida e estabeleçam um novo calendário de pagamento.
Por exemplo, uma empresa pode negociar com o seu fornecedor um plano de pagamento em prestações para liquidar a dívida pendente e assim preservar uma relação comercial sólida.
Recurso aos serviços de mediação ou conciliação: Importância da obtenção de um acordo prévio através dos tribunais
Se a negociação direta não for bem sucedida, pode recorrer a um serviço de mediação ou conciliação. Este processo envolve a intervenção de um terceiro imparcial que ajuda ambas as partes a chegar a um acordo sem necessidade de recorrer ao tribunal, reduzindo os custos e o tempo.
Existem também agências de cobrança de dívidas, que cobram a dívida por ti em troca de uma taxa.
Os serviços de mediação para recuperar facturas não pagas podem ser uma solução eficaz em sectores em que a reputação é fundamental, como o sector financeiro.
No entanto, se nada disto tiver funcionado, eis as acções legais disponíveis.
No próximo dia 3 de abril, entra em vigor a Lei n.º 1/2025, relativa a medidas de eficiência do Serviço Público de Justiça, também conhecida como Lei da Mediação, que estabelece os Meios Adequados de Resolução Extrajudicial de Litígios (RAL) e a obrigatoriedade de a eles recorrer em determinados casos antes de intentar uma ação judicial, como no caso de uma reclamação por falta de pagamento de uma fatura, através da intervenção de terceiros (entidades cobradoras), como um mediador, conciliador ou entidade designada para o efeito, ou, em alternativa, as partes podem chegar a um acordo individual.
Por outras palavras, um requisito para a admissibilidade do pedido é ter tentado chegar a um acordo com a parte contrária, neste caso, o devedor, antes de ir a tribunal, e também poder provar com documentos que esse acordo foi tentado. É por isso que as comunicações fiáveis são especialmente importantes, como explicamos neste artigo.
Acções judiciais por facturas não pagas
Se os procedimentos extrajudiciais não funcionarem, a via judicial é o passo seguinte para saber como reclamar facturas. Consoante o montante e as circunstâncias, são possíveis diferentes opções:
- Ordem de pagamento. Trata-se de um procedimento judicial rápido e simples, protegido pelo Código de Processo Civil, para reclamar dívidas financeiras documentadas.
- Julgamento oral ou ordinário. Caso o devedor se oponha à injunção de pagamento, será necessário recorrer a um processo oral ou ordinário, consoante o montante em dívida.
Nesta altura, deves estar a perguntar-te: posso evitar o não pagamento de facturas na minha empresa? A resposta é sim – continua a ler!
Estratégias para evitar futuros incumprimentos
Mesmo que já saibas como reclamar uma fatura não paga, o ideal é reduzir os riscos de não pagamento no futuro. Para isso, podes:
- Verifica a solvabilidade do cliente antes de lhe oferecer crédito.
- Estabelece condições de pagamento claras e assina-as antes da prestação do serviço.
- Automatiza os lembretes de pagamento para evitar atrasos não intencionais.
- Exigir pagamentos antecipados ou garantias em grandes contratos.
A adoção destas medidas reduzirá significativamente os problemas de facturas não pagas na sua empresa. Se também contratar o serviço de faturação eletrónica do Grupo MailComms, terá a garantia de rastreabilidade, segurança e conservação dos documentos, entre muitas outras vantagens.
Queres saber mais sobre isso? Respondemos a todas as tuas perguntas!
Perguntas mais frequentes
Como agir se não receberes o pagamento de uma conta?
Se uma fatura não for paga, a primeira coisa a fazer é contactar o cliente para lhe recordar o pagamento. Se este não responder, deve enviar uma reclamação formal e, em última instância, iniciar um processo judicial.
Quanto tempo tenho para reclamar uma fatura não paga?
O prazo para reclamar uma fatura varia de acordo com a legislação de cada país e a natureza do devedor, mas em Espanha, em geral, varia entre 3 e 5 anos a partir da data de vencimento da fatura.
O que acontece se o cliente negar ter recebido a fatura?
Se não tiveres uma prova de envio, será difícil reclamá-la. Por conseguinte, é aconselhável confiar na validade jurídica do correio eletrónico certificado ou de outras ou outras comunicações certificadas na tua empresa para garantir que a fatura foi entregue.
É necessário contratar um advogado para reclamar uma fatura?
Nem sempre. O primeiro passo é reclamar a fatura de forma amigável, por exemplo, no caso de reclamações contra companhias de seguros, pelo que não é necessário um advogado. No caso de um procedimento de injunção de pagamento, este também pode ser iniciado sem um advogado se a dívida for inferior a 2.000 euros, embora seja sempre aconselhável ter aconselhamento jurídico em casos mais complexos. Para outros processos judiciais, será necessário recorrer a este profissional.
O que devo fazer se o cliente tiver desaparecido?
Se o cliente não responder e não puder ser localizado, é possível iniciar um processo de localização ou, em último recurso, reclamar a dívida através de um processo judicial.
Quanto tempo tenho para enviar um burofax de reclamação?
Não existe um prazo obrigatório para o enviar, mas recomenda-se que o faças logo que seja detectada a falta de pagamento, a fim de evitar a prescrição da dívida. Para o efeito, é aconselhável preencher um modelo burofax para reclamações.