Resposta rápida, redução de erros, confidencialidade, poupança de papel e pegada ambiental são algumas das vantagens das assinaturas electrónicas.
Agora, multiplique todos estes documentos, incluindo os que estão escondidos atrás das elipses, pela dimensão da força de trabalho que gere e relacione o resultado diretamente com o número de empregados que trabalham no departamento de RH. A uma solução de assinatura eletrónica adequada, simples e flexível aplicado à gestão de pessoas de uma empresa exerce quase imediatamente uma impacto positivo na sua vida quotidiana, com benefícios que vão muito além da conveniência ou da poupança de tempo e com a capacidade de liderar a transformação digital. Aqui explicamos-lhas.
Comecemos pelo início, porque nessa altura as assinaturas electrónicas já podem desempenhar um papel diferenciador. Do ponto de vista do novo colaborador, chegar a uma empresa onde o processo de boas-vindas é facilmente “oficializado” através de qualquer dispositivo, reforça a sua decisão de se juntar ao projeto. Por outro lado, a proposta final, o contrato, a declaração de confidencialidade ou o comprovativo da formação inicial obrigatória são apenas alguns exemplos de documentos que podem passar pelas suas mãos na primeira semana. Entre o “assina e traz” e o “clica e envia” existe um espaço onde a imagem da empresa tem muito a ganhar em termos de experiência do colaborador.
O gestor de RH também apreciará as vantagens de um sistema fácil de utilizar, que se integre perfeitamente no seu software de gestão habitual, que recolha documentos, vestígios e provas de devoluções e que armazene tudo durante cinco anos, com total garantia legal. E que as pessoas que trabalham com ela tenham mais tempo para gerar valor e precisem de gastar menos tempo em tarefas pouco satisfatórias.
A solução de assinatura eletrónica da MailTecK e da Customer Comms permite obter estas vantagens rapidamente, após um curto período de implementação e com um investimento limitado. Uma vez integrado nos sistemas da empresa, um simples clique desencadeia os processos de assinatura que, através de uma API desenvolvida pela equipa de Tecnologia do Grupo, faz uma chamada em tempo real para a plataforma de assinatura eletrónica. A ferramenta envia uma mensagem de correio eletrónico ao empregado, com uma ligação para o documento ou contrato a assinar. E, se necessário e se a situação o exigir, pode ser incluída a autenticação por código OTP (one time password) enviado por SMS. Todos vestidos com o look & feel da empresa, uma mais-valia em termos de confiança e profissionalismo.
A simplificação dos procedimentos de ambas as partes é uma vantagem relevante com efeitos positivos em cadeia, mas há mais. A rapidez de resposta é uma delas, para além de reduzir os erros, muitas vezes significativos, e facilitar a confidencialidade necessária em muitos destes processos. Mas na lista de vantagens está também a poupança de papel, o que é bom para o ambiente e para a economia de qualquer empresa.
As vantagens são inúmeras e a integração é rápida e fácil. A solução de assinatura eletrónica da MailTecK & Customer Comms adapta-se às necessidades do seu departamento de Recursos Humanos e oferece um desempenho brilhante, quer a sua empresa tenha uma força de trabalho grande e geograficamente fragmentada, uma PME à procura de eficiência ou uma empresa com milhares de empregados em poucos locais de trabalho.