O Burofax e o seu papel na gestão da conformidade das empresas

Muitas organizações exigem que a documentação legal e os avisos oficiais que tratam sejam enviados de forma exacta, segura, rastreável e em conformidade com as regras comerciais. Para tal, a utilização do bureaufax está a tornar-se essencial.

O serviço agência postal online e electrónicafax e correio eletrónico permite às empresas enviar comunicações certificadas com aviso de receção e conteúdo verificado, garantindo a sua validade face a possíveis reclamações sem afetar a regulamentação. Para mais detalhes, lê.

Abaixo encontrarás:

• O impacto da conformidade nas empresas. O que significa, riscos e consequências do incumprimento.
• O Burofax como suporte na gestão jurídica. Registo fiável, validade jurídica e prevenção de litígios.
• Áreas-chave em que o bureaufax é essencial. Recursos humanos, contratos, proteção de dados e notificações aos clientes.
• Vantagens do bureaufax postal enviado por meios digitais para a empresa. Reduz os custos e aumenta a segurança.

O cumprimento da regulamentação é um aspeto fundamental da gestão empresarial. Cada sector tem regulamentações específicas e gerais (legislação laboral, proteção de dados…) que as empresas devem respeitar para evitar sanções e conflitos legais.

Alguns destes riscos são descritos em seguida.

As empresas que não cumpram a regulamentação em vigor podem ser confrontadas com:

• Multas e sanções pecuniárias, que variam em função da legislação aplicável.
• Perda de reputação, afectando a confiança dos clientes e parceiros comerciais.
• Acções judiciais, que podem levar a processos judiciais longos e dispendiosos.
• Bloqueio de operações em mercados estritamente regulamentados, como o mercado financeiro ou o mercado da saúde.

No entanto, a utilização de um bureaufax certificado para comunicações comerciais pode atenuar todos estes riscos. Explica-o a seguir.

As soluções para soluções bureaufax As soluções bureaufax fornecem às empresas um meio seguro e certificado de gerir as suas comunicações jurídicas. Alguns dos principais benefícios incluem:

• Registo fiável das comunicações legais.
  Cada bureaufax enviado digitalmente gera um recibo que garante a sua validade legal. Isto é crucial em sectores como o dos seguros, onde a comunicação de avisos contratuais deve ser documentada para proteger contra potenciais litígios.
• Entrega garantida e conteúdo certificado.
  Ao contrário do correio eletrónico convencional, o bureaufax garante que o destinatário recebeu o documento, com total rastreabilidade.
• Prevenção de litígios com provas verificáveis.
  Em caso de conflito, dispor de um documento legalmente certificado é uma vantagem significativa, especialmente útil em relações laborais ou acordos comerciais.
• Adaptabilidade aos quadros regulamentares nacionais e internacionais.
  O burofax enviado através de uma plataforma digital como a CertySign cumpre com vários regulamentos, como o RGPD e o regulamento eIDAS, facilitando a sua utilização em empresas com operações transnacionais.

Todos os departamentos de uma empresa podem beneficiar do envio de bureaufaxes online. Lê alguns exemplos.

O departamento de RH de uma empresa pode utilizar o burofax para:

• Comunica os despedimentos, sanções e alterações dos contratos de trabalho com aviso de receção juridicamente válido.
• Cumprimento da regulamentação laboral e proteção dos direitos, assegurando que todas as comunicações com os trabalhadores são as comunicações com os trabalhadores sejam documentadas e certificadas.

Nas relações contratuais e com os fornecedores, o envio de um burofax contribui de diferentes formas:

• Confirmação de acordos comerciais e termos contratuais, assegurando que as partes receberam e aceitaram as condições estabelecidas.
• Prova de notificação em litígios contratuais, permitindo às empresas protegerem-se em litígios comerciais.

Em termos de proteção de dados e de garantias jurídicas, o bureaufax permite:

• Comunicação legalmente válida de violações de segurança, permitindo que as empresas respondam adequadamente a incidentes.

O burofax para notificações a clientes e utilizadores torna-o possível:

• Transmite as alterações das condições de serviço, com prova legal de que o cliente foi informado.
• Gestão de reclamações de facturas não pagas, permitindo às empresas documentar formalmente estas comunicações.

A utilização do bureaufax traz múltiplos benefícios às empresas em termos de eficiência e conformidade:

• Automatização dos processos de comunicação jurídica.
  Integrado com os sistemas de gestão documental, permite o envio de notificações certificadas em lote sem intervenção manual.
• Redução dos custos de funcionamento em relação aos métodos tradicionais.
  O burofax evita os custos associados à impressão e à gestão dos documentos em papel.
• Maior rapidez e eficácia na gestão das notificações legais.
  O envio de um burofax por via digital não só favorece a gestão da conformidade regulamentar das empresas, como também facilita o processo, uma vez que não é necessário deslocar-se.
• Segurança e confidencialidade na transmissão de informações.
  . O encaminhamento e a certificação das comunicações com base na conformidade garantem a proteção dos dados transmitidos.

Agora que já conhece todas as vantagens de utilizar um bureaufax enviado através de uma plataforma digital, pode estar a pensar em que plataforma confiar.

Em Grupo MailComms colocamos à disposição das empresas o CertySign e o PostaMail, duas ferramentas que lhes permitem enviar bureaufaxes online sem necessidade de deslocação, de forma segura, simples e fiável.

Precisas de mais informações? Vamos conversar!