Como melhorar a comunicação empresarial através de e-mails certificados

Em tempos de rápida mudança e globalização, as empresas precisam de sistemas de comunicação ágeis e seguros.

O e-mail certificado tem estas duas qualidades e outras igualmente importantes, como a sua fiabilidade como prova legal. Para aqueles que ainda não sabem como podem melhorar as suas comunicações empresariais com o correio eletrónico certificado, aqui tens toda a informação.

Abordamos estas questões:

• Os e-mails certificados podem ser utilizados em todas as comunicações, tanto externas como empresariais.
• As vantagens de optar por esta ferramenta.
• Chaves para garantir que os e-mails certificados são utilizados em todo o seu potencial nas comunicações comerciais.

Se estás a pensar em otimizar a modernização da tua empresa, este tema vai interessar-te sobre o história de sucesso da digitalização das comunicações certificadas: o correio eletrónico certificado.

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As comunicações empresariais podem ser classificadas basicamente em dois grupos principais. Por um lado, as que são trocadas dentro da própria empresa, a todos os níveis. Por outro lado, todas as mensagens e notificações com clientes, fornecedores, administrações ou outras empresas.

Todas as vantagens da implementação do correio digital certificado são usufruídas em qualquer uma destas formas de comunicação, interna e externa. E, por isso, podem ser utilizados em:

• Comunicações empresariais: sempre que necessites de apoio jurídico para estas comunicações. Sem dúvida, sobretudo, beneficia o departamento de RH, que pode utilizá-lo para agilizar a comunicação de uma ERTE ou ERE, sanções ou alterações das condições contratuais. Outra questão interessante é a convocação de reuniões.
• Comunicações externas: apresentação ou aprovação de orçamentos, operações bancárias, pedidos às administrações, acordos com empresas colaboradoras ou relações com clientes. Estes são apenas alguns exemplos representativos das aplicações do correio eletrónico certificado nas comunicações empresariais externas.

Descobre como reduzir os riscos legais ao utilizar o correio eletrónico nas comunicações empresariais.

Vejamos, de forma rápida e abrangente, as principais vantagens de escolher o correio digital certificado como ferramenta de comunicação para as tuas comunicações empresariais, quando necessitas de lhes conferir valor probatório legal. Ou seja, podem ser apresentadas perante um juiz ou em processos de reclamação, conciliação e mediação (como os ADR).

Por outras palavras, poupança de tempo e de custos, dois elementos que são bons para qualquer empresa. É óbvio que as tuas contas vão ser positivas, porque há custos que desaparecem (papel, selos) e outros que são menos perceptíveis à primeira vista, mas mais significativos, como a necessidade de deslocação física para a gestão das tradicionais comunicações postais certificadas.

Além disso, a digitalização dos processos permite programar certas notificações de forma automatizada. Isto significa um grande passo em frente na redução de tempo e de pessoal e até mesmo na prevenção de erros ou perda de documentos que, com o e-mail certificado, são anexados em formato eletrónico, sem tocar no original em papel.

Além disso, o imediatismo das mensagens electrónicas certificadas melhora consideravelmente as suas comunicações comerciais. Importante porque a digitalização ajuda-te a cumprir prazos.

A rapidez e a agilidade são muito valorizadas pelos clientes e colaboradores, que se sentem mais bem atendidos e recebem um tratamento mais personalizado com este mecanismo.

Se analisarmos a lista de exemplos de comunicações certificadas por correio eletrónico que podem ser efectuadas no ambiente empresarial, existe um requisito comum em todas elas: o cumprimento das normas que regem a privacidade e a segurança das comunicações.

Uma das mais exigentes é a DAS, recentemente actualizada, no contexto europeu e o Regulamento de Proteção de Dados (RGPD). É importante que saibas que esta conformidade só é garantida se contratares com um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado.

Podes estar interessado em rever as chaves para a conformidade com o RGPD nos diferentes modelos de negócio.

Aqui, referimo-nos ao cumprimento de outras leis, específicas de determinados sectores de atividade que se destacam por terem regulamentos muito rigorosos. Eis alguns exemplos:

• Setor da saúde: com necessidades como o âmbito do consentimento regulamentado, a comunicação de diagnósticos, consultas médicas ou alterações no tratamento de doentes crónicos.
• Empresas ieras. Naturalmente, tudo o que está relacionado com o controlo do branqueamento de capitais ou com a identificação digital.
  Neste artigo podes encontrar mais informações sobre a luta contra a fraude no Mercado Único Digital Europeu. A luta contra a fraude no Mercado Único Digital Europeu.

Isto permite automatizar as notificações legais da empresa através de correio eletrónico certificado.

Para tirar o máximo partido da utilização de e-mails certificados nas comunicações da tua empresa, deves tomar nota destas dicas.

• Contrata um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado em entregas electrónicas certificadas, em conformidade efectiva com o quadro regulamentar europeu, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e a Lei Orgânica de Proteção de Dados e Garantia dos Direitos Digitais (LOPDGDD).
• Se tiveres uma plataforma de comunicação omnicanal, beneficias não só do e-mail certificado, mas também de outros formatos (SMS, Whatsapp ou bureaufax).
• Reforça com outras ferramentas tecnológicas. Por exemplo, é muito útil ter uma estação de correios virtual, combinando as vantagens das comunicações certificadas digitais e em papel.

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