O correio eletrónico certificado é uma ferramenta fundamental para a gestão de documentos através de comunicações empresariais legalmente válidas. É uma garantia em termos de cumprimento da regulamentação que rege as comunicações digitais e dos requisitos para que estas sejam fiáveis como prova em tribunal, com a vantagem de ser fácil de implementar.
Uma solução prática e eficaz ao alcance de qualquer empresa, independentemente da sua atividade. Podes consultá-la neste resumo que te mostra tudo o que precisas de saber sobre os requisitos legais e técnicos que envolvem esta ferramenta.
Descobre o nosso serviço de correio eletrónico certificado para empresas.
Basicamente, concentramo-nos em duas secções:
- Os aspectos jurídicos relacionados com a utilização de mensagens electrónicas certificadas: a sua plena validade como prova, a garantia da sua privacidade e segurança.
- Os detalhes técnicos mais significativos para a implementação de e-mails certificados numa empresa com todas as garantias.
Esta é uma visão geral do papel do correio eletrónico certificado na digitalização bem sucedida das comunicações empresariais.
Aspectos legais da utilização do correio eletrónico certificado nas empresas
Desde o advento das comunicações digitalizadas, o correio eletrónico tornou-se o principal protagonista das comunicações pessoais e profissionais. Não podia ser mais completo: imediato, fácil de utilizar e com a possibilidade de anexar todos os documentos que quisesses. Além disso, para o utilizar, só precisavas de um computador e de uma ligação à Internet.
No entanto, estes correios digitais começaram rapidamente a mostrar a sua fraqueza para uso comercial, a falta de provas convincentes para serem aceites como provas válidas em litígio e em tribunal. Esta autenticidade jurídica é resolvida por correio eletrónico certificado.
Validade jurídica probatória
O correio normal não é totalmente válido do ponto de vista jurídico, ou seja, nem sempre é admissível em acções ou em tribunal. O problema é que não há forma de verificar a sua autenticidade nos diferentes aspectos exigidos pelo Código de Processo Civil espanhol (data de envio, identidade do remetente e do destinatário e inalterabilidade do conteúdo, incluindo os documentos anexos).
São exatamente estes os problemas que são resolvidos no e-mail certificado, que recolhe e salvaguarda estes eventos de remetente, entrega (disponibilização no anfitrião de destino) e conteúdo (e-mail/HTML e/ou anexo).
O correio eletrónico certificado é tão juridicamente solvente que é admitido e reconhecido como prova de plena validade probatória legal em função das provas que reúne. Trata-se de um avanço significativo para as empresas que decidam utilizá-lo na gestão das suas comunicações jurídicas.
Mesmo no sector Mesmo no sector jurídico, o correio eletrónico certificado é uma garantia de validade legal total em todas as suas comunicações.
Proteção de dados
A garantia da privacidade e da segurança dos dados tornou-se uma prioridade para as autoridades desde a implosão das comunicações digitais. As últimas diretivas europeias sobre esta matéria, que se centram nas comunicações digitais porque são atualmente maioritárias e porque os riscos de exposição de dados privados e de problemas de segurança são muito elevados, demonstram-no facilmente.
Os e-mails certificados, geridos por um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado, garantem a conformidade com o eIDAS e o RGPD.
Esta é a realidade da a nova era das comunicações com o eIDAS2.
Regulamentos sectoriais
No entanto, as comunicações juridicamente válidas não estão apenas sujeitas a regras genéricas. Há sectores de atividade que são especialmente regulados e que exigem garantias acrescidas nestas matérias. Estamos a pensar nas companhias de seguros, nas empresas do sector da saúde ou do sector financeiro.
O correio eletrónico certificado é um veículo eficaz para combinar comunicações e pode integrar outras funcionalidades que podem ser necessárias em diferentes casos:
- Identificação e autenticação de clientes (KYC).
- Processos de assinatura: simples, avançados e qualificados.
- Escolha e certificação das provas.
- Composição documental, guarda e reconhecimento notarial.
Aspectos técnicos da utilização do correio eletrónico certificado nas empresas
Uma das razões para o boom da utilização de e-mails certificados nas empresas é a sua facilidade de implementação. Tecnicamente, o fornecedor encarrega-se de implementar a plataforma de envio, sem necessidade de alterar os sistemas de gestão da própria empresa (ERP, CRM, etc.).
No entanto, para que o serviço ofereça toda a sua versatilidade e eficácia, há critérios mínimos que devem ser respeitados.
Prestador de serviços qualificado e de confiança
Esta é a única certificação fornecida pelas autoridades competentes, no caso espanhol, o Ministério da Transição Digital e da Administração Pública.
Para a tua empresa, isto significa que os dados enviados e recebidos através das nossas aplicações serão admissíveis como prova em processos judiciais, mesmo que estejam em formato eletrónico.
Existem outras certificações e acreditações interessantes, que aumentam a solvência e a segurança da empresa que presta o serviço. Estes são alguns exemplos. Todas elas são atribuídas por organismos e instituições reconhecidos e após auditorias rigorosas aos prestadores de serviços de comunicação.
- Conformidade com a norma AENOR NIS2, demonstrando o compromisso com a cibersegurança e a privacidade.
- Certificação de Conformidade com o ENS (Esquema Nacional de Segurança), que confirma que os sistemas estão optimizados em todos os aspectos de segurança, cibersegurança e privacidade da informação. É fundamental para a contratação com as Administrações Públicas.
- AENOR ISO 22301 Continuidade do negócio. Muito interessante porque se refere à capacidade de manter ativo o serviço de comunicações em caso de emergências, catástrofes ou situações de extrema gravidade.
Estas são todas as vantagens de trabalhar com um prestador de serviços de confiança qualificado.
Plataforma omnicanal
Se realmente queres que a tua empresa optimize a sua aposta na transformação digital, recomendamos que trabalhes com um fornecedor que disponha de uma plataforma omnicanal. A grande vantagem deste sistema é que também tens outras possibilidades à tua disposição, como o Burofax postal, SMS ou Whatsapp, todos eles certificados.
Assim, é possível gerir o reencaminhamento automático em caso de não resposta e a combinação de canais de envio.
Descobre a nossa plataforma Certysign, uma solução exclusiva que colocamos à tua disposição.
No MailComms Group somos líderes em comunicações omnicanal e temos a mais alta certificação pela qualidade do nosso serviço.
Perguntas frequentes sobre os aspectos jurídicos e técnicos da utilização do correio eletrónico certificado nas empresas
A minha empresa pode apresentar um e-mail certificado como prova legal em tribunal?
Sim, desde que sejam recolhidos e armazenados os seguintes eventos certificáveis: remetente, entrega (disponibilizada no anfitrião de destino) e conteúdo (e-mail/HTML e/ou anexo).
A minha empresa cumprirá os novos regulamentos da UE em matéria de branqueamento de capitais se utilizar correio eletrónico certificado?
O e-mail certificado é uma tecnologia em conformidade com a AML6. Permite que todas as interações com o cliente ou parceiro sejam documentadas, gerando provas legais válidas para auditorias ou inspecções. Além disso, facilita a gestão do consentimento e o arquivo da documentação AML.
O que devo ter em atenção ao contratar um serviço de correio eletrónico certificado para a minha empresa?
Acima de tudo, certifica-te de que contratas um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado para a entrega eletrónica certificada, no que diz respeito à fiabilidade das comunicações.
Também é interessante dispor de uma plataforma de comunicação omnicanal, para que tenhas outras ferramentas certificadas à tua disposição (SMS, Whatsapp, Burofax).
Tenho de investir em equipamento informático ou alterar o software que tenho utilizado na minha empresa?
Não, o fornecedor encarrega-se do processo de implementação, integrando os sistemas de gestão documental mais comuns da sua empresa (CRM ou ERP, por exemplo).
A minha empresa precisa de ter uma assinatura digital?
Não, a assinatura digital é um mecanismo diferente. O que acontece é que é enviada através de um e-mail/SMS/WhatsApp certificado, pelo que a prova de e-mail é intrínseca ao teu serviço.
A utilização de correio eletrónico certificado na minha empresa significa a eliminação total dos suportes físicos?
Não, há sempre alguns procedimentos em que é conveniente ou obrigatório apresentar documentação física. Por isso, é aconselhável optar por plataformas que te permitam combinar comunicações online e offline.