Como é que o correio eletrónico certificado ajuda a minha empresa a cumprir os regulamentos legais?

Os benefícios da transformação digital das empresas são indiscutíveis em termos de facilitação das comunicações dentro e fora das fronteiras nacionais, o que constitui uma vantagem para a competitividade num mundo globalizado. No entanto, este aumento e diversificação podem ser um problema se não for assegurada a conformidade regulamentar.

Neste contexto, o correio eletrónico certificado tem-se afirmado como uma ferramenta que confere às comunicações electrónicas maior segurança jurídica, rastreabilidade e valor probatório, aspectos cada vez mais relevantes num ambiente regulatório cada vez mais exigente.

Ao contrário do correio eletrónico normal, o correio eletrónico certificado incorpora mecanismos tecnológicos que permitem a acreditação do remetente, do conteúdo da comunicação e do momento em que a mensagem é entregue ou disponibilizada.

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No âmbito deste tema, desenvolvemos os seguintes pontos:

• Porque é que as mensagens electrónicas certificadas ajudam uma empresa a cumprir a regulamentação?
• Os três principais domínios da legislação em que a conformidade é facilitada por mensagens de correio eletrónico certificadas.

Para começar, recordamos-te o que é um e-mail certificado e como é enviado.

É importante notar que não estamos a falar de e-mails comuns, mas de e-mails que passam por um processo de certificação. A diferença é a mesma, por exemplo, que a assinatura de um contrato privado entre particulares sem mais delongas, ou a verificação de uma autoridade reconhecida que certifica a autenticidade de todo o ato, dos participantes e do conteúdo do ato.

Continuando com este pressuposto, este terceiro verificador não tem autoridade por si só, mas porque é legalmente reconhecido para desempenhar esta função. É assim que devemos entender o papel do Prestador de Serviços de Confiança Qualificado na entrega eletrónica certificada, um ator sem o qual não se pode compreender a importância do correio eletrónico certificado em conformidade com a regulamentação em vigor.

A base legal do correio eletrónico certificado está enquadrada na legislação europeia, especificamente nas disposições do Regulamento (UE) 910/2014 eIDA, que regula os serviços electrónicos de confiança na União Europeia.

Em caso de litígio, as provas geradas durante o processo de comunicação podem ser apresentadas como provas electrónicas. Quando o serviço é prestado em conformidade com o Regulamento eIDAS, nomeadamente no caso dos serviços qualificados de entrega eletrónica certificada, essas provas gozam de uma presunção de integridade dos dados e de exatidão da data e da hora.

Esclarece as tuas dúvidas! As diferenças entre fornecedores qualificados e não qualificados são notáveis, aqui podes verificar.

No entanto, para além deste quadro jurídico geral sobre privacidade e segurança, existem outros tipos de regulamentos sectoriais específicos que regem determinados tipos de actividades comerciais. Para as empresas que operam em áreas especificamente regulamentadas, é essencial garantir o cumprimento destas leis para que os seus e-mails certificados tenham validade probatória em litígios legais.

Dois aspectos relacionados com a conformidade regulamentar em matéria financeira que podem afetar uma empresa são os relacionados com a segurança e a validade jurídica. Já referimos acima que ambos são assegurados por mensagens de correio eletrónico certificadas.

Mas há também uma questão específica, que se refere à Diretiva de Serviços de Pagamento 2 (PSD2) e ao branqueamento de capitais. Mais uma vez, estamos a mover-nos no ambiente da UE, um dos mais regulamentados nestas matérias. A utilização de correio eletrónico certificado pode facilitar a rastreabilidade e a acreditação de determinadas comunicações com clientes exigidas pela regulamentação financeira, reforçando a segurança jurídica e a prova documental em processos regulamentados.

Eis como o O sector financeiro beneficia da utilização de correio eletrónico certificado.

Esta é uma questão que diz respeito a todas as empresas, independentemente do seu sector de atividade, a partir do momento em que têm trabalhadores. A relação laboral dos trabalhadores com a sua empresa envolve muito mais do que a assinatura de um contrato ou, se for caso disso, o despedimento. Desde situações pessoais, como uma sanção, até acontecimentos imprevisíveis, como a necessidade de recorrer a um ERE ou ERTE, há toda uma série de notificações que devem ter validade probatória para poderem ser utilizadas em ADR ou julgamentos.

O e-mail certificado é uma forma muito eficiente de efetuar todas estas comunicações. Para além de agilizar e preservar a discrição, a sua garantia advém da acreditação do fornecedor envolvido:

• As provas geradas por um serviço de entrega eletrónica certificado podem ser utilizadas como provas electrónicas em processos judiciais e extrajudiciais e, se o serviço for qualificado, estas provas gozam igualmente da presunção de integridade, de envio pelo remetente, de receção pelo destinatário e de exatidão da data e da hora.
• A sua validade como prova legal advém dos eventos certificáveis de um e-mail certificado: remetente, entrega (disponibilização no anfitrião de destino) e conteúdo (e-mail/HTML e/ou anexo).

Por último, nesta secção da legislação laboral, importa referir que as comunicações por correio eletrónico certificado podem ser utilizadas como meio de comunicação fiável, desde que permitam a acreditação do envio, conteúdo e receção ou disponibilização da mensagem, de acordo com os requisitos estabelecidos na legislação laboral e na prática judicial.

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