Como utilizar o correio eletrónico certificado para comunicar aos empregados alterações nas políticas e regulamentos internos

Quando se fala da transformação digital das empresas, é comum concentrarmo-nos em tudo o que tem a ver com a comunicação externa com clientes, fornecedores e administrações. Sem perder um pingo de importância nestas relações, é essencial não esquecer a questão da comunicação interna.

Neste contexto, destacamos hoje o papel do e-mail certificado como mecanismo de notificações e comunicações dentro da própria empresa. Tem inúmeras aplicações e vantagens que deves conhecer.

Desenvolveremos estes pontos:

• Vantagens da utilização de correio eletrónico certificado para comunicações de recursos humanos.
• Como implementar este sistema de comunicações certificadas.
• Conselhos para a redação de mensagens digitais certificadas utilizadas nas comunicações internas.

Recordamos-te a poupança de custos e a maior eficiência do do correio eletrónico certificado em comparação com outros meios de notificação.

As comunicações internas têm lugar a diferentes níveis dentro de uma empresa. As mensagens são trocadas entre empregados com estatuto semelhante (comunicação horizontal) e entre os superiores e os seus empregados ou vice-versa (vertical descendente e ascendente).

Todos eles são necessários e importantes, mas nem todos exigem a utilização de correio eletrónico certificado; as mensagens normais são suficientes. Mais uma vez, a sinergia entre os diferentes meios de comunicação é a solução mais completa.

Estas são as diferenças diferenças entre correio normal e correio registado.

No entanto, também é verdade que existem comunicações internas particularmente sensíveis numa empresa. E entre elas, destacam-se as que tratam de questões de recursos humanos. É aqui que podes tirar o máximo partido das vantagens da utilização do correio eletrónico certificado, duas em particular:

• Segurança e proteção da informação. Todas as notificações e comunicações relacionadas com questões de recursos humanos requerem a máxima discrição e segurança dos dados tratados. Os e-mails certificados estão sujeitos a requisitos regulamentares rigorosos em termos de proteção de dados e confidencialidade (eIDAS2 e RGPD).Estas mensagens devem garantir a segurança durante todo o processo de envio e também durante o tempo em que são armazenadas. Além disso, uma das funções da certificação é atestar o envio da mensagem e a inalterabilidade de todos os dados e conteúdos.

Isto garante a confidencialidade e a proteção dos dados são asseguradas com o correio eletrónico certificado.

• Reduzir os conflitos laborais através de melhores comunicações.
  Mas a comunicação entre os empregados e o teu departamento de RH não deve ser apenas segura e confidencial. É essencial que se estabeleçam fluxos contínuos, para que as notificações cheguem rapidamente e ninguém deixe de ter acesso à informação em tempo útil. Melhora também a eficiência dos fluxos de comunicação, reduzindo o risco de erros ou alterações nos documentos.

É importante fazer a escolha certa do fornecedor de serviços de notificações certificadas para que a empresa beneficie realmente da sua utilização nas comunicações internas. Estas chaves são as melhores garantias de que poderás tirar o melhor partido destas mensagens certificadas.

• Contratar o serviço através de um prestador de serviços qualificado e de confiança, certificado pelas autoridades competentes para cumprir todos os regulamentos aplicáveis.
• Procura uma plataforma que seja compatível com os sistemas da sua empresa (ERP, CRM, ECM).
• Opta por fornecedores que ofereçam também outros tipos de serviços, como assinaturas electrónicas, serviços de bureaufax postal em linha, cartas registadas, etc., para que possas utilizá-los em caso de necessidade.
• É interessante escolher uma plataforma multicanal para permitir a utilização de todas as comunicações, incluindo os canais offline e online.

Depois de passar em revista os factores mais técnicos relacionados com a implementação de um sistema de e-mail certificado, vale a pena acrescentar algumas dicas sobre como utilizar este mecanismo de acordo com as melhores práticas. No fundo, trata-se de aplicar o bom senso, o que resultará numa maior satisfação dos colaboradores e da empresa.

• O destinatário. Certifica-te de que a mensagem é dirigida apenas às pessoas interessadas.
• Cumprimentos e despedidas: são duas regras básicas de respeito. Assim como identificares-te, mesmo que todos te conheçam.
• Assunto: não deixes esta secção em branco para que o destinatário saiba do que vais falar. Além disso, sê claro e conciso na definição do assunto.
• Corpo do texto: Utiliza um estilo simples, evitando frases longas e parágrafos intermináveis. Estrutura visualmente o conteúdo de forma a facilitar a leitura (espaços, margens, utilização de marcadores…).

Revemos as diretrizes sobre como enviar uma mensagem de correio eletrónico certificada.

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