O que é o bureaufax eletrónico: caraterísticas e vantagens

O bureaufax eletrónico é uma forma segura e eficiente de enviar documentos e informações na era digital, oferecendo vantagens como a redução de custos e de papel, bem como a racionalização de procedimentos.

O bureaufax eletrónico é utilizado em casos de cobrança de facturas, contratos e comunicações empresariais, e proporciona segurança e proteção nas comunicações electrónicas.

São enviadas através de plataformas geridas por fornecedores de serviços de confiança, como o grupo MailComms, que garantem a validade legal e a segurança das comunicações electrónicas. Para além da segurança jurídica, os prestadores de serviços de qualidade acrescentam maior eficiência e sucesso na entrega, evitando riscos como, por exemplo, envios falsos que podem levar a infecções por malware.

O e-burofax é uma forma segura e eficiente de enviar documentos na era digital, que também oferece uma melhor rastreabilidade dos documentos sensíveis enviados.

O bureaufax eletrónico é utilizado como alternativa aos bureaufaxes em linha ou em papel enviados por correio.

Trata-se de uma comunicação digital certificada, enviada por correio eletrónico, SMS ou WhatsApp, que permite ao destinatário aceder, através de uma ligação, ao documento indicado pelo remetente. Para aceder ao documento, o destinatário terá de se autenticar e ser-lhe-á pedida uma aceitação ou assinatura eletrónica para comprovar a receção do envio.

Num mundo cada vez mais digitalizado, o bureaufax eletrónico tornou-se um instrumento indispensável para garantir a segurança e a validade das comunicações. Além disso, oferece vantagens em relação aos bureaufaxes tradicionais, como a rapidez, a celeridade dos procedimentos e a economia de custos. Além disso, apresenta benefícios ambientais, reduzindo a utilização de papel e a pegada de carbono produzida durante o transporte.

• Poupança de custos em comparação com os bureaufaxes em papel.
• Redução do consumo de papel e contribuição para a proteção do ambiente.
• Agilidade nos procedimentos graças ao seu carácter imediato.
• Garantia de validade jurídica comparável à de um bureaufax em papel, desde que o bureaufax eletrónico cumpra determinados requisitos técnicos.
• Agilidade e segurança jurídica na gestão dos contratos da tua empresa com fornecedores, colaboradores e clientes.
• O envio automatizado de bureaufaxes facilita a atividade dos serviços que necessitam de fiabilidade, como as áreas jurídicas ou financeiras das empresas.

O bureaufax eletrónico oferece estas e outras vantagens em relação ao tradicional bureaufax em papel, tornando-o uma opção cada vez mais popular no meio empresarial e jurídico.

> Sabe mais sobre o burofax e o seu papel na gestão da conformidade empresarial.

A comunicação eletrónica, incluindo o bureaufax eletrónico, foi legalmente reconhecida na Europa e em muitos outros países como uma forma válida de troca de informações.

O Regulamento Europeu 910/2014, mais conhecido por eIDAS, estabelece para o serviço de entrega eletrónica certificado o quadro jurídico a aplicar a todas as comunicações electrónicas:

“Art. 43.º: Efeito jurídico de um serviço de entrega eletrónica certificado:

1. Os dados enviados e recebidos através de um serviço de correio eletrónico certificado não podem ser privados de efeitos jurídicos e de admissibilidade como prova em processos judiciais pelo simples facto de se encontrarem em formato eletrónico ou de não satisfazerem os requisitos de um serviço de correio eletrónico certificado qualificado.

Um dos elementos fundamentais do bureaufax eletrónico é a assinatura eletrónica, que desempenha um papel crucial na validade jurídica dos documentos enviados. A assinatura eletrónica serve para justificar a entrega do documento ao destinatário. Tem de ser suficientemente robusta do ponto de vista técnico para garantir que o destinatário é realmente quem diz ser. Este ponto é crucial, pois só se existirem processos de identificação que permitam verificar inequivocamente o remetente é que podemos equiparar um bureaufax postal a um bureaufax eletrónico, pois a sua entrega não será posta em causa.

Em caso de litígio, o bureaufax eletrónico fornece provas sólidas e evidências para apoiar a comunicação efectuada. A informação detalhada e certificada do envio, conteúdo, autenticação, aceitação ou assinatura e receção pode ser apresentada como prova em processos judiciais. Isto proporciona segurança e tranquilidade às partes envolvidas, ao disporem de documentação de apoio eletrónica. O seu valor probatório é maior se for enviado através da ferramenta de um fornecedor qualificado de serviços electrónicos de confiança sob a forma de entrega eletrónica certificada, como o grupo MailComms, acreditado pelo Ministério da Economia e da Transformação Digital.

O bureaufax eletrónico simplifica o procedimento de envio de documentos, uma vez que é efectuado de forma totalmente digital através de uma plataforma gerida por um prestador de serviços de confiança qualificado, como é o caso das empresas do grupo MailComms e da sua plataforma CertySign. Neste tipo de aplicação, uma vez selecionado o canal de envio (SMS, e-mail ou WhatsApp), são introduzidos os dados dos participantes e a mensagem é redigida de forma clara e precisa. Em seguida, são anexados os ficheiros a enviar, quer se trate de facturas, contratos ou qualquer outra documentação relevante que queiras disponibilizar ao destinatário.

Depois de concluíres estes passos e de reveres o conteúdo e os endereços, é altura de enviares as informações.

Uma vez enviada, o destinatário receberá uma comunicação indicando que recebeu uma notificação certificada. Para a examinar, tem de aceder à mesma através de uma ligação. Tal só será permitido se o destinatário se identificar corretamente e aceitar ou assinar que a recebeu.

O fornecedor de serviços de confiança emite um certificado que contém o traço da transmissão, capta as provas da transmissão e atesta o conteúdo enviado. O fornecedor também garante que a comunicação é segura, o que proporciona apoio jurídico em caso de litígio.

Estes certificados garantem a identificação e a autenticidade das partes envolvidas na comunicação eletrónica. A utilização de certificados digitais de confiança garante a integridade e a segurança da informação transmitida.

Graças a estes certificados, evita a usurpação de identidade e a eventual manipulação dos documentos enviados. Isto garante a validade e a autenticidade dos bureaufaxes electrónicos, proporcionando confiança e segurança jurídica.

Antes de enviar um bureaufax eletrónico, é essencial certificar-se de que a entidade através da qual o mesmo será enviado está autorizada e possui os certificados correspondentes. Desta forma, garante a validade jurídica da comunicação e evita eventuais problemas no futuro. É importante verificar a reputação e a fiabilidade do prestador de serviços de entrega eletrónica de confiança para garantir que este cumpre todos os regulamentos aplicáveis.

Existem dois tipos de prestadores de serviços de confiança, qualificados e não qualificados. A diferença entre os qualificados e os não qualificados reside no facto de, no caso dos prestadores qualificados, os seus métodos de entrega terem sido auditados pelo Ministério dos Assuntos Económicos e da Transformação Digital, cumprindo os regulamentos descritos no Regulamento Europeu 910/2014 e nas suas normas técnicas.

Um prestador de serviços de confiança qualificado oferece a tranquilidade de saber que os seus processos foram verificados e cumprem as normas da UE, como o regulamento eIDAS, o que proporciona um maior grau de proteção jurídica do que a utilização dos serviços de um prestador não qualificado, que pode ou não estar em conformidade.

Na era digital, é crucial estar atento a possíveis envios em massa de falsos e-burofaxes contendo malware. Para evitar problemas de segurança, recomenda-se a utilização de plataformas de prestadores de serviços autorizados e reconhecidos que ofereçam medidas de proteção e segurança adequadas. Desta forma, minimiza o risco de receber mensagens fraudulentas e protege a integridade das informações transmitidas.

Os preços do E-burofax podem variar em função do prestador de serviços autorizado selecionado. Antes de efetuar o envio, é aconselhável pesquisar e comparar as tarifas oferecidas pelos diferentes fornecedores para obter o melhor equilíbrio entre o preço e a qualidade do serviço.

É importante ter em conta que, apesar de os serviços de emissão de boletins electrónicos serem geralmente mais baratos do que os serviços de emissão de boletins em papel, é necessário avaliar cuidadosamente as condições e os serviços incluídos em cada oferta para tomar uma decisão informada.

O bureaufax eletrónico tem uma série de aplicações práticas em diferentes áreas, oferecendo segurança e confiança na comunicação. Estes são alguns dos casos de utilização mais comuns.

O bureaufax eletrónico é uma solução eficaz para enviar facturas e outros documentos legais de forma rápida e segura. Permite que as partes envolvidas sejam notificadas das obrigações contratuais e dos prazos de pagamento de uma forma fiável, evitando potenciais litígios ou atrasos.

No ambiente corporativo, o bureaufax eletrônico é uma ferramenta confiável de comunicação. Pode ser utilizado para o envio de mensagens importantes, comunicados e comunicações oficiais, com garantia de entrega e autenticidade do conteúdo, principalmente em situações delicadas ou sensíveis.

No domínio dos contratos e das transacções comerciais, o bureaufax eletrónico desempenha um papel crucial na prova da data de entrega e do conteúdo enviado. É especialmente útil em acordos comerciais, contratos de locação financeira e contratos de compra e venda de bens e serviços, uma vez que protege os interesses das partes envolvidas.

• Permite-te enviar facturas e documentos legais de forma rápida e segura.
• Garante a autenticidade e a entrega de comunicações empresariais importantes.
• Apresenta provas da data de entrega e do conteúdo das transacções comerciais e dos contratos.

No contexto da transformação digital, o bureaufax eletrónico é crucial na otimização e agilização dos processos de negócio devido ao seu imediatismo. Com a sua implementação, as organizações obtêm benefícios significativos ao nível da redução da utilização de papel, eficiência nos procedimentos e formalidades e maior segurança nas comunicações electrónicas.

O bureaufax eletrónico oferece uma solução sustentável ao reduzir significativamente a necessidade de documentos em papel. O envio de comunicações por via eletrónica elimina a impressão, o armazenamento físico e o manuseamento de documentos em papel, bem como a pegada de carbono associada ao seu manuseamento e transporte. Isto não só reduz os custos associados à utilização de papel, como também contribui positivamente para o ambiente, reduzindo a desflorestação, o consumo de recursos naturais e as emissões de gases com efeito de estufa.

A implementação do bureaufax eletrónico agiliza os procedimentos e formalidades comerciais e elimina o atraso associado ao envio e receção de documentos em papel. Além disso, garante maior segurança e rastreabilidade na entrega dos envios. Desta forma, agiliza os processos internos da empresa, facilita a tomada de decisões e melhora a eficiência na gestão de documentos importantes.

O bureaufax eletrónico proporciona um elevado nível de segurança nas comunicações electrónicas.
Desde que sejam utilizados certificados digitais que identifiquem as partes e que incorpore uma assinatura eletrónica robusta, que garanta a autenticidade e a integridade dos documentos enviados, pode ser equiparado a um bureaufax postal. Evita assim a possibilidade de manipulação ou falsificação. Isto cria confiança tanto no remetente como no destinatário e garante que as comunicações são legais e válidas em caso de litígio (ver também como utilizar o correio eletrónico como prova em tribunal). Além disso, a certificação de conteúdos oferece maior proteção e apoio à comunicação de informações sensíveis.