Antes de mais, é importante esclarecer o que entendemos por “Burofax” e diferenciá-lo das principais comunicações com as quais é frequentemente confundido em termos de validade jurídica. Quando falamos de “Burofax”, referimo-nos a um serviço que nos permite enviar documentos que requerem prova perante terceiros, tanto da entrega como do conteúdo. Dado o seu elevado custo, em muitos casos são enviadas comunicações mais económicas, como SMS ou correio registado. Ao contrário do “Burofax”, estes meios não podem ser admitidos como prova definitiva num julgamento.
Então, o que é que nos garante o “Burofax” e o torna uma comunicação Premium se a compararmos com as anteriores? Esta notificação acredita de forma fiável as seguintes informações: remetente da comunicação, destinatário da mesma, o resultado da sua entrega (identidade da pessoa singular ou colectiva que a recebe, e informações que justificam a razão pela qual não foi entregue, se for esse o caso), datas do estado do processamento e conteúdo completo, acreditado e certificado pelos Correios ou por um terceiro de confiança.
Se todos os pontos anteriores não forem cumpridos, a validade da prova do envio pode ser contestada. Só se todos eles forem cumpridos é que poderemos apresentá-lo num possível litígio com valor probatório total, protegido pela Lei 1/2000 do Processo Civil. Assim, as principais aplicações do “Burofax” são aquelas comunicações que podem ser susceptíveis de um possível problema legal. Entre elas, podemos mencionar a reclamação de dívidas, o cancelamento de um serviço ou a expiração ou alteração das condições de uma apólice, um contrato ou um acordo, entre outros.
Nestes casos, a empresa não pode correr o risco e decide optar por esta comunicação. Até agora, existiam duas possibilidades de entrega: utilizar a plataforma dos Correios ou recorrer a um fornecedor alternativo. Os Correos oferecem uma garantia de entrega de quase 100% dos seus envios, enquanto o serviço das plataformas alternativas se situa entre 60% e 70%. No entanto, estas últimas são mais económicas.
Depois de analisarmos ambas as alternativas, na MailTecK & Customer Comms Group já estamos a trabalhar com uma solução híbrida, capaz de oferecer as melhores vantagens das duas opções anteriores. Este “Burofax”, com uma qualidade semelhante à dos Correios, oferece um preço mais competitivo. Além disso, é uma solução multicanal e de fácil utilização (envia em poucos segundos e sem necessidade de gerar um PDF). A solução é conhecida como PostaMail. Utiliza uma plataforma proprietária, gera o “Burofax” a cores e permite até envios internacionais.
Em muitos casos, a impressão do “Burofax” continua a ser efectuada internamente, ou na própria empresa de correio, o que constitui um risco para a segurança. Quanto mais pessoas estiverem envolvidas no processo, mais inseguro ele se torna, colocando em risco a confidencialidade do conteúdo. PostaMail dispõe de um único centro de impressão que funciona com protocolos de segurança máxima certificados pela norma internacional ISO/IEC 27001 sobre sistemas de gestão da segurança da informação. Isto permite automatizar estes trabalhos e garantir a sua fiabilidade e rastreabilidade. Funciona como uma impressora integrada no computador, a partir da qual é gerada a correspondência postal (não apenas “Burofax”, mas também cartas registadas, correio administrativo, etc.) e a correspondência eletrónica. O cliente pode escolher entre os diferentes tipos de notificações certificadas oferecidas pela plataforma e escolher o serviço ideal para cada caso e cada cliente. Uma vez emitidas as comunicações, encarregamo-nos da impressão, do envelopamento, do carimbo dos correios e dos portes, bem como da sua custódia durante o período acordado com os nossos clientes.
Este tipo de plataforma representa uma poupança significativa para as empresas, ao evitar stocks de papel e ao reduzir os tempos de gestão das comunicações. Facilita também à organização a obtenção de uma série de estatísticas relativas à imputação de custos por utilizador ou custo por departamento, unidade de trabalho, centro, etc. Esta informação agiliza a gestão das despesas e a sua afetação, garantindo o controlo do processo para a empresa. Como resultado, aumenta significativamente a produtividade e pode também melhorar a sua política de sustentabilidade, optando por comunicações com menor impacto ambiental e reduzindo a sua pegada de carbono.
Deve-se notar que a solução “Burofax” oferecida pelo PostaMail está em conformidade com a Lei 34/2002 sobre serviços da sociedade da informação e comércio eletrónico, bem como o Regulamento (UE) eIDAS 910/2014 sobre identificação eletrónica e serviços de confiança. A MailTecK & Customer Comms oferece, como Prestador de Serviços de Confiança (Trusted Third Party), a certificação do conteúdo, a prova de entrega, o rastreio de todo o processo, aplicando um carimbo de data/hora para uma garantia absoluta contra qualquer variação no documento, mantendo-os todos em segurança; e permite enviar automaticamente confirmações de receção, partida para entrega, entrega ao destinatário, ou o seu regresso à origem, caso não tenha sido possível fazê-lo.