Antes de mais, é importante esclarecer o que entendemos por “Burofax” e diferenciá-lo das principais comunicações com as quais é frequentemente confundido em termos de validade jurídica. Quando falamos de “Burofax”, referimo-nos a um serviço que nos permite enviar a terceiros documentos que requerem prova de entrega e de conteúdo. Dado o seu elevado custo, são frequentemente enviadas comunicações mais baratas, como SMS ou correio registado. Ao contrário do “Burofax”, estes meios podem não ser admissíveis como prova definitiva em tribunal.
Então, o que é que nos garante o “Burofax” e faz dele uma comunicação de excelência em comparação com as anteriores? Esta notificação é uma prova fiável do facto de que as seguintes informações: remetente da comunicação, destinatário da comunicação, resultado da sua entrega (identidade da pessoa singular ou colectiva que a recebeu e informações que justifiquem o motivo da não entrega, se for esse o caso), datas do estado de processamento e conteúdo integral, acreditado e certificado pelos Correios ou por um terceiro de confiança.
Se todos os pontos acima referidos não forem cumpridos, a validade da prova de destacamento pode ser contestada. Só se todos eles forem cumpridos é que poderemos apresentá-lo num eventual litígio com todo o valor probatório, protegido pela Lei 1/2000 relativa ao processo civil. Assim, as principais aplicações do “Burofax” são as comunicações que podem ser susceptíveis de um eventual problema jurídico. Entre estas contam-se os créditos, a anulação de um serviço ou a expiração ou alteração das condições de uma apólice, contrato ou acordo, entre outras.
Nestes casos, a empresa não pode correr o risco e decide optar por esta comunicação. Até à data, existiam duas possibilidades de entrega: utilizar a plataforma dos Correios ou recorrer a um fornecedor alternativo. Os Correos oferecem uma garantia de entrega de quase 100% dos seus envios, enquanto o serviço das plataformas alternativas se situa entre 60% e 70%. No entanto, estes últimos são mais baratos.
Depois de analisar as duas alternativas, a MailTecK & Customer Comms Group está agora a trabalhar numa solução híbrida, capaz de oferecer as melhores vantagens das duas opções anteriores. Esta “Burofax”, com uma qualidade semelhante à dos Correios, oferece um preço mais competitivo. Além disso, é uma solução multicanal fácil de utilizar (enviada em segundos e sem necessidade de gerar um PDF). A solução é conhecida como
PostaMail
. Utiliza a sua própria plataforma, gera o “Burofax” a cores e permite até o envio de correio internacional.
Em muitos casos, a impressão da “Burofax” continua a ser efectuada internamente ou na própria agência de correio, o que implica um risco de segurança. Quanto maior for o número de pessoas envolvidas no processo, mais inseguro se torna o processo, pondo em risco a confidencialidade do conteúdo.
PostaMail
dispõe de um único centro de impressão que funciona com protocolos de segurança máxima certificados pela norma internacional ISO/IEC 27001 relativa aos sistemas de gestão da segurança da informação. Isto permite automatizar estas tarefas e garantir a sua fiabilidade e rastreabilidade. Funciona como uma impressora integrada no computador, a partir da qual é gerada a correspondência postal (não apenas “Burofax”, mas também cartas registadas, correio administrativo, etc.) e a correspondência eletrónica. O cliente pode escolher entre os diferentes tipos de notificações certificadas oferecidos pela plataforma e selecionar o serviço que melhor se adapta a cada caso e a cada cliente. Uma vez emitidas as comunicações, encarregamo-nos da impressão, do envelopamento, do carimbo dos correios e dos portes, bem como da sua custódia durante o período acordado com os nossos clientes.
Este tipo de plataforma representa uma poupança significativa para as empresas, pois evita os stocks de papel e reduz os tempos de gestão das comunicações. Além disso, facilita à organização a obtenção de uma série de estatísticas relativas à repartição dos custos por utilizador ou por departamento, unidade de trabalho, centro, etc. Esta informação agiliza a gestão das despesas e a sua afetação, garantindo o controlo do processo para a empresa. Como resultado, aumenta significativamente a sua produtividade e pode também melhorar a sua política de sustentabilidade, mudando para comunicações que tenham um menor impacto ambiental e reduzam a sua pegada de carbono.
É de salientar que a solução “Burofax” oferecida pelo PostaMail está em conformidade com a Lei 34/2002 relativa aos serviços da sociedade da informação e ao comércio eletrónico, bem como com o Regulamento (UE) eIDAS 910/2014 relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança. MailTecK & Customer Comms oferece como Fornecedor de serviços de confiança (Terceiro de Confiança) a certificação do conteúdo, prova de entregaa traço de todo o processo, aplicando-lhe um carimbo de data/hora para uma garantia absoluta contra qualquer variação no documento, mantendo-os todos armazenados de forma segura; e permite enviar automaticamente confirmações de receção, de partida para entrega, de entrega ao destinatário ou de regresso à origem, se não tiver sido possível fazê-lo.