Índice
- Privacidade e segurança, os dois pilares legais a garantir na implementação do correio eletrónico certificado no sector da saúde
- Aplicações de correio eletrónico certificadas no sector da saúde que garantem a conformidade regulamentar
- Perguntas frequentes sobre as aplicações do correio eletrónico certificado no sector da saúde para garantir a conformidade com os regulamentos
Um dos sectores de atividade que mais rapidamente aderiu à transformação digital é o sector da saúde. A agilidade das comunicações digitais certificadas, a sua rastreabilidade e a sua validade jurídica são benefícios que têm um valor especial num domínio tão globalizado e inovador. Mas, para além disso, ferramentas como o correio eletrónico certificado permitem-nos garantir o cumprimento do complexo e delicado quadro regulamentar em que se insere o sector da saúde.
Um tema que desenvolvemos ao centrar a atenção nestas questões:
- Como garantir a privacidade e a segurança na implementação de mensagens electrónicas certificadas no sector da saúde.
- Factores essenciais para garantir a conformidade com as normas ao implementar correio eletrónico certificado no ambiente de cuidados de saúde.
Este guia explica-te como enviar uma mensagem de correio eletrónico certificada.
Privacidade e segurança, os dois pilares legais a garantir na implementação do correio eletrónico certificado no sector da saúde
Todas as comunicações e documentos tratados no sector da saúde são particularmente sensíveis. Por conseguinte, os regulamentos relacionados com a privacidade e a segurança dos dados tratados são da máxima proteção.
A confidencialidade e a segurança das mensagens electrónicas certificadas são garantidas por vários mecanismos:
Meios técnicos
Nesta secção, deve ser destacado o papel dos prestadores de serviços de confiança qualificados. As suas plataformas devem conter sistemas de encriptação de dados, de proteção das ligações e de barreira contra ciberataques. Porque não se trata apenas de cumprir a regulamentação durante o processo de envio, mas também no armazenamento e no acesso a essas informações.
Eventos certificáveis
O correio eletrónico certificado é dotado de valor probatório devido à natureza dos factos certificáveis que recolhe e salvaguarda: remetente, entrega (disponibilizada no hospedeiro de destino) e conteúdo (tanto do correio eletrónico como do documento anexo, caso exista).
Requisitos legais
Já referimos que é importante assegurar a conformidade regulamentar ao longo de todo o processo de comunicação. A este respeito, é de salientar que uma das funções do Prestador de Serviços de Confiança Qualificado é garantir que estas mensagens de correio eletrónico certificadas são armazenadas com as mais elevadas medidas de segurança.
É o que se designa por custódia certificada, verificando que não ocorre qualquer alteração ou perda durante o armazenamento. Facilita também o acesso a esses dados e a sua rastreabilidade.
É interessante recordar como o correio eletrónico certificado é fundamental para a gestão segura dos documentos de uma empresa.
Aplicações de correio eletrónico certificadas no sector da saúde que garantem a conformidade regulamentar
Não é necessário sublinhar a peculiaridade deste sector, onde é tratada uma grande quantidade de dados altamente sensíveis e onde há um intercâmbio constante destas informações entre diferentes agentes, desde os próprios pacientes até aos profissionais ou às autoridades sanitárias e administrativas.
A transformação digital proporciona a agilidade e a fluidez destas comunicações que são fundamentais neste sector. Mas só as ferramentas digitais certificadas podem garantir a estrita conformidade regulamentar no sector da saúde.
No caso específico do correio eletrónico, a sua rapidez e rigor jurídico fazem dele um canal de comunicação extraordinário em qualquer situação que exija a documentação legal de que o centro ou o profissional de saúde cumpriu o seu dever de informar o doente ou o responsável legal em cada caso.
Estes são os principais pressupostos de tais comunicações de resultados críticos ou diagnósticos com consequências jurídicas:
- Resultados de exames com ação imediata (radiologia, laboratórios, patologia). No caso de os resultados exigirem uma ação urgente, o e-mail certificado indicará que os funcionários da saúde cumpriram a entrega da informação a tempo, especificando a data e a hora.
- Diagnósticos graves ou com repercussões legais. Ao comunicar um diagnóstico grave ou os resultados de certos testes genéticos, é essencial ter um registo da data e do conteúdo da comunicação, para o caso de o doente vir a alegar que a informação não foi comunicada ou foi comunicada tardiamente.
- Documentação de discrepâncias. Se um doente recusar um tratamento que lhe salve a vida ou assinar uma alta voluntária, o prestador de cuidados de saúde tem de enviar formalmente ao doente documentação ou avisos sobre os riscos da sua decisão. O e-mail certificado é a forma adequada, pois serve como prova do envio dessas informações em caso de litígio.
Para além destas aplicações, existem muitas outras:
- Comunicações com doentes crónicos: A gestão de doentes crónicos ou de longa duração tem caraterísticas específicas. O correio eletrónico certificado é uma ferramenta altamente recomendada para dois tipos de comunicações frequentes nesta área: Modificação de Orientações Terapêuticas e Avisos de Incumprimento.
- Comunicação com os doentes em geral: A necessidade de receber informações sobre cuidados de saúde o mais rapidamente possível é mais importante do que nunca. Com o correio eletrónico certificado, esta necessidade é satisfeita em aspectos importantes como: a notificação de resultados médicos e o envio de consentimentos informados.
- Comunicação com as autoridades: Os profissionais de saúde relacionam-se entre diferentes departamentos, com as autoridades de saúde e com as autoridades administrativas, entre outros organismos e instituições. Há situações em que estas comunicações devem ter validade legal e é aqui que é interessante utilizar o correio eletrónico certificado: Envio de documentação probatória, notificações legais ou comunicação de incidentes regulamentares.
MailComms Group é um fornecedor líder de serviços de comunicação omnicanal personalizados. Ajudamos-te a implementar soluções certificadas de e-mail e outras que facilitam a transformação digital da tua empresa.
Contacta-nos em e estudaremos as tuas necessidades de forma personalizada.
Perguntas frequentes sobre as aplicações do correio eletrónico certificado no sector da saúde para garantir a conformidade com os regulamentos
Quais são os factores determinantes para implementar o correio eletrónico certificado e garantir a conformidade no sector da saúde?
Evidentemente, contrata um prestador de serviços qualificado e de confiança, como o Grupo MailComms. O nosso sistema foi concebido para cumprir os regulamentos de proteção de dados (RGPD) e de segurança da informação (27001, 27701) na Europa, bem como outras leis internacionais semelhantes. Em termos de tecnologia, as plataformas a partir das quais os e-mails são enviados devem conter sistemas de encriptação e autenticação de dados para proteger as tuas comunicações.
A assinatura eletrónica é essencial para implementar o correio eletrónico certificado e garantir a conformidade regulamentar no sector da saúde?
A assinatura digital é um aliado extraordinário para dar plena validade à aceitação do paciente no domínio do consentimento informado em certos tratamentos médicos e farmacológicos.
Quais são os elementos essenciais que devem ser assegurados ao implementar o correio eletrónico certificado para garantir a conformidade no sector da saúde?
Deve ser assegurada a conformidade com o eIDAS2 e o RGPD em termos de segurança da identidade digital e proteção de dados, bem como com a legislação específica do sector da saúde. Isto aplica-se não só ao processo de submissão, mas também à conservação certificada dos dados.
O que é exatamente certificado através do e-mail certificado?
O correio eletrónico certificado contém os seguintes eventos certificáveis: remetente, entrega e conteúdo, que lhe conferem validade probatória. Se necessitares de um nível de autenticidade mais elevado, deves utilizar o serviço postal em linha bureaufax.
Quais são as principais utilizações do correio eletrónico certificado no sector da saúde para garantir a conformidade?
É uma excelente ferramenta em duas áreas: comunicações com os doentes ou com as autoridades que possam ter repercussões legais.
No que diz respeito aos doentes, gere todos os tipos de notificações que necessitem de segurança jurídica. Trata-se, sobretudo, de notificar resultados críticos ou diagnósticos com consequências jurídicas, como resultados de exames que exigem uma ação imediata, diagnósticos graves, para documentar discrepâncias (recusa de tratamento ou alta). É de particular interesse a gestão de doentes crónicos ou com processos de longa duração, para comunicar alterações nas orientações terapêuticas ou avisos de incumprimento.
Sem dúvida, o e-mail certificado é a opção mais robusta para qualquer situação que exija documentação legal de que o estabelecimento de saúde ou o profissional cumpriu o seu dever de informar o doente ou outra parte legalmente responsável.