En un mundo cada vez más digitalizado, la comunicación en el sector asegurador experimenta una transformación importante gracias a la adopción del correo electrónico certificado. Enviar un e-mail certificado con validez legal ayuda a que las aseguradoras interactúen con sus clientes y otros actores de manera efectiva, fehaciente y personalizada.
A continuación, veremos cómo el correo electrónico certificado ha cambiado el panorama de la comunicación en seguros y por qué su adopción es cada vez más crucial para las empresas del sector. Descubre, además, cómo enviar correos electrónicos certificados de manera ágil, sencilla y con total fehaciencia legal.
Se podría decir que el email certificado tiene su reflejo en la versión certificada del postal. Conoce en este artículo las diferencias entre correo ordinario y certificado.
O que é o correio eletrónico registado?
El correo electrónico certificado es una modalidad de e-mail que proporciona pruebas fehacientes de la entrega y el contenido de un mensaje. A diferencia del correo electrónico tradicional, un e-mail certificado incluye evidencias que pueden ser utilizadas legalmente para demostrar que un mensaje fue enviado y recibido, así como su contenido exacto.
Si comparamos un correo electrónico certificado con una carta postal certificada, el correo electrónico captura y aporta mayor volumen de evidencias, pues incluye también la certificación del contenido. Así pues, si comparamos ambos servicios, el e-mail certificado aporta inmediatez y facilidad de uso.
Además, el correo electrónico es clave a la hora de diseñar y ejecutar una estrategia mejorada de trazabilidad de documentos legales en aseguradoras.
Fornecedor qualificado e e-mail certificado
Para que um e-mail adquira a qualidade de um certificado, deve ser enviado por um prestador de serviços de confiança qualificado em entrega eletrónica, como a MailTecK e a Customer Comms do Grupo MailComms. Esta figura foi criada e regulamentada pelo Regulamento UE 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho da Europa, e é mantida na sua evolução conhecida como eIDAS2. Para melhor compreenderes o seu funcionamento, é importante saberes que
o prestador qualificado de serviços fiduciários actua como um “notário digital”. Isto significa que a seguradora envia a mensagem eletrónica certificada e personalizada através das plataformas seguras do prestador qualificado de serviços de confiança, integradas ou não nos seus sistemas, que captam a prova da comunicação entre a seguradora e o seu utilizador. Com a captação desta prova e a certificação pelo prestador, a companhia obtém um certificado válido que pode utilizar em tribunal para proteger, se necessário, os seus interesses em eventuais litígios, uma vez que prova que a comunicação aconteceu e o fez da forma como está provada: com um conteúdo específico e com interações, ou não, por parte do recetor.
Vantagens do correio eletrónico certificado no sector dos seguros
Validade e segurança jurídica
Una de las principales ventajas del correo electrónico certificado es su validez legal. Esto es crucial en el sector seguros, donde la comunicación precisa y verificable es esencial.
Desde la emisión de pólizas hasta la gestión de reclamaciones, enviar un e-mail certificado asegura que las comunicaciones importantes están debidamente registradas y pueden ser presentadas como evidencia en caso de disputas legales.
No es fácil que un correo electrónico certificado alcance la misma robustez legal que un burofax online certificado (que es un medio oficial y reconocido por los tribunales en España). Pero es cierto que, dependiendo de la relevancia de la comunicación que se tiene que realizar, este medio puede ser más que suficiente, con la normativa y la jurisprudencia en la mano. Es decir, la validez de las comunicaciones por correo electrónico, legalmente hablando, depende de que se que se envíen a través de un proveedor capaz de remitirlo de manera certificada.
Redução de custos, eficiência e sustentabilidade
O correio eletrónico certificado também oferece uma redução de custos significativa em comparação com os métodos tradicionais de comunicação. O envio de um e-mail certificado é económico e quase instantâneo. Isto não só reduz as despesas operacionais das seguradoras, como também melhora a eficiência na gestão de processos, permitindo uma resposta mais rápida às necessidades dos clientes. Além disso, ajuda as empresas a cumprir os seus objectivos ambientais, o que, por sua vez, proporciona uma imagem frequentemente desejada pelos seus clientes.
Melhorar a experiência do cliente
A rapidez e a segurança do correio eletrónico certificado contribuem para uma melhor experiência do cliente. Num sector em que a confiança e a transparência são fundamentais, enviar e receber comunicações de forma imediata e segura melhora a perceção que o cliente tem da seguradora. Os clientes podem receber as suas apólices, avisos de expiração e regularizações de sinistros de forma rápida e fiável, aumentando a sua satisfação e lealdade.
Tal como noutras indústrias, e ainda mais naquelas que são altamente regulamentadas, uma experiência positiva do cliente é fortemente influenciada pelo omnicanal. Isto é especialmente relevante no sector dos seguros, onde uma grande parte dos seus clientes são idosos que não se sentem inteiramente à vontade no mundo digital. As tecnologias que reúnem diferentes canais digitais e físicos de uma forma natural são, por conseguinte, essenciais para integrar ou, por outras palavras, não excluir determinados grupos. É aqui que entram em jogo conceitos como o phygital ou o seguro humano, nos quais o Grupo MailComms está muito empenhado. Além disso, se tivermos em conta que o mesmo segurado pode querer comunicar através de diferentes canais num determinado momento (e-mail, SMS, WhatsApp…), dispor de sistemas que permitam mudar o canal de comunicação sem perder o rasto e, finalmente, certificá-lo é cada vez mais necessário para oferecer uma verdadeira experiência multicanal.
Integração com sistemas de gestão
O correio eletrónico certificado é facilmente integrado nos sistemas de gestão de seguros (EMS), facilitando a automatização de processos e a gestão centralizada das comunicações. Esta integração permite às seguradoras manter um registo detalhado e organizado de todas as comunicações certificadas, simplificando a auditoria e a conformidade.
Casos de utilização de correio eletrónico certificado nos seguros
Como antecipámos, a necessidade ou não de certificar uma comunicação depende da sua relevância, empenho e risco para a seguradora. No entanto, num sector altamente regulado como o dos seguros, e tendo em conta a crescente proteção dos direitos dos tomadores de seguros, este tipo de comunicação é cada vez mais necessário para demonstrar, sem fissuras, o correto cumprimento da regulamentação. Por outras palavras, a certificação de uma comunicação evita riscos jurídicos e, por conseguinte, protege os interesses económicos das seguradoras. Seguem-se alguns exemplos da utilização do correio eletrónico certificado no sector dos seguros:
Emissão de apólices
Uma possível utilização do correio eletrónico certificado no sector dos seguros é a emissão de apólices para determinadas linhas de negócio altamente críticas. O envio de um e-mail certificado aquando da emissão de uma apólice garante que o cliente recebe o documento na íntegra e no formato correto, com a possibilidade de verificar a entrega e o conteúdo.
Gestão das queixas
La gestión de reclamaciones, incluidos los impagos, es otro ámbito donde el correo electrónico certificado muestra su utilidad. Enviar comunicaciones certificadas durante el proceso de reclamación asegura que todas las partes están informadas de los pasos y decisiones tomadas, lo que reduce el riesgo de malentendidos y disputas.
También puedes reclamar a su seguro de hogar a través de estos canales. Te ofrecemos un modelo de carta para reclamación de daños al seguro de hogar para tu empresa.
Notificações de expiração e renovação
As notificações de expiração e renovação de apólices também beneficiam muito com o correio eletrónico certificado. As seguradoras podem enviar lembretes e avisos de renovação de forma rápida e fiável, e podem garantir que a notificação foi recebida e recolher provas de interação dos destinatários, se tal acontecer.
Notificação de indemnização em caso de sinistro
O correio eletrónico certificado também pode ser uma boa forma de notificar o segurado do montante estimado da indemnização que irá receber por um sinistro coberto pela sua apólice.
Desafios e outras considerações
A pesar de sus numerosas ventajas, la adopción del correo electrónico certificado también presenta desafíos. La seguridad cibernética es una preocupación importante, ya que la información sensible debe ser protegida contra accesos no autorizados y ciberataques. Las aseguradoras deben implementar robustos sistemas de seguridad y estar al tanto de las normativas vigentes en materia de protección de datos.
Además, la adopción de nuevas tecnologías requiere formación y adaptación por parte del personal. Las aseguradoras deben invertir en capacitación para asegurar que sus empleados comprendan y utilicen eficazmente el correo electrónico certificado.
En este sentido, la figura de un prestador cualificado también se convierte en un aliado para garantizar los más altos niveles de seguridad posibles, al mismo tiempo que ofrece agilidad para adecuar los sistemas y las tecnologías a la rápida evolución de los ciberriesgos (y las capacidades de los ciberdelincuentes).
> Descubre cómo reducir costes operativos con la digitalización de comunicaciones legales.
> Conoce como evitar riesgos legales en contratos bancarios mediante comunicaciones fehacientes.
