O e-mail certificado é o teu aliado na tua relação com o segurado.

Num mundo cada vez mais digitalizado, a comunicação no sector dos seguros está a sofrer uma grande transformação graças à adoção do correio eletrónico certificado. O envio de um e-mail legalmente válido ajuda as seguradoras a interagir com os seus clientes e outras partes interessadas de uma forma eficaz, fiável e personalizada.

Aqui, analisamos como o e-mail certificado mudou o cenário da comunicação de seguros e porque é que a sua adoção é cada vez mais crucial para as companhias de seguros. Descobre como enviar e-mails certificados de forma rápida, fácil e com total autenticidade legal.

Podes dizer que o e-mail certificado é o mesmo que a versão certificada do correio. Sabe mais sobre as diferenças entre correio normal e registado neste artigo.

O correio eletrónico certificado é uma forma de correio eletrónico que fornece provas fiáveis da entrega e do conteúdo de uma mensagem. Ao contrário do correio eletrónico tradicional, um correio eletrónico certificado inclui provas que podem ser utilizadas legalmente para provar que uma mensagem foi enviada e recebida, bem como o seu conteúdo exato.

Se compararmos um e-mail certificado com uma carta postal certificada, o e-mail capta e fornece um maior volume de provas, uma vez que inclui também a certificação do conteúdo. Assim, se compararmos os dois serviços, o correio eletrónico certificado oferece imediatismo e facilidade de utilização.

Além disso, o correio eletrónico é fundamental para conceber e executar uma estratégia melhorada de rastreabilidade de documentos jurídicos para as seguradoras.

Para que um e-mail adquira a qualidade de um certificado, deve ser enviado por um prestador de serviços de confiança qualificado em entrega eletrónica, como a MailTecK e a Customer Comms do Grupo MailComms. Esta figura foi criada e regulamentada pelo Regulamento UE 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho da Europa, e mantém-se na sua evolução conhecida como eIDAS2.

Para compreenderes melhor o seu funcionamento, é importante saberes que o prestador qualificado de serviços fiduciários actua como um “notário digital”. Isto significa que a seguradora envia a mensagem eletrónica certificada e personalizada através das plataformas seguras do prestador qualificado de serviços de confiança, integradas ou não nos seus sistemas, que captam prova da comunicação entre a seguradora e o seu utilizador.

Com a captura destas provas e a certificação pelo fornecedor, a empresa obtém um certificado válido que pode utilizar em tribunal para proteger, se necessário, os seus interesses em eventuais litígios, uma vez que prova que a comunicação aconteceu e o fez da forma como está provada: com um conteúdo específico e com interações, ou não, por parte do recetor.

Uma das principais vantagens do correio eletrónico certificado é a sua validade jurídica. Isto é crucial no sector dos seguros, onde a comunicação precisa e verificável é essencial.

Desde a emissão de apólices até à gestão de sinistros, o envio de um e-mail certificado garante que as comunicações importantes são devidamente registadas e podem ser apresentadas como prova em caso de litígios legais.

Não é fácil para um e-mail certificado alcançar a mesma robustez jurídica que um bureaufax online certificado (que é um meio oficial e reconhecido pelos tribunais em Espanha). Mas é verdade que, dependendo da relevância da comunicação a efetuar, este meio pode ser mais do que suficiente, tendo em conta a regulamentação e a jurisprudência. Por outras palavras, a validade das comunicações por correio eletrónico, do ponto de vista jurídico, depende do seu envio através de um fornecedor capaz de o fazer de forma certificada.

O correio eletrónico certificado também oferece uma redução de custos significativa em comparação com os métodos tradicionais de comunicação. O envio de um e-mail certificado é económico e quase instantâneo. Isto não só reduz as despesas operacionais das seguradoras, como também melhora a eficiência na gestão de processos, permitindo uma resposta mais rápida às necessidades dos clientes. Além disso, ajuda as empresas a cumprir os seus objectivos ambientais, o que, por sua vez, proporciona uma imagem frequentemente desejada pelos seus clientes.

A rapidez e a segurança do correio eletrónico certificado contribuem para uma melhor experiência do cliente. Num sector em que a confiança e a transparência são fundamentais, enviar e receber comunicações de forma imediata e segura melhora a perceção que o cliente tem da seguradora. Os clientes podem receber as suas apólices, avisos de expiração e regularizações de sinistros de forma rápida e fiável, aumentando a sua satisfação e lealdade.

Tal como noutros sectores, e ainda mais naqueles que são altamente regulamentados, uma experiência positiva do cliente é fortemente influenciada pelo omnicanal. Isto é especialmente relevante no sector dos seguros, onde uma grande parte dos seus clientes são idosos que não se sentem inteiramente à vontade no mundo digital. As tecnologias que reúnem diferentes canais digitais e físicos de uma forma natural são, por conseguinte, essenciais para integrar ou, por outras palavras, não excluir determinados grupos. É aqui que entram em jogo conceitos como o phygital e o seguro humano, nos quais o Grupo MailComms está muito empenhado.

Além disso, se tivermos em conta que o mesmo tomador de seguro pode querer comunicar através de diferentes canais num determinado momento (e-mail, SMS, WhatsApp…), dispor de sistemas que permitam mudar o canal de comunicação sem perder a sua rastreabilidade e, finalmente, certificá-lo é cada vez mais necessário para oferecer uma verdadeira experiência multicanal.

O correio eletrónico certificado é facilmente integrado nos sistemas de gestão de seguros (EMS), facilitando a automatização de processos e a gestão centralizada das comunicações. Esta integração permite às seguradoras manter um registo detalhado e organizado de todas as comunicações certificadas, simplificando a auditoria e a conformidade.

Como antecipámos, a necessidade ou não de certificar uma comunicação depende da sua relevância, empenho e risco para a seguradora. No entanto, num sector altamente regulado, como é o sector segurador, e face à crescente proteção dos direitos dos tomadores de seguros, este tipo de comunicação é cada vez mais necessário para demonstrar, sem fissuras, o correto cumprimento da regulamentação.

Por outras palavras, a certificação de uma comunicação evita riscos jurídicos e protege assim os interesses económicos das seguradoras.

Seguem-se alguns exemplos da utilização de correio eletrónico certificado na indústria:

Uma possível utilização do correio eletrónico certificado no sector dos seguros é a emissão de apólices para determinadas linhas de negócio altamente críticas. O envio de um e-mail certificado aquando da emissão de uma apólice garante que o cliente recebe o documento na íntegra e no formato correto, com a possibilidade de verificar a entrega e o conteúdo.

A gestão de reclamações, incluindo o não pagamento, é outra área em que o correio eletrónico certificado mostra a sua utilidade. O envio de comunicações certificadas durante o processo de reclamação garante que todas as partes são informadas dos passos e das decisões tomadas, reduzindo o risco de mal-entendidos e litígios.

Também podes apresentar um pedido de indemnização ao teu seguro de habitação através destes canais. Propomos-te um modelo de carta de reclamação de danos ao seguro de habitação para a tua empresa.

As notificações de expiração e renovação de apólices também beneficiam muito com o correio eletrónico certificado. As seguradoras podem enviar lembretes e avisos de renovação de forma rápida e fiável, e podem garantir que a notificação foi recebida e recolher provas de interação dos destinatários, se tal acontecer.

O correio eletrónico certificado também pode ser uma boa forma de notificar o segurado do montante estimado da indemnização que irá receber por um sinistro coberto pela sua apólice.

Apesar das suas muitas vantagens, a adoção do correio eletrónico certificado também apresenta desafios. A cibersegurança é uma das principais preocupações, uma vez que as informações sensíveis devem ser protegidas contra o acesso não autorizado e os ciberataques. As seguradoras devem implementar sistemas de segurança robustos e estar cientes dos regulamentos de proteção de dados em vigor.

Além disso, a adoção de novas tecnologias requer formação e adaptação do pessoal. As seguradoras devem investir em formação para garantir que os seus empregados compreendem e utilizam eficazmente o correio eletrónico certificado.

A este respeito, um fornecedor qualificado torna-se também um aliado para garantir os mais elevados níveis de segurança possíveis, oferecendo ao mesmo tempo agilidade na adaptação dos sistemas e das tecnologias à rápida evolução dos riscos cibernéticos (e das capacidades dos cibercriminosos).

> Descobre como reduzir os custos operacionais através da digitalização das comunicações jurídicas.

> Aprende a evitar riscos jurídicos nos contratos bancários através de comunicações fiáveis.