De que tipo de assinatura eletrónica necessito para os meus processos empresariais?

Atualmente, a assinatura eletrónica de documentos é uma prática comum. Mas nem todos os processos de assinatura são iguais, nem oferecem o mesmo nível de apoio jurídico. A escolha do tipo certo pode ajudar-te a proteger a tua empresa sem dificultar a vida aos teus clientes.

Neste artigo explicamos-te, de uma forma simples, os tipos de assinatura eletrónica, a sua cobertura legal e quando é conveniente utilizar cada uma delas. Além disso, dar-te-emos algumas chaves para evitar atritos no processo e melhorar a experiência de assinatura. Vamos a isso!

De acordo com o Regulamento eIDAS (o quadro jurídico europeu que rege a identificação e os serviços de confiança nas transacções electrónicas), existem três tipos principais de assinatura eletrónica. Este regulamento visa garantir a segurança jurídica e técnica das transacções digitais em toda a União Europeia.

Os tipos de assinatura são:

• Assinatura eletrónica simples:
  • Ideal para processos de baixo risco.
  • Pode ser um clique, uma aceitação por correio ou a assinatura com um dedo num ecrã.
  • É juridicamente válido, mas oferece menos garantias em caso de litígio.
• Assinatura eletrónica avançada:
  • É mais seguro. Fica ligado exclusivamente ao signatário.
  • Requer mecanismos como a autenticação por SMS (OTP) ou a captura de dados biométricos (por exemplo, a forma como assinas com o dedo).
  • Adequado para assinar contratos e documentos importantes que implicam mais responsabilidade.
• Assinatura eletrónica qualificada:
  • A mais sólida do ponto de vista jurídico. Equivale a uma assinatura manuscrita perante um notário.
  • Requer um certificado digital qualificado emitido por um fornecedor reconhecido (por exemplo, a Fábrica Nacional de Moneda y Timbre em Espanha).
  • Muito útil para acordos com um elevado impacto económico ou jurídico.

Embora a assinatura qualificada seja a mais segura, também pode ser a mais complicada de utilizar. Porquê?

Porque requer coisas que muitos utilizadores não têm à mão: um certificado digital, instalação prévia ou passar por um processo de identificação por vídeo. Isto pode atrasar ou mesmo impedir o cliente de assinar.

Por conseguinte, a chave é equilibrar a segurança e a facilidade de utilização: escolher o tipo de assinatura que oferece apoio jurídico suficiente, mas sem criar fricções desnecessárias.

Aqui tens uma regra simples:

Pensa sempre: o que acontecerá se este documento for contestado perante um juiz? Quanto maior for o risco, maior deve ser a cobertura jurídica.

O maior desafio das assinaturas electrónicas é provar quem realmente assinou. Para isso, existem diferentes mecanismos:

• OTP (código SMS): fácil e bastante seguro.
• Identificação por vídeo: muito fiável, embora um pouco mais lenta, uma vez que implica a recolha e avaliação de dados para evitar fraudes.
• Certificados digitais: Muito seguros, mas nem toda a gente os tem.

Quanto mais rigoroso for o mecanismo de identificação, mais valor probatório tem a assinatura. Mas também pode complicar a experiência do utilizador. O truque é não exigir mais do que o necessário.

Um processo de assinatura deve ser ágil e acessível. Poder enviá-lo por correio, SMS ou mesmo WhatsApp certificado, permite que os teus clientes assinem a partir de qualquer dispositivo, sem barreiras.

O multicanal e a mudança de canal com base no comportamento do assinante não só melhoram a experiência, como também aumentam as taxas de assinaturas concluídas e reduzem o tempo.

Cada empresa é diferente. É por isso que é melhor ter um fornecedor que ofereça soluções flexíveis e que te ajude a adaptar o processo de assinatura a cada caso individual.

Encontra um aliado para te ajudar:

• Escolhe o tipo de empresa mais adequado em função do risco.
• Minimiza a fricção na experiência do utilizador.
• Utiliza diferentes canais para facilitar o processo.
• Cumpre os requisitos legais de uma forma simples.

A escolha do tipo certo de assinatura eletrónica não é apenas uma decisão técnica, mas também estratégica. É uma questão de encontrar o equilíbrio entre a segurança jurídica de que necessita e a facilidade de utilização que os seus clientes esperam.

🔐 Mais segurança ≠ melhor experiência
🎯 A melhor assinatura é aquela que se adapta ao teu processo comercial.