E-mail certificado: trazer segurança às comunicações empresariais

Uma empresa precisa manter um fluxo constante de comunicação, tanto externa quanto interna, mas os canais de transmissão devem ser ágeis e eficientes para que o sistema funcione. Mas, os canais de transmissão devem ser ágeis e eficientes para que o sistema funcione. Basta? Não! Além disso, é essencial garantir a segurança das comunicações empresariais, considerando que os dados e informações são, por vezes, extremamente sensíveis. O e-mail certificado é a fórmula mais segura, como te vamos mostrar.

Desenvolvemos o tema centrando-nos nestes pontos:

• Razões pelas quais as comunicações comerciais através de correio digital certificado são tão seguras.
• As empresas que mais beneficiam com esta segurança.
• Como reforçar a segurança nas comunicações empresariais.

Para além de seguro, o correio eletrónico certificado é fundamental para a digitalização das empresas.

Quando falamos de segurança nas comunicações empresariais, referimo-nos, em particular, a duas questões: a proteção da informação em circulação e o cumprimento da regulamentação em vigor.

Ambas as regras básicas são cumpridas para as comunicações comerciais através de correio digital certificado. No entanto, desde que o serviço seja prestado por um fornecedor qualificado.

Para além das protecções tecnológicas, a tua empresa pode otimizar a segurança aplicando protocolos simples em termos de procedimento de utilização. Não é complicado:

• Mantém o acesso às plataformas de entrega sob controlo.
• Atribui estas tarefas a pessoal que tenha recebido formação específica.
• Acompanha e monitoriza o sistema, efectuando análises regulares para detetar falhas ou atualizar soluções.

A propósito, o tamanho não é importante neste caso. Os e-mails certificados são igualmente úteis para aumentar a segurança das comunicações empresariais:

• Grandes empresas: As empresas de maior dimensão têm um grande volume de comunicações. A maior segurança e rastreabilidade dos e-mails certificados é uma grande vantagem que influencia a fluidez.
• PME: as empresas com menos pessoal e recursos beneficiam de poupanças de custos e de tempo, com a garantia de que todas as normas e diretivas relativas à proteção de dados são cumpridas.

Não percas esta informação sobre como o correio eletrónico certificado contribui para a transformação digital das PME e das grandes empresas.

Que empresa não quer implementar um meio de comunicação seguro? No caso do correio eletrónico certificado, já vimos até que ponto esta segurança é optimizada. É certamente uma vantagem de que nenhuma empresa quer prescindir. Mas é particularmente interessante para algumas áreas, entre as quais se destacam as seguintes.

Os sectores jurídico e dos seguros são mais sensíveis à necessidade de garantir a segurança das suas comunicações, sendo ambos sectores fortemente regulamentados que devem poder demonstrar com provas que cumprem determinadas regras. Nestas mensagens, processam-se contratos, fazem-se reclamações, pede-se a revisão de condições ou fazem-se notificações. Toda esta documentação exige a máxima privacidade e segurança dos dados.

Além disso, a Lei da Mediação, recentemente aprovada, dá especial relevância ao correio eletrónico certificado como meio de comunicação fiável.

Aqui tens todas as informações sobre a acreditação de acreditação das tentativas de negociação nesta nova legislação.

As empresas envolvidas em actividades financeiras também são afectadas por esta nova necessidade de meios adequados de resolução de litígios não jurisdicionais (ADR). Por conseguinte, a escolha do correio eletrónico certificado é, em alguns casos, a melhor opção para elas.

No entanto, esta não é a única razão. Há uma que os afecta especificamente, a regulamentação sobre o branqueamento de capitais. O e-mail certificado é utilizado para demonstrar que determinadas informações, que não foram alteradas posteriormente, foram enviadas e recebidas num determinado momento do processo de contratação de um produto financeiro.

Para gerir as relações laborais, é essencial garantir a privacidade das comunicações. O correio eletrónico certificado é perfeito neste aspeto, de tal forma que é totalmente seguro para gerir os casos mais sensíveis, como sanções ou despedimentos.

Para além de garantir a privacidade, fornece as provas necessárias em caso de litígio para provar que a comunicação foi efectuada nos termos exigidos por lei.

Referimo-nos mais especificamente às pessoas afectadas pelo projeto de lei sobre os serviços aos clientes. Um regulamento que obriga certas empresas (fornecimentos essenciais, transporte de passageiros, comunicações electrónicas, etc.) a ter um serviço de apoio ao cliente gratuito e acessível. O e-mail certificado cumpre todas as condições exigidas por este regulamento.

Descobre mais sobre esta Lei dos Serviços ao Cliente e a sua relação com as comunicações registadas.

Finalmente, nunca é demais ter opções para aumentar ainda mais essa segurança. Este reforço, no caso do correio eletrónico certificado, é obtido através da adição de elementos como:

• Confirmação de receção, que confirma que o correio foi recebido e lido.
• Assinatura eletrónica, Este aspeto é de particular interesse para todos os aspectos da gestão de contratos.

No Grupo MailComms garantimos-te um serviço qualificado de comunicações certificadas. Destacamos a nossa plataforma de alto desempenho Certysign.