O correio eletrónico certificado e a digitalização das empresas: a chave para uma gestão segura dos documentos

A digitalização das comunicações é a grande protagonista da transformação empresarial no século XXI. Traz imediatismo, segurança jurídica, redução de custos e total confiabilidade. Aliás, é também uma ferramenta que está alinhada com o compromisso de sustentabilidade. Dentro das diferentes soluções, o serviço de correio eletrónico certificado apresenta vantagens específicas para a gestão documental que importa destacar.

Estes são os conteúdos em que nos concentramos:

• O papel transformador do correio eletrónico certificado na digitalização das empresas.
• Melhorias na gestão dos documentos: garantias jurídicas e rastreabilidade.
• Vantagens da integração de mensagens digitais certificadas na digitalização das empresas.

Explicamos-te como enviar uma mensagem de correio eletrónico certificada.

O que é a digitalização? É a substituição de certas tarefas analógicas ou mesmo manuais por uma versão digital. Há muitas áreas da empresa em que esta transformação digital pode ser aplicada e, sem dúvida, uma das mais importantes é a das comunicações e da gestão documental.

Há anos que vemos como se pode ganhar agilidade com o envio de e-mails. Ainda mais se aproveitares a vantagem de automatizar estes processos de comunicação e até de os integrar com IA. E tudo isso é muito bom, mas faltava o elemento de segurança e a possibilidade de não alterar essas mensagens.

É este o salto qualitativo que se dá com a integração do correio eletrónico certificado. Mantém todos os benefícios acima mencionados e preenche a lacuna de autenticidade, essencial para garantir a validade legal destes e-mails, dos seus participantes e conteúdos.

Analisamos as diferenças entre o correio normal e o correio registado.

Aliás, a implementação de notificações digitais certificadas é muito simples, a tua empresa não tem de fazer um grande investimento, nem tem de mudar o seu equipamento informático ou os sistemas com que trabalha (ERP, CRM, ECM).

Certifica-te apenas de que recorres aos serviços de um prestador de serviços qualificado e de confiança, que disponha de plataformas tecnológicas que permitam uma experiência perfeita.

O correio digital certificado não deve ser analisado apenas como um instrumento de comunicação. São uma ferramenta muito interessante para melhorar a gestão dos documentos.

O que queres dizer com isso? Basicamente, não se trata apenas de enviar informações ou documentos com garantias. Trata-se também de melhorar o seu arquivo e armazenamento, bem como a forma como podem ser consultados. Desenvolvemos estes aspectos, que são realmente interessantes.

Garantias jurídicas e validade jurídica dos documentos digitais

Uma empresa assina contratos, faz orçamentos, envia pagamentos, faz reclamações, apresenta propostas a potenciais clientes… São inúmeras as actividades que têm como elemento comum a troca de documentos ou de informações. A digitalização desta troca de documentos é inútil se não puder ser utilizada em caso de reclamações ou litígios.

Com o correio eletrónico certificado, obtém dois reforços ao mesmo tempo. Por um lado, a garantia de que estes e-mails cumprem todos os regulamentos de segurança e proteção de dados em vigor. Por outro lado, estes documentos podem ser utilizados como provas fiáveis em tribunal.

Este é o valor probatório do correio eletrónico certificado em tribunal.

Controlo e rastreabilidade no envio e receção de documentos

Este é o segundo aspeto em que o correio eletrónico certificado melhora a gestão documental de uma empresa. Referimo-nos à forma como facilita o acompanhamento de cada mensagem em tempo real, para além de ter informação imediata sobre quando foi recebida e aberta.

Este controlo do tempo é importante, por exemplo, quando é necessário cumprir prazos legais.

Por último, é interessante recordar as vantagens específicas do correio eletrónico certificado como ferramenta integrada na transformação digital da tua empresa.

• Redução de custos e tempo administrativo
  Uma única pessoa, sem sair do seu posto de trabalho e sem necessidade de formação especializada, encarrega-se de todo o processo de envio do e-mail certificado. Muito mais rápido. E já sabemos que o tempo se traduz em dinheiro numa empresa.
  Aliás, uma redução de custos que se traduz na eliminação de despesas específicas como papel, tinta, transferência física ou envelopagem e portes.
• Maior eficiência e automatização do fluxo de trabalho
  A utilização de correio eletrónico certificado minimiza o risco de erros, alterações ou perda de documentos e identidades do remetente e do destinatário. Se juntarmos a isto a poupança de tempo, torna-se claro o quanto é mais eficiente e até produtivo.
• Conformidade regulamentar e proteção de dados
  A contratação de um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado garante a conformidade com o eIDAS2 e o RGPD. Lembra-te que, para obter esta qualificação, o prestador foi submetido a uma análise exaustiva por parte das autoridades competentes.

No Grupo MailComms apostamos na qualidade e na inovação das comunicações digitais. Por isso, oferecemos um serviço completo e personalizado, contacta-nos e aconselhar-te-emos as diferentes soluções.