Otimização da gestão dos contratos através de correio eletrónico certificado

Estás à procura de uma ferramenta para agilizar a gestão dos contratos da tua empresa, sem afetar a sua legalidade e com todas as garantias de segurança? O e-mail certificado é a resposta à quadratura do círculo que a maioria das empresas está a considerar.

Descobre em que consiste esta abordagem digital e automatizada, que é também uma opção mais sustentável do que o correio tradicional.

São estes os pontos que desenvolvemos neste texto:

• Três desafios principais na gestão dos contratos: complexidade, validade jurídica e questões de execução.
• As vantagens do correio eletrónico certificado: melhor rastreabilidade e mais segurança.
• Sugestões para automatizar os envios digitais certificados.

Verifica as diferenças diferenças entre correio normal e correio registado.

A globalização e a digitalização no sector empresarial provocaram uma mudança de 180º na forma como os contratos são geridos. A falta de coordenação entre os serviços, a ausência de normas e a dificuldade de controlar os prazos e os compromissos contratuais constituem desafios importantes neste domínio. Mas, acima de tudo, há dois desafios que se destacam dos restantes.

• Complexidade na gestão documental
  No dia a dia de uma empresa são celebrados inúmeros contratos. Desde tudo o que se relaciona com o departamento de Recursos Humanos até acordos financeiros ou comunicações com clientes e fornecedores.

  Outra parte essencial dos contratos empresariais é a sua relação com as diferentes administrações. O pedido de subsídios ou subvenções, a obtenção de autorizações ou licenças são situações que envolvem muitas vezes uma enorme quantidade de papelada, com o consequente risco de perda de documentos ou de alteração dos originais.

  O correio digital certificado garante a máxima fiabilidade e autenticidade. Não há necessidade de várias pessoas para tratar das formalidades e de se deslocarem fisicamente de um local para outro.

• Problemas frequentes de entrega e validade legal
  Por parte do remetente, há uma garantia absoluta da veracidade e autenticidade dos contratos em todos os seus termos. Mas, uma vez enviado, não tens qualquer controlo sobre quem o recebe e quando, ou se há alguma modificação ou falha no resto do processo.

  A menos que utilizes um e-mail certificado! Nesse caso, sabes que a receção é imediata. Claro, sem que nenhum pormenor tenha sido alterado. Portanto, trata-se de um contrato juridicamente válido.

Chaves para compreender a validade jurídica internacional das comunicações certificadas.

É importante lembrar que o e-mail certificado verifica a autenticidade do envio não só em termos de data ou identidades do destinatário e do remetente, mas também em termos de inalterabilidade do conteúdo. Outras vantagens específicas desta opção de envio de documentos não são menos importantes para uma empresa, como destacamos de seguida.

Descobre como enviar um e-mail certificado e quais as vantagens para as empresas.

Um correio não certificado ou uma mensagem de correio eletrónico não permite o mínimo controlo após o seu envio. É claro que não sabemos com certeza se ou quando chegou ao seu destino.

Mas, ainda mais importante, não podemos ter a certeza de que nenhum dado foi alterado durante o processo. Isto pode invalidar a sua utilização em caso de reclamações ou disputas legais, uma vez que não pode ser considerada uma prova fiável.

São problemas que podem ser ultrapassados com a utilização da certificação no envio de um e-mail de empresa. Com a vantagem adicional de que todas as alterações ao contrato são guardadas com as máximas garantias e com a facilidade de as localizar rapidamente.

O recurso à intermediação de um prestador de serviços de confiança qualificado implica que as autoridades ratificaram a sua conformidade com a regulamentação em matéria de comunicações seguras e de proteção de dados. Estes dois factores são decisivos para que os contratos sejam juridicamente válidos.

Pode ser reforçado com serviços adicionais, como diferentes opções de assinatura digital. opções de assinatura digital.

Quando tiveres identificado a necessidade de automatizar as comunicações jurídicas, o primeiro passo que a tua empresa deve dar é contratar um fornecedor homologado que ofereça o seu serviço de intermediação em conformidade com a regulamentação em vigor (eIDAS2 e RGPD).

Pela tua parte, é aconselhável adquirir uma certa dinâmica:

• É uma boa ideia que os empregados recebam formação informativa para que possam tirar o máximo partido das suas novas ferramentas de comunicação e gestão de documentos.
• É também uma boa ideia atualizar frequentemente, eliminando os contratos que já não são válidos e organizando o arquivo de modo a que seja fácil localizar rapidamente qualquer correspondência.