¿Buscas una herramienta con la que agilizar la gestión de los contratos de tu empresa, sin que se vea afectada su legalidad y con plenas garantías de seguridad? El email certificado es la respuesta a esa cuadratura del círculo que se plantean la mayor parte de las empresas.
Descubre en qué consiste esta apuesta digital y automatizada que, además, es una opción más sostenible que el correo tradicional.
Estos son los puntos que desarrollamos en este texto:
- Tres retos principales en la gestión contractual: complejidad, validez jurídica y problemas de entrega.
- Las ventajas del correo electrónico certificado: mejor trazabilidad y más seguridad.
- Consejos para automatizar los envíos digitales certificados.
Comprueba las diferencias entre correo ordinario y el correo certificado.
Y además, por si te resulta de interés, te ofrecemos estos contenidos
> El email certificado y la digitalización empresarial: una gestión documental seguro.
> El correo electrónico certificado y su validez legal en transacciones comerciales y contratos online.
Desafios actuais na gestão de contratos
La globalización y la digitalización en el sector empresarial han supuesto un cambio de 180º en la forma de acometer la gestión de los contratos. Son grandes desafíos en este sentido la falta de coordinación entre departamentos, la ausencia de estándares o la dificultad del seguimiento de los plazos y compromisos contractuales. Pero, sobre todo, hay dos retos que destacan sobre los demás.
- Complejidad en la administración documental
Una empresa realiza innumerables contratos como parte de su actividad cotidiana. Desde todo lo que se refiere al departamento de Recursos Humanos a los acuerdos financieros o las comunicaciones con clientes y proveedores.Otra parte esencial de los contratos empresariales pasa por su relación con las distintas administraciones. La petición de ayudas o subvenciones, la obtención de permisos o licencias son situaciones que suelen acarrear una ingente tramitación documental, con el consiguiente riesgo de pérdida de papeles o alteración de los originales.Con el correo digital certificado se consigue garantías de fiabilidad y autenticidad son máximas. No son necesarias varias personas ocupándose de los trámites y trasladándose físicamente de un lugar a otro. - Problemas frecuentes en la entrega y validez jurídica
Por parte del emisario, hay una garantía absoluta de la veracidad y autenticidad de los contratos en todos sus términos. Pero, una vez enviado, no tienes control sobre quién y cuándo lo recibe o si existe alguna modificación o fallo en el resto del proceso. ¡Salvo que uses un email certificado! En ese caso, sabes que la recepción es inmediata. Por supuesto, sin que se haya podido alterar ningún detalle. Por eso, es un contrato con validez jurídica.
Claves para entender la validez legal internacional de las comunicaciones certificadas.
O correio eletrónico certificado como ferramenta de otimização contratual
É importante lembrar que o e-mail certificado verifica a autenticidade do envio não só em termos de data ou identidades do destinatário e do remetente, mas também em termos de inalterabilidade do conteúdo. Outras vantagens específicas desta opção de envio de documentos não são menos importantes para uma empresa, como destacamos de seguida.
Descobre como enviar um e-mail certificado e quais as vantagens para as empresas.
Melhoria da rastreabilidade e do controlo dos contratos
Um correio não certificado ou uma mensagem de correio eletrónico não permite o mínimo controlo após o seu envio. É claro que não sabemos com certeza se ou quando chegou ao seu destino.
Mas, ainda mais importante, não podemos ter a certeza de que nenhum dado foi alterado durante o processo. Isto pode invalidar a sua utilização em caso de reclamações ou disputas legais, uma vez que não pode ser considerada uma prova fiável.
São problemas que podem ser ultrapassados com a utilização da certificação no envio de um e-mail de empresa. Com a vantagem adicional de que todas as alterações ao contrato são guardadas com as máximas garantias e com a facilidade de as localizar rapidamente.
Segurança e conformidade nos contratos
O recurso à intermediação de um prestador de serviços de confiança qualificado implica que as autoridades ratificaram a sua conformidade com a regulamentação em matéria de comunicações seguras e de proteção de dados. Estes dois factores são decisivos para que os contratos sejam juridicamente válidos.
Pode ser reforçado com serviços adicionais, como diferentes opções de assinatura digital. opções de assinatura digital.
Como implementar o correio eletrónico certificado na gestão de contratos
Quando tiveres identificado a necessidade de automatizar as comunicações jurídicas, o primeiro passo que a tua empresa deve dar é contratar um fornecedor homologado que ofereça o seu serviço de intermediação em conformidade com a regulamentação em vigor (eIDAS2 e RGPD).
Pela tua parte, é aconselhável adquirir uma certa dinâmica:
- É uma boa ideia que os empregados recebam formação informativa para que possam tirar o máximo partido das suas novas ferramentas de comunicação e gestão de documentos.
- É também uma boa ideia atualizar frequentemente, eliminando os contratos que já não são válidos e organizando o arquivo de modo a que seja fácil localizar rapidamente qualquer correspondência.
Perguntas frequentes sobre a gestão de contratos com correio eletrónico certificado
O correio eletrónico certificado garante o cumprimento das normas legais nos contratos?
Trata-se de um mecanismo de envio de documentos aprovado pelos tribunais e conforme previsto na alteração do n.º 2 do artigo 299.º do Código de Processo Civil, desde que recorra a um prestador de serviços qualificado. Desta forma, garante o cumprimento do IDAS2 e da Lei de Proteção de Dados.
Como é que o correio eletrónico certificado é implementado para otimizar a gestão de contratos numa organização?
É essencial que contrates um fornecedor qualificado. No entanto, podem também ser implementados serviços adicionais como a assinatura eletrónica, o aviso de receção e a identificação digital certificada. identificação digital certificada para que as garantias sejam óptimas. Também é interessante dispor de um serviço de comunicação omnicanal, para o poder complementar com outros meios de entrega, se necessário.