Vantagens da utilização de correio eletrónico certificado no sector financeiro

Não é segredo que o sector financeiro funciona sob uma lupa constante. Cada documento, cada notificação e cada movimento devem ser registados com precisão.

Neste contexto, o correio eletrónico certificado no sector financeiro não é apenas uma melhoria tecnológica, é uma resposta concreta à necessidade de comunicar com garantias, de proteger informações sensíveis e de demonstrar, sem margem para dúvidas, o cumprimento dos requisitos regulamentares.

Estes pormenores serão discutidos mais adiante:

• Porque é que o correio eletrónico certificado é tão relevante no sector financeiro. Proteção de dados sensíveis, validade legal e conformidade com os requisitos regulamentares da indústria.
• Vantagens práticas do correio eletrónico certificado para as organizações. Reduz os riscos, acelera os processos e melhora o controlo das comunicações internas e externas.
• Aplicações comuns do dia a dia. Desde avisos de contrato a confirmações comerciais.
• O que deve ter em conta ao implementar o correio eletrónico certificado na sua empresa. Escolher um fornecedor fiável, integrar bem os sistemas existentes…

Proteger as comunicações digitais não é apenas uma boa prática financeira, é uma forma de atuar de forma responsável e com visão de futuro.

O correio eletrónico certificado pode verificar tanto a identidade do remetente como a do destinatário, impedindo o acesso não autorizado e garantindo a confidencialidade. Isto é especialmente importante na gestão de contas, transacções financeiras ou dados pessoais de clientes.

Cada correio eletrónico certificado deixa um registo com data e hora e uma prova de entrega. Isto permite às instituições financeiras provar que uma comunicação foi efetivamente enviada e recebida, o que tem valor legal em qualquer litígio.

Regulamentos como o PSD2, o RGPD e a luta contra o branqueamento de capitais exigem medidas específicas de proteção de dados e de rastreabilidade das comunicações.

O correio eletrónico certificado no sector financeiro facilita o cumprimento destas obrigações legais de forma automatizada.

Lê mais para saber como este tipo de notificação certificada traz benefícios concretos para a atividade diária das instituições financeiras.

Adotar o correio eletrónico certificado significa melhorar não só a segurança do seu negócio financeiro, mas também a eficiência e o controlo operacional. Porquê? Eis o que significa:

• Reduzir os riscos de fraude e de acesso não autorizado. Cada remessa é protegida contra adulteração, garantindo que as informações cheguem apenas às pessoas certas.
• Agilidade na gestão de documentos e notificações. Ao enviar um e-mail certificado, as comunicações chegam em segundos (em circunstâncias normais), acelerando os processos.
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• Poupança de custos operacionais e administrativos. Elimina a utilização de papel, de correios físicos e reduz o tempo gasto no acompanhamento das entregas.
• Rastreabilidade e controlo das comunicações. Todos os passos do processo são registados, proporcionando uma visibilidade total de quem recebeu, abriu ou interagiu com a mensagem.

Continua a ler para saberes em que situações específicas o e-mail certificado é aplicado com sucesso.

O e-mail certificado é uma solução versátil com aplicações fundamentais no dia a dia de qualquer entidade do sector.

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• Avisa os clientes sobre as alterações das condições contratuais. Permite provar que o cliente foi devidamente informado, o que protege a instituição contra eventuais reclamações.
• Envia extractos bancários e documentação financeira. Garante a confidencialidade da informação e reduz os custos em comparação com o envio postal.
• Confirmação das operações e das autorizações. Fornece um canal rápido e seguro para registar as aprovações de transacções, investimentos ou empréstimos.
• Tratamento de queixas e resolução de litígios. Fornece provas verificáveis da comunicação, simplificando os processos legais ou internos.

Sabias que os teus e-mails podem ser uma prova importante em tribunal? Descobre como apresentá-los corretamente.

Se o que descobriste até agora te interessa para a tua empresa, toma nota de como o podes implementar.

A implementação desta solução é mais fácil do que parece, bastando seguir alguns passos fundamentais:

• Seleção de um fornecedor seguro e fiável. É essencial optar por um serviço que cumpra os regulamentos do sector e ofereça certificados legalmente válidos. De preferência, opta por uma plataforma gerida por um fornecedor de serviços de confiança QUALIFICADO.
• Os teus clientes podem necessitar de canais de comunicação alternativos ao e-mail (WhatsApp, sms, cartão postal…). Valoriza as plataformas que te permitem certificar a informação através de diferentes canais.
• Integração com os sistemas de comunicação interna. Deve ser compatível com as plataformas de correio existentes (Outlook, Gmail, etc.) e com os sistemas CRM ou ERP.
• Formação e reforço das capacidades da equipa. Para aproveitar todo o potencial do correio eletrónico certificado, é importante que os utilizadores saibam como e quando o utilizar.

👉 Validade das comunicações por correio eletrónico: chaves jurídicas que deves conhecer.

A boa notícia é que no MailComms Group oferecemos um serviço de correio eletrónico certificado que responde a todas estas caraterísticas, adaptado ao sector financeiro. A nossa solução, implementada através da CertySign, permite-te enviar e-mails com total validade legal, total rastreabilidade e máxima segurança.

Solicita a tua demonstração e dir-te-emos como o correio eletrónico certificado protegerá as tuas comunicações e optimizará os teus processos.