Em 21 de março, a MailTecK & Customer Comms organizou uma conferência em Bilbau sobre a conformidade com o novo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), que foi um grande sucesso. O evento teve como objetivo informar as organizações sobre esta alteração legislativa, bem como ajudá-las a incorporar ferramentas de comunicação eficazes para obter o consentimento explícito dos seus clientes. Durante as apresentações, foram dados vários exemplos para mostrar como obter esse consentimento através de diferentes canais, com plena validade jurídica e, acima de tudo, em tempo recorde.
25 de maio. Esta é a data-chave, como insistiu Javier Echebarría, Diretor-Geral da MailTecK e da Customer Comms. “Faltam apenas dois meses para as empresas obterem o consentimento explícito dos seus clientes, mas muitas ainda não têm conhecimento deste regulamento. As organizações que não começarem a tomar medidas para obter o consentimento dos seus clientes terão um problema real. Por exemplo, se o incumprimento for muito grave, pode implicar o pagamento de uma coima até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios global da empresa.
“Os dados são vitais para o nosso trabalho. Somos a área mais afetada da empresa. A primeira apresentação foi aberta por Joseba A. Etxebarria, professora da Universidade do País Basco, referindo-se ao Departamento de Marketing, após o que a professora universitária se manteve calma. “Adaptar-nos-emos ao novo contexto legislativo”.
Iñaki Uriarte, diretor do departamento jurídico da Adigital, deu uma palestra sobre este tema. “A principal diferença é que a responsabilização costumava ser passiva. Agora é proactivo. Além disso, temos a obrigação de documentar tudo“, sublinhou Uriarte. O advogado sublinhou, em particular, a importância de não ignorar os requisitos para solicitar autorizações. Por exemplo, os objectivos de cada pedido de consentimento devem ser indicados separadamente, o silêncio em caixas pré-marcadas não será válido ou não pode estar ligado à aceitação de um contrato.
Comunicação multicanal, a melhor solução para a contagem decrescente
As últimas intervenções foram efectuadas por diferentes membros da MailTecK e da Custommer Comms. Javier Echebarría apresentou o MailConsent, uma ferramenta eficaz para as empresas que ainda não implementaram um processo de comunicação para obter o consentimento. “Dois meses são suficientes, ou mesmo menos tempo, se utilizarmos esta solução”, disse Echebarría.
A chave do MailConsent é a comunicação multicanal, que nos permite obter o consentimento explícito de cada cliente através da integração de diferentes canais de comunicação: SMS, correio, correio eletrónico, web, Call Center, etc. “Nem todos os clientes querem receber a nossa mensagem através do mesmo canal. Por isso, vamos adaptar o Customer Journey Map a cada perfil/arquétipo de cliente para conseguirmos uma taxa de conversão mais elevada”, incentivou Moisés Fimat, consultor de TI da MailTecK & Customer Comms.
As assinaturas electrónicas facilitam a obtenção do consentimento. ” Graças ao eSignLive, a nossa solução avançada de assinatura eletrónica, podemos obter o consentimento do cliente durante um processo de fecho em linha”, afirmou Francisco Marina, consultor de pré-venda da Customer Comms.
Uma vez obtido o consentimento, a empresa enfrenta outro desafio. O MailConsent completa o círculo do novo regulamento. A revogação pode ser efectuada através do mesmo canal em que o consentimento foi solicitado, certificada e conservada durante os 5 anos seguintes.
Outro requisito do novo RGPD é ter um plano para comunicar com os clientes afectados em caso de violação de segurança, também conhecida como “Databreach”. Por este motivo, o MailConsent inclui um serviço que é rapidamente ativado em caso de violação da segurança dos dados dos clientes. Se tal acontecesse, todos os clientes receberiam avisos de informação dentro do prazo de três dias estabelecido no novo regulamento.
Para terminar o dia, Javier Echebarría referiu-se a um problema crítico enfrentado pelas empresas. ” A segurança é o cavalo de batalha de muitas organizações atualmente. Foi muito importante para nós integrá-lo na nossa solução”, disse Echebarría. “A nossa missão é ajudar as empresas a proteger os dados das pessoas que mais confiam nelas.
Após as apresentações, todos os participantes puderam colocar questões sobre este novo regulamento e receber conselhos de consultores especializados. “O dia 25 de maio está mesmo ao virar da esquina. Precisamos do consentimento dos nossos clientes agora, porque sem eles não há negócio. As empresas não podem esperar mais. Esta foi uma das citações de um dos participantes na conferência, que melhor resume a urgência e a necessidade deste processo.