Com o passar do tempo, o comércio eletrónico e a contratação à distância normalizam-se, mas por vezes o utilizador tem dúvidas quanto à validade da assinatura eletrónica. Ainda mais quando se sabe que existem os simples, os avançados e os qualificados. Algumas empresas que oferecem serviços e produtos à distância também têm as mesmas questões. Quais são as respostas? A mais curta é: São válidas as assinaturas electrónicas simples, avançadas e qualificadas que respeitem as características definidas no Regulamento (UE) n.º 910/2014 eIDAS. Mas cada uma delas tem a sua utilidade e a sua capacidade no domínio judiciário. Esta é uma parte da longa resposta que pode ler abaixo.
Junta-se a nós?
Assinatura eletrónica e digital. São iguais?
Não, não são a mesma coisa, embora sejam termos por vezes utilizados indistintamente e possam parecer sinónimos.
A assinatura eletrónica é um conceito jurídico de aceitação de conteúdo, cujo principal objetivo é atestar a vontade do signatário. O Regulamento (UE) 910/2014, conhecido como eIDAS, define as assinaturas electrónicas nas suas três variedades: simples, avançada e qualificada.
Uma assinatura digital é um mecanismo criptográfico, uma técnica de encriptação e desencriptação que modifica os dados de um documento para o tornar ininteligível para um destinatário não autorizado. Faz parte da assinatura eletrónica avançada e qualificada e garante a integridade dos dados e a identidade do emitente. A assinatura digital também significa que o remetente não pode negar que enviou a mensagem assinada.
Há um terceiro conceito que aparece por vezes: assinatura digitalizada. A definição, neste caso, é simples. Trata-se do traço de uma assinatura manuscrita convertido numa imagem após a sua digitalização ou realização num ecrã tátil. É, portanto, equivalente a uma simples assinatura eletrónica.
O regulamento eIDAS define as características comuns das diferentes assinaturas electrónicas para todos os países da União Europeia. Este regulamento surgiu com o objetivo de criar um espaço de confiança em torno das relações digitais (transacções e comércio eletrónico) entre os Estados-Membros. Duas características importantes deste regulamento são o facto de, por um lado, uniformizar a experiência, os direitos dos utilizadores e as obrigações das empresas, independentemente da sua localização no território da União. Por outro lado, o seu conteúdo não teve de ser transposto, tendo sido aplicado diretamente em todos os países da UE. Mais rápido e menos sujeito a interpretações.
2. tipos de assinatura eletrónica: simples, avançada, qualificada
O regulamento eIDAS distingue três tipos de assinatura eletrónica em função dos seus níveis de segurança, da capacidade de garantir a integridade do conteúdo assinado e da garantia de identificação do signatário.
2.1 Assinatura eletrónica simples
Esta é a forma mais fácil de um utilizador assinar digitalmente. Como tal, tem as suas vantagens e desvantagens. A primeira é a velocidade de implementação em qualquer processo e sistema. Pode ser, por exemplo, um simples clique numa página Web. Por outro lado, este sistema torna impossível a identificação inequívoca do signatário e, por conseguinte, só é adequado para questões com um risco jurídico reduzido. Um exemplo rápido é a caixa para aceitar os termos e condições gerais quando se compra um bilhete para um concerto.
2.2 Assinatura eletrónica avançada
O regulamento eIDAS estabelece: “uma assinatura eletrónica que cumpra os requisitos referidos no artigo 26. E estes requisitos são, em resumo: deve estar ligado de forma única ao signatário e permitir a sua identificação. Além disso, tem de “ter sido criada utilizando dados de criação de assinaturas electrónicas que o signatário pode utilizar, com um elevado nível de confiança, sob o seu controlo exclusivo”. e, finalmente, ter um proteção contra alterações posteriores. Quaisquer alterações que ocorram após a assinatura devem ser detectáveis.
A capacidade deste sistema para provar que o signatário é quem afirma ser é muito elevada. E o seu nível de segurança e integridade também, mas tem de ser demonstrado através de elementos como, por exemplo, carimbos de tempo ou provas, que também têm de ser guardados de forma segura.
A assinatura avançada é combinada com sistemas de identificação e autenticação digitais para satisfazer a primeira das condições do eIDAS. A sua aplicação é recomendada para processos de assinatura complexos ou com necessidade de uma garantia jurídica alargada. Entre as principais vantagens que a Customer Comms pode oferecer às empresas que nos confiam os seus processos de assinatura avançada, contam-se as seguintes
- Segurança
- Elevada taxa de conversão: geramos confiança no signatário graças à conceção de um processo de assinatura personalizado que respeita sempre a marca da empresa. Isto traduz-se numa redução das taxas de abandono nos processos de recrutamento.
- Capacidade de integrar a assinatura em qualquer tipo de processo, de forma a procurar a melhor experiência para o utilizador.
- Eficiência e produtividade para a empresa e para o signatário
- Redução de custos
- Processos de recrutamento simplificados e personalizados.
- Conformidade regulamentar garantida
- Garantia de inviolabilidade e integridade dos documentos assinados e recolha de provas.
2.3 Assinatura qualificada
“A assinatura eletrónica qualificada tem um efeito jurídico equivalente ao de uma assinatura manuscrita”. E se se basear “num certificado qualificado emitido num Estado-Membro, será reconhecida como assinatura eletrónica qualificada em todos os outros Estados-Membros”. É isto que o eIDAS assinala no artigo 25.
Este tipo de assinatura eletrónica tem, por conseguinte, as mais elevadas garantias jurídicas e vai até à inversão do ónus da prova. Para a sua realização, devem estar envolvidos um certificado qualificado e um dispositivo de criação de assinaturas qualificado, para além de sistemas que assumam as características exigidas para as assinaturas electrónicas avançadas.
O nível jurídico da assinatura qualificada é o mais elevado, mas também a sua complexidade técnica e a sua integração nos sistemas e processos de assinatura das empresas. Este sistema é amplamente utilizado, por exemplo, nas relações dos signatários com as administrações públicas ou, num caso reconhecido por todos, com a Agência Tributária. Mas estes não são, de forma alguma, casos de utilização únicos, e algumas plataformas, como a nossa, oferecem-no para casos em que é necessária uma segurança jurídica extrema.
3. Assinaturas electrónicas: escolher um fornecedor
A implementação de uma solução de assinatura eletrónica é um dos passos mais importantes para um processo de transição digital bem sucedido na empresa. Por conseguinte, é importante escolher um fornecedor que lhe permita integrar de forma segura nos seus sistemas uma ferramenta capaz de se adaptar aos diferentes níveis de assinatura necessários para os seus acordos com empregados, clientes e fornecedores.
Na Customer Comms, oferecemos às empresas uma solução de assinatura completa que se adapta às necessidades de cada processo comercial. Esta solução baseia-se em tecnologia própria, a nossa plataforma CertySign, e complementa e orquestra tecnologias de terceiros para criar a cerimónia de assinatura mais adequada a cada caso.
A nossa solução permite lançar, rastrear, certificar e salvaguardar processos de assinatura simples, avançados ou qualificados, complementando-os com processos de verificação de identidade e autenticação que os tornam ainda mais robustos. E fá-lo com agilidade na implementação, redução de custos, otimização da experiência do utilizador, redução de papel e maior segurança, tanto a nível legal como de minimização de erros.
Esta plataforma, denominada CertySign, combina vários aspectos: o da
conformidade
a conformidade, tendo em vista o regulamento eIDAS, a garantia jurídica enquanto prestador de serviços electrónicos qualificado e de confiança e a experiência do utilizador (quer se trate de clientes, fornecedores ou empregados) são três delas.
4. Inovação: Sala de Assinatura Virtual.
Assinatura eletrónica de documentos com “fator humano
A nossa sala de assinatura virtual é uma plataforma inovadora que permite-lhe incluir o fator humano na assinatura à distância de contratos complexos, através de sessões de videoconferência guiadas e seguras entre os signatários e os profissionais da sua empresa, com a possibilidade de prestar aconselhamento em tempo real.. A modalidade de assinatura eletrónica escolhida por cada empresa está perfeitamente integrada na sessão, bem como o sistema de identificação e autenticação das pessoas que têm de assinar.
A utilização desta plataforma é particularmente adequada para a assinatura de acordos em que é necessário ou desejável um aconselhamento personalizado ou o envolvimento de terceiros. Por exemplo, em vendas de casas, empréstimos hipotecários, apólices de seguro complexas ou acordos em que os advogados também estão envolvidos.
A Sala de Assinatura Virtual oferece um novo conceito de experiência do utilizador para este tipo de operações complexas, que se traduz em elevados níveis de conclusão, e que oferecemos através do nosso parceiro OneSpan.