A assinatura eletrónica no sector da Prevenção de Riscos Profissionais: uma ferramenta fundamental para a automatização dos processos de contratação.

A assinatura eletrónica no sector dos riscos profissionais na era digital.

A era digital veio para ficar de vez, e esta é uma realidade que se está a tornar cada vez mais acentuada. Toda a revolução digital está a transformar clara e profundamente os hábitos, a linguagem, a vida e os costumes de muitas pessoas, criando uma nova cultura, “a cultura digital”. Esta transformação traduz-se em novos comportamentos e necessidades dos nossos clientes, que são agora cada vez mais digitais.

Além disso, toda esta barragem tecnológica constitui um desafio para as empresas, que devem assimilar conhecimentos, atitudes e competências neste ambiente digital para tirar partido das oportunidades que ele oferece. Não há dúvida de que a era digital oferece muitas vantagens à sociedade e às empresas que são capazes de se adaptar a esta nova situação. Maior eficiência, economia de custos, maior disponibilidade de informação ao cliente, economia de papel, proteção ambiental ou otimização de recursos são algumas delas.

Não há dúvida de que o impacto da tecnologia nas empresas tem sido cada vez mais importante nos últimos anos, uma vez que a utilização de novas tecnologias tornou as empresas cada vez mais competitivas. Isto significa que as organizações que não incorporam inovações tecnológicas correm o risco de ficar para trás.

Transformação digital: uma nova realidade para as empresas

Para as empresas, esta nova era traduz-se em duas palavras-chave: transformação digital. Porque a mudança não é um caso isolado, nem vai ficar por aqui. Num ambiente em que a disrupção tecnológica está destinada a assumir o controlo, as empresas, independentemente da sua dimensão, têm apenas duas opções: transformar-se digitalmente ou preparar-se para, mais cedo ou mais tarde, desaparecer.

Atualmente, a tecnologia e tudo o que é digital não é apenas transversal, mas também estratégico. Por conseguinte, os gestores e líderes das empresas devem ser os primeiros a liderar esta nova fórmula. Para tal, devem começar por se questionar: como é que a minha empresa vai competir neste novo ambiente?

Não basta ser estratégico, é preciso também ser rápido. Se os paradigmas empresariais anteriores permitiam que as decisões fossem tomadas de forma lenta e calma, o ambiente digital veio alterar tudo isso. A disrupção atual está em pleno andamento, pelo que as decisões têm de ser tomadas rapidamente e, acima de tudo, as empresas têm de estar preparadas para esta mudança.

A utilização das novas tecnologias no sector da prevenção: as assinaturas electrónicas

Muitos sectores adaptaram os seus sistemas e recursos a esta nova realidade. O sector da prevenção dos riscos profissionais é mais um sector que deve adaptar-se a esta era digital. É por isso que a MailTecK & Customer Comms está a levar a cabo um projeto com empresas de prevenção para automatizar e otimizar os seus processos de recrutamento, gerando poupanças de custos e oferecendo um valor acrescentado aos seus clientes.

Atualmente, os problemas que se colocam quando uma empresa decide contratar a prevenção dos riscos profissionais com uma empresa deste tipo podem ser resumidos da seguinte forma:

• Falta de segurança jurídica no tratamento. Muitos dos contratos são devolvidos por correio eletrónico com uma assinatura digitalizada.
• Falta de facilidade de utilização para o cliente, uma vez que, em muitos casos, o processo demora mais de um mês.
• Falta de eficácia na gestão de documentos. Tudo é feito em papel.
• Falta de inovação tecnológica.

A nossa experiência em muitos sectores, como a banca, os seguros ou os serviços públicos, permitiu-nos implementar processos de assinatura eletrónica, proporcionando-lhes maior segurança jurídica, automatização de processos, armazenamento, custódia e recuperação.

Estudo de caso

Vejamos um exemplo do que acontece atualmente e o que aconteceria se a assinatura eletrónica oferecida pela MailTecK & Customer Comms fosse utilizada. Uma empresa com dois empregados pretende contratar um serviço de prevenção. A empresa de prevenção envia-lhe o contrato por correio eletrónico e diz: ” Por favor, imprima-o, assine-o em duplicado, digitalize-o, devolva-o por correio eletrónico e envie-nos o original para o seguinte endereço e nós devolveremos a sua cópia devidamente assinada pelo serviço de prevenção. Isto representa um desperdício de tempo e recursos na impressão, digitalização, correio eletrónico e envio de um documento que já se encontra disponível em formato digital.

Agora imagine que a empresa clicou no e-mail que lhe foi enviado pela empresa de prevenção, abriu um sítio Web e clicou novamente para assinar. O contrato seria assinado em segundos, com um certificado que atestaria a transação.

Vantagens das assinaturas electrónicas

Então, quais são as vantagens para um serviço de prevenção e para o cliente ao assinar um contrato ou qualquer outro documento através da assinatura eletrónica?

• Para a empresa de prevenção, isto significa uma economia de custos comerciais, administrativos e de tempo, bem como um aumento considerável da produtividade.
• Para o cliente, implica um esforço mínimo para a empresa, do ponto de vista da usabilidade ou da experiência do cliente, o que lhe permite assinar o contrato a partir de qualquer dispositivo, seja telemóvel, tablet ou computador, e de forma imediata.

Para mais informações, contacte-nos e iremos disponibilizar-lhe um especialista em assinaturas electrónicas para acelerar os processos de aquisição da sua empresa.