E-mail certificado no sector do comércio: como utilizá-lo como prova legal e reforçar a sua validade

As empresas do sector do comércio baseiam uma parte essencial da sua atividade no estabelecimento de propostas e acordos com os seus fornecedores e clientes. Estas negociações precisam de ser comunicadas com ferramentas ágeis, mas salvaguardando sempre a sua validade legal, caso tenham de ser apresentadas como prova num julgamento no sector do comércio. O correio eletrónico certificado é uma ferramenta excecional para estas situações.

Desenvolveremos este tema nos pontos seguintes:

• Porque é que os e-mails digitais certificados são válidos como prova num julgamento comercial?
• Tipos de comunicações em que o correio eletrónico certificado é mais útil como prova legal em litígios comerciais.
• Ferramentas de reforço para maximizar o valor jurídico das mensagens de correio eletrónico certificadas como prova em litígios comerciais.

Será que o papel vai desaparecer como meio de prova nos tribunais que tratam de questões comerciais? Muitas empresas do sector comercial colocam-se esta questão e, na ausência de uma resposta unânime, preferem continuar a utilizar o formato tradicional dos documentos em papel para todas as suas transacções.

No entanto, apesar de todas estas vantagens das ferramentas de comunicação digital, há quem coloque o aspeto jurídico em primeiro lugar. Querem ter a certeza de que as suas negociações e acordos comerciais comunicados através de canais digitais podem ser apresentados como provas concretas em tribunal.

Pois bem, argumentamos porque é que o correio eletrónico certificado garante plenamente esta validade jurídica. Em primeiro lugar, porque foi introduzida uma alteração ao Código de Processo Civil (artigo 299.º, n.º 2), que inclui estes suportes como prova com valor legal em julgamento, desde que cumpridos estes critérios:

• Assegura a integridade e a inalterabilidade do conteúdo e de todos os dados.
• A data e a hora de envio podem ser controladas e verificadas.

Estes requisitos são cumpridos para os envios postais digitais certificados, desde que sejam efectuados por um prestador de serviços fiduciários qualificado, aprovado para desempenhar esta função pelo Ministério da Transformação Digital e da Função Pública.

Esta aprovação significa que os dados enviados e recebidos através destas aplicações serão admissíveis como prova em processos judiciais, mesmo que estejam em formato eletrónico, uma vez que tudo é produzido em conformidade com o Regulamento (UE) 910/2014 eIDAS.

Se quiseres saber em profundidade o valor legal do e-mail certificado num processo judicial, podes ler o nosso artigo específico. E se precisares de saber como o apresentar como prova num julgamento, o nosso guia prático passo a passo explica-te tudo.

A tua empresa pode ter a certeza de que pode digitalizar as suas comunicações jurídicas utilizando o correio eletrónico certificado para este tipo de notificação:

• Apresentação e aprovação dos orçamentos. É uma forma muito ágil e acessível para este tipo de intercâmbios, em que muitas vezes são feitas modificações ou consultas e são necessárias respostas rápidas. Não nos esqueçamos de que, em muitas ocasiões, trabalhamos com prazos ou datas limite.
• Avisos de expiração ou alteração de cláusulas. Mais uma vez, trata-se de comunicações em que a pontualidade é fundamental, uma vantagem indiscutível das comunicações digitais certificadas em relação às convencionais.
• Gestão da faturação. As dívidas não pagas podem ser reclamadas por correio eletrónico certificado e, em caso de litígio, podes apresentá-lo em tribunal e fazer com que seja admitido como prova.
• Processamento do refinanciamento. Tudo isto pode ser feito com mensagens de correio eletrónico certificadas, que podem ser apresentadas como prova se algo correr mal e tiveres de comparecer perante um juiz.

Ainda não estás convencido da validade destes e-mails nos tribunais comerciais? É interessante para ti conhecer algumas ferramentas que reforçam e maximizam este valor probatório.

Integrá-las no seu serviço de comunicações certificado é simples, pelo menos no Grupo MailComms, onde oferecemos sempre um serviço completo e abrangente. Referimo-nos, em particular, à utilização de tecnologias avançadas de encriptação e autenticação. Especialmente para as médias e grandes empresas, uma gestão com a máxima segurança e em conformidade com a legislação mais rigorosa em matéria de proteção de dados (eIDAS e RGPD).

Certysign é a plataforma tecnológica exclusiva do Grupo MailComms para a gestão das tuas comunicações digitais com garantia de cumprimento de todas as normas obrigatórias.