Correio eletrónico certificado versus outros meios de notificação: análise dos custos e da eficácia

Não se trata de uma questão de preferência pessoal, nem de ser mais ou menos adepto das inovações tecnológicas. A realidade é que incorporar um serviço de correio eletrónico certificado como mecanismo de comunicação numa empresa traz benefícios demonstráveis. Analisamos mais de perto dois aspectos cruciais: eficiência e custo.

Estas são as chaves que explicamos neste artigo:

• O que é uma mensagem de correio eletrónico certificada e qual a sua diferença em relação a outras formas de notificação.
• Comparação de custos entre o correio registado digital e o correio normal.
• As suas vantagens na racionalização dos processos e na otimização dos resultados.

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Todos nós conhecemos o correio eletrónico que, pela sua simplicidade e rapidez, faz parte do nosso quotidiano pessoal e profissional. A certificação acrescenta uma verificação da autenticidade de todos os dados que fazem parte dessa mensagem:

• Identifica o remetente e o destinatário.
• A datação do correio: a hora e a data em que é enviado, recebido e aberto é garantida.
• A inalterabilidade do corpo da mensagem e dos documentos anexos.

Independentemente do suporte, a diferença entre um e-mail certificado e um e-mail normal é que não há autenticação dos dados. Isto significa que não tem valor probatório legal, uma vez que pode ter sido alterado em qualquer ponto do processo.

O que interessa não é renunciar a qualquer fórmula, mas escolher a mais eficaz em cada caso. Assim, as notificações ordinárias podem ser reservadas para as comunicações informais. Todas as que requerem segurança, confidencialidade e validade jurídica devem ser efectuadas através da certificação digital.

Outra comparação interessante pode ser feita entre o serviço postal em linha e o correio eletrónico registado. O primeiro combina o tratamento digital e a entrega física. Por conseguinte, deve ser reservado para as ocasiões em que é necessário enviar documentos físicos.

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A transformação digital é já uma realidade na sociedade, tanto a nível pessoal como empresarial. Naturalmente, as comunicações electrónicas são um elemento essencial no centro desta mudança.

São muitos os argumentos que justificam a melhoria da integração deste mecanismo de envio de mensagens digitais certificadas. Passemos agora a uma análise dos custos.

Custos diretos: impressão, envio e manuseamento

As comunicações digitais implicam uma poupança total em termos de custos de impressão (papel, tinta) e também de custos de envelopagem ou de embalagem (material de embalagem e portes). Há mesmo situações em que tem de haver uma transferência física das pessoas que preparam estas notificações físicas.

Outras questões não menos importantes estão relacionadas com a gestão e o armazenamento físico dos documentos.

Custos indirectos: tempo, recursos e riscos associados

Seria um eufemismo considerar apenas que há uma poupança direta se escolheres o correio eletrónico em vez do correio postal ou físico. Há uma série de outros elementos que, indiretamente, conduzem areduções de custos interessantes.

O tempo estaria no topo destas poupanças, porque a sua importância é indiscutível. O teletrabalho, os horários intensivos ou a anunciada redução do horário de trabalho são os melhores exemplos de como as empresas e os trabalhadores valorizam hoje o seu tempo. Com comunicações electrónicas certificadas, não há necessidade de perder tempo com tarefas acessórias.

Além disso, esta automatização reduz o risco de erros, em pontos importantes como os dados de identificação ou as datas. Também não há risco de perda de documentos, uma vez que estes não têm de ser manuseados fisicamente.

Lembra-te que isto vai para além de poupar dinheiro, tudo isto tem impacto na melhoria da produtividade. Por outras palavras, não se limita a subtrair itens, acrescenta benefícios.

E para além dos custos monetários, pensemos no compromisso com a sustentabilidade. Já na mente de quase todas as empresas, os suportes digitais oferecem uma redução significativa em termos de utilização de papel e de emissões de CO2 associadas ao seu transporte físico.

Descobre porque é que o correio registado faz a diferença em relação ao correio normal: aprende a melhorar a segurança e o controlo das tuas expedições.

Uma vez confirmados os benefícios da redução de custos da implementação do correio digital certificado, é altura de realçar outras vantagens não menos importantes.

• Automatização e rastreio em tempo real
  A rastreabilidade das mensagens electrónicas certificadas é total e ocorre em tempo real.
  Além disso, em caso de problemas na receção, podem ser automatizados outros tipos de envio, como SMS ou via WhatsApp, ou mesmo por correio. Assim, com um único gesto, garante a receção da mensagem independentemente do canal utilizado.
  É assim que as comunicações jurídicas são automatizadas com o correio eletrónico certificado.
• Integração com sistemas internos e fluxos de trabalho
  Estas comunicações agilizam todo o processo. A preparação e o envio podem ser feitos pela mesma pessoa, sem interferência nos fluxos de trabalho, pelo contrário, são facilitados.
  Mas, para além disso, as plataformasintegram-se perfeitamente com os sistemas que a empresa já possui (ERP, CRM, ECM).
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• Impacto na satisfação e confiança dos clientes
  A utilização de um sistema de envio imediato de mensagens, que preserve a confidencialidade, cujo risco de erros seja mínimo e que seja válido como prova fiável, é uma excelente carta de apresentação aos seus clientes.
  Sentem que são atendidos de forma rápida, eficaz e pessoal, com total confiança na discrição das comunicações. Sem dúvida, uma contribuição muito positiva para a imagem da tua empresa.

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