Vantagens da utilização do correio eletrónico certificado para a gestão de documentos e contratos nas empresas

A gestão documental é uma parte intrínseca da atividade empresarial. Independentemente do sector em que uma empresa opera, é sempre essencial tratar de contratos, orçamentos, reclamações ou notificações laborais.

O e-mail certificado é uma resposta de comunicação para as empresas do século XXI. Um sistema de envio imediato de documentos, com plena validade legal e que reduz custos e tempo. Explicamos as vantagens de o incorporar na tua empresa.

Concentramo-nos nos aspectos mais relevantes:

• Vantagens de efetuar a gestão de documentos comerciais através da certificação das tuas mensagens de correio eletrónico.
• Tipos de contratos que podem ser geridos por correio eletrónico certificado.
• Conselhos sobre como incorporar o buromail na entrega de documentos da tua empresa.

Sabes como enviar um e-mail certificado? Nós mostramos-te passo a passo.

Parece impraticável continuar a confiar no papel e no correio normal como a única forma de continuar a gerir os documentos numa empresa. Nestes tempos de digitalização, o que pode impedir uma empresa de tirar partido da rapidez e da comodidade dos meios electrónicos?

A preocupação mais generalizada tem a ver com a delicada questão da legalidade. Este aspeto é fundamental. A gestão documental numa empresa implica que se garanta a autenticidade e a inalterabilidade de qualquer documento. É essencial que seja válido aos olhos da lei e que possa ser utilizado como prova fiável em qualquer área em que seja reclamado.

Confirma aqui o valor probatório do correio eletrónico certificado num tribunal.

Todos estes elementos estão presentes se utilizares o correio eletrónico certificado. De facto, o resumo dos benefícios da implementação do correio eletrónico certificado não podia ser mais claro:

• Seguimento e rastreabilidade
  Não só recebe a confirmação de que a mensagem foi recebida, como também tem acesso a todos os passos do processo, uma vez que tudo fica registado. Conhecimento em tempo real para que tenhas o máximo controlo.
• Segurança e inviolabilidade
  A supervisão de todos os detalhes das comunicações electrónicas certificadas está a cargo de um terceiro externo. A presença deste fornecedor, melhor qualificado, verifica que nenhum dado foi alterado, bem como identifica as partes. Além disso, trabalha sob as diretrizes do quadro geral do RGPD e do IDAS2, o que implica a máxima segurança e privacidade das comunicações e das partes envolvidas nelas.
• Acesso e preservação
  Os documentos são armazenados com as máximas garantias de inalterabilidade e com todas as suas informações juntas. Por outras palavras, qualquer modificação de um contrato ou notificação relacionada é armazenada no mesmo ponto. Deste modo, é muito mais fácil consultar qualquer dado e não perder informação. Também torna mais rápida e fácil a sua localização.
  Finalmente, esta custódia segura é mantida durante o tempo que a empresa decidir ou durante o tempo legalmente necessário.
• Simplificação da gestão de documentos
  Os procedimentos digitais são mais simples e mais rápidos. Só precisas de um computador e de acesso a um serviço de comunicações. Uma pessoa gere tudo. Isto tem vantagens muito interessantes para a tua empresa. Para começar, reduz o risco de erros ou extravios. E, claro, poupa tempo e custos.

Não importa o sector em que a tua empresa opera. Nem a sua dimensão ou volume de negócios, pois o custo da utilização de meios electrónicos certificados para a gestão de documentos é acessível a todos os orçamentos. Além disso, para as pequenas empresas, as economias de custos, de tempo e de pessoal envolvidas são mais do que compensadoras.

Neste ponto, resta apenas um aspeto a destacar, a sua versatilidade, todas as aplicações deste sistema de mensagens na atividade da tua empresa. De facto, basta dizer que pode ser utilizado para enviar qualquer documento. No entanto, para ser mais preciso, o nível máximo de fiabilidade é alcançado com o bureaufax postal online.

Normalmente, neste tipo de contrato, é dada prioridade ao correio eletrónico certificado:

• A direção do serviço de recursos humanos. É válido para todas as notificações, desde o próprio contrato ou despedimento, até sanções ou avisos de alteração.
• Avisos de alteração ou de rescisão de contratos.
• No domínio financeiro: apresentação de orçamentos, envio de informações, extractos bancários, confirmação de transacções e reclamações.
• Comunicações com as administrações públicas.
• Relações com clientes e fornecedores, incluindo a evolução das condições comerciais.

Existem diferenças entre o e-mail certificado e o bureaufax postal online? Esclarece as tuas dúvidas!

Por esta altura, é normal que tenhas consciência de como é vantajoso para uma empresa automatizar as suas comunicações jurídicas. Para dar o último passo, pensamos que seria interessante dar-te algumas dicas sobre como fazer esta integração da forma mais eficiente para os teus interesses.

• Estuda a atividade documental da tua empresa para escolheres o serviço de comunicações electrónicas certificado que melhor se adapta às tuas necessidades.
• Considera a possibilidade de optar por comunicações multicanal. Com um único fornecedor, tens acesso à certificação de diferentes formatos, como o e-mail, SMS, bureaufax ou Whatsapp.
• Reforça a validade jurídica da gestão de documentos escolhendo entre os diferentes tipos de assinatura eletrónica.

No Grupo MailComms, dispomos de uma plataforma completa, CertySign, para te facilitar a gestão dos teus e-mails certificados. Entre outras opções, permite-te selecionar o nível de autenticidade legal que necessitas para cada mensagem.