Certificado digital para empresas: para que serve e como obtê-lo?

A digitalização dos processos comerciais conduz a novos requisitos de segurança e autenticação no mundo das transacções em linha. Um dos elementos-chave neste contexto é o certificado digital para empresas. Se quiseres saber mais detalhadamente o que é o certificado digital e para que serve, aqui falamos-te dele.

Um certificado digital é um documento eletrónico fundamental que garante a identidade de uma pessoa singular, pessoa colectiva ou entidade na Internet. Mas qual é a finalidade específica de um certificado eletrónico? No caso das empresas, serve como prova de identidade em plataformas digitais e serviços governamentais. Este documento digital inclui informações como o nome da empresa, a sua chave pública e a assinatura de uma entidade certificadora, que valida a sua autenticidade. Permite ainda que a informação seja encriptada, garantindo que qualquer dado enviado ou recebido é seguro e apenas acessível pelo destinatário legítimo. → Conhece a validade e as vantagens da assinatura digital de contratos.

Agora que já sabes o que é um certificado digital e para que serve, toma nota de todas as suas vantagens:

• Segurança nas transacções digitais. Na execução de transacções online, um certificado deste tipo permite a verificação da identidade digital da empresa da empresa, o que reduz o risco de fraude e garante a troca confidencial de dados.
• Eficiência na gestão de documentos. Um certificado eletrónico acelera muitos procedimentos e elimina a necessidade de impressão e de deslocação.
• Acesso a serviços e plataformas governamentais. Atualmente, muitos serviços digitais oficiais requerem um certificado digital como meio de acesso seguro. Isto permite que a empresa interaja com a administração por via eletrónica e realize procedimentos relevantes, como a declaração de impostos, a consulta de dados fiscais ou a apresentação de candidaturas.
• Conformidade legal. Em alguns casos, ter um certificado digital é um requisito legal para determinadas actividades, garantindo a conformidade da empresa com as normas em vigor.

De acordo com o Portal de Governo Eletrónico do Governo de Espanha, os certificados electrónicos são classificados principalmente de acordo com a identidade que representam e o âmbito de aplicação.

• Depende do tipo de identidade:
  • Certificados de pessoa singular. Identificam uma pessoa e são úteis para transacções pessoais, embora possam ser utilizados em ambientes profissionais.
  • Certificados de entidade jurídica. São utilizados para identificar organizações, tais como empresas e administrações.
  • Certificados de entidades não constituídas em sociedade. Permitem verificar a identidade de entidades não jurídicas, nomeadamente nas comunicações fiscais.
• Depende do âmbito de aplicação. Servidor, sócio da empresa, representante, selo da empresa, certificados de nota fiscal eletrônica, entre outros.
• Depende do tipo de armazenamento. Podem ser certificados de software ou de hardware.

Uma vez esclarecido para que serve o certificado digital como empresa, bem como todos os seus benefícios, o próximo passo é solicitá-lo. Para o obteres, deves dirigir-te a uma entidade emissora autorizada para o efeito, sendo a mais comum a Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Os passos a seguir para uma empresa obter o seu certificado digital podem variar ligeiramente consoante o tipo de certificado e a entidade emissora, mas normalmente são os seguintes:

1. Acede ao sítio eletrónico da entidade escolhida.
2. Quando se trata da FNMT, normalmente tens de descarregar o software de que te falam.
3. Candidata-te em linha (introduz os dados da tua empresa e especifica o tipo de certificado pretendido).
4. Após a apresentação da candidatura, será gerado um código de candidatura, que será enviado para o teu endereço de correio eletrónico. Este código será necessário no momento da prova de identidade.
5. Valida a identidade da empresa e da pessoa responsável pelo pedido.
6. Uma vez aprovado, com o mesmo código de aplicação, o certificado pode ser descarregado e instalado.

Para pedir o certificado digital, tens de ter:

• Documentos: identificação, endereço e dados de contacto da entidade e do requerente.
• Formulário de pedido: Cada autoridade de certificação fornece normalmente um formulário ou protocolo de pedido a preencher.

Como se pode verificar, o certificado digital para empresas é um elemento fundamental para os negócios que operam no meio digital, pois confere segurança e permite cumprir os requisitos legais das diversas plataformas. No Grupo MailComms somos especialistas em comunicação com valor legal e total segurança, porque reconhecemos a importância de saber enfrentar todos os desafios da transformação digital de forma fiável. É por isso que oferecemos várias soluções às empresas, como os sistemas de identificação eletrónica certificados baseados em elementos essenciais como a verificação da identidade e a autenticação.

O tempo para obter um certificado digital varia consoante a autoridade emissora do certificado e o método de verificação de identidade utilizado. Tendo isto em conta, pode demorar entre cerca de 1 hora e vários dias.

Para alguns procedimentos administrativos, ele é necessário. No entanto, entender para que serve um certificado digital, sua utilidade em serviços que exigem autenticação e sua relevância em termos de segurança, justifica porque ele é tão recomendável.

Se perderes o acesso ao certificado digital, é importante revogá-lo imediatamente para evitar possíveis utilizações fraudulentas e, posteriormente, solicitar a emissão de um novo certificado.

O certificado digital é um documento eletrónico que funciona como uma identidade digital completa, suportada por uma autoridade de certificação. Em contrapartida, a assinatura eletrónica é um conjunto de dados electrónicos que serve para autenticar digitalmente documentos e identificar o signatário, sem necessariamente certificar a identidade. → Queres saber como escolher métodos de autenticação Nós dizemos-te no nosso artigo!

Sim, os certificados digitais têm um período de validade, normalmente entre um e dois anos.