Vantagens do correio eletrónico certificado para simplificar a comunicação nos escritórios profissionais

Uma grande parte do trabalho quotidiano de um escritório profissional, seja qual for o sector de atividade, envolve a gestão de documentos. A troca de informações sensíveis, cuja confidencialidade deve ser preservada tanto quanto a sua validade legal.

O correio eletrónico certificado responde a estas duas prioridades, ao mesmo tempo que simplifica os processos e reduz os custos. São demasiadas as vantagens para não falar de tudo o que este sistema implica.

Garante a validade e a fiabilidade das tuas comunicações comerciais com o nosso serviço de e-mail certificado.Protege o teu negócio e cumpre os regulamentos da forma mais fácil!

Esta é a estrutura dos temas que desenvolvemos:

• Definição de correio eletrónico certificado e aplicações em escritórios de advogados.
• Vantagens da sua utilização.
• Como as comunicações com clientes e parceiros são simplificadas através de correio eletrónico certificado.
• Mecanismo para a implementação do correio digital certificado.

Descobre como automatizar as comunicações jurídicas através de correio eletrónico certificado.

Neste momento da tua carreira profissional, já deves estar familiarizado com o envio de mensagens de correio eletrónico como mecanismo de troca de informações a todos os níveis.

Utiliza-a para comunicar com os seus colegas, superiores e também com clientes e parceiros. Com a certificação, evita problemas de validade jurídica no caso de ter de anexar estas mensagens como prova em caso de litígio ou reclamação.

O correio digital certificado tem um prestador de serviços de confiança qualificado que actua como testemunha ou notário externo. Este prestador de serviços, aprovado pelas autoridades competentes, é responsável por verificar que todos os dados e o conteúdo da mensagem são autênticos e não foram alterados, nem durante o envio nem durante o armazenamento.

É evidente que as garantias deste sistema de comunicações são muito valiosas para o funcionamento quotidiano de um escritório profissional. Todas as mensagens processadas desta forma podem ser utilizadas como provas fiáveis e, além disso, preservando a confidencialidade dos dados e com toda a segurança. Uma forma de operar com agilidade e eficiência num ambiente inevitavelmente digitalizado.

Aqui podes ver as diferenças entre o correio normal e o correio registado.

As empresas têm muitas vezes relutância em mudar. Especialmente as que já utilizam um sistema há muito tempo e que se saíram bem com ele. Mas, estas empresas devem perguntar-se a si próprias, até que ponto devemos aspirar, qual é o nível de fracasso? E, claro, qual é o custo para a empresa?

O correio eletrónico certificado oferece três grandes vantagens relativamente às questões cruciais que têm de ser abordadas no que diz respeito às comunicações empresariais.

• Segurança e validade jurídica nas comunicações
  Os fornecedores qualificados garantem o cumprimento da legislação em vigor em matéria de segurança e proteção de dados. Para obterem esta qualificação, submetem-se a uma análise exaustiva por parte das autoridades competentes para verificar o seu cumprimento.
• Poupa tempo e reduz os custos administrativos
  Os e-mails certificados são muito fáceis de gerir. Um único funcionário pode tratar de todo o processo a partir do seu computador em apenas alguns minutos e o destinatário recebe-o imediatamente. Não há dúvida sobre a economia de tempo e de pessoal.
  Mas não menos importante é a economia económica. Para começar, o custo destas mensagens é mais barato do que o do correio tradicional e de outras comunicações digitais certificadas. A este custo deve ser subtraído o custo da deslocação física, se não utilizares serviços como o Burofax postal em linha.
  E há ainda outro aspeto que não é de somenos importância. Lembremos que são comunicações fiáveis, desde que sejam feitas com um prestador de serviços qualificado. Assim, elimina os potenciais custos jurídicos de ter de provar a sua validade legal em caso de litígio ou reclamação.
  Isto reduz os custos de funcionamento das comunicações digitais.
• Melhoria da rastreabilidade e do controlo dos documentos
  O correio eletrónico certificado é normalmente gerido através de uma plataforma. Imagina-a a desempenhar as mesmas funções que uma estação de correios convencional: o cliente chega, a sua identidade é certificada, a documentação é verificada, tudo é envelopado e o envio é carimbado.

A encomenda é armazenada até ser entregue (neste caso, imediatamente), quer diretamente na carteira do funcionário dos correios, quer passando pelo meio de transporte correspondente, caso se destine a outro local.

É um pouco complicado manter o controlo da mensagem durante todo este tempo? Onde é que ela está em determinado momento? Pode ter-se perdido ou ter sido danificada? Com o escritório digital, podes acompanhar a entrega em tempo real e a sua guarda é segura durante o tempo que for necessário.

Eis as principais diferenças entre o correio eletrónico certificado e o bureaufax postal em linha, duas formas de comunicação digital juridicamente válidas.

O mundo empresarial atual é globalizado e altamente competitivo. Qualquer vantagem que uma empresa profissional tenha em termos de comunicação e gestão documental coloca-a numa posição privilegiada em relação às restantes.

O correio eletrónico certificado é uma ferramenta que te favorece em três aspectos essenciais.

• Notificações rápidas com constância legal
  Todo o processo de elaboração, envio e receção é muito mais ágil, podendo ser processado em apenas alguns minutos. Esse imediatismo é uma clara vantagem na hora de resolver dúvidas de clientes ou mesmo fechar contratos.
  Tudo isso com total segurança, confidencialidade e validade jurídica.
• Seguimento eficiente de processos e acordos
  A certificação do correio digital permite-te seguir cada mensagem em tempo real.
  Mas, além disso, as modificações e alterações são armazenadas em conjunto. Desta forma, encontras a informação que precisas de consultar de forma rápida e eficiente, sem deixar nada de fora.
• Aumenta a confiança e o profissionalismo
  A rapidez na gestão é um atributo que os teus clientes ou fornecedores identificarão com o profissionalismo. Não só porque se sentem atendidos em todas as suas relações, mas também porque o cumprimento dos prazos gera a máxima confiança, tão importante nas relações laborais ou com as administrações.

Por último, a automatização das comunicações reduz o risco de falhas ou de alterações de documentos ao ponto de quase os eliminar. Mais uma vez, uma questão que aumenta a confiança no trabalho da tua empresa.

Mais uma vez, o foco está nos escritórios profissionais que estão no mercado há muito tempo. O investimento mínimo que implica a adoção de um sistema de comunicações digitais certificado é compensado desde o primeiro minuto. E, no caso dos empresários, é uma forma de poupar nos custos iniciais da criação de uma empresa.

É fácil demonstrar isto, porque a implementação do correio eletrónico certificado num escritório profissional é tão simples como:

• Escolhe a plataforma de expedição gerida por um prestador de serviços qualificado e de confiança que melhor se adapta às tuas necessidades.
• Dispõe de um computador e de uma ligação à Internet. Não é necessário alterar os teus sistemas internos. Procura apenas um fornecedor que garanta a compatibilidade com os sistemas habituais (ERP, CRM, ECM).
• Certifica-te de que escolhes o nível de certificação adequado de acordo com a validade legal exigida para cada mensagem.

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