Quais são as vantagens do correio eletrónico certificado para a gestão de contratos nas empresas de recursos humanos?

Os profissionais de RH têm uma enorme atividade de gestão de contratos. Numa área em que a confidencialidade e a agilidade das comunicações podem fazer toda a diferença, o correio eletrónico certificado surge como uma ferramenta fundamental. As suas vantagens concretas para as empresas dedicadas às questões laborais são realmente interessantes.

Foi assim que desenvolvemos esta análise:

• Os efeitos positivos da utilização do correio eletrónico certificado na gestão dos contratos de trabalho.
• A sua validade jurídica e os instrumentos que contribuem para a reforçar.

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Os e-mails certificados são um método rápido, eficiente e seguro. Por isso, as empresas estão imersas num processo de transformação de suas comunicações para implementar esse tipo de instrumento. Mais ainda, tendo em conta que ferramentas como o e-mail certificado têm plena validade legal em processos de reclamação, mediação ou perante os tribunais que tratam de conflitos laborais.

Cada empresa conhece melhor do que ninguém o seu negócio e, por isso, as soluções a que dá prioridade na implementação de um sistema de comunicações digitais certificado. No entanto, a realidade mostra que existem necessidades comuns se analisarmos por sector.

No caso das empresas de RH, é essencial estabelecer fluxos acessíveis, fiáveis e ágeis entre empregador e empregado. As comunicações relacionadas com o trabalho são muito sensíveis e exigem discrição e segurança, bem como salvaguardas legais. E são precisamente estes aspectos que são reforçados pelo correio eletrónico certificado.

O mundo do trabalho atual é muito mais dinâmico do que era há alguns anos. As mudanças no pessoal, as alterações no quadro jurídico ou as transformações nas próprias empresas têm um impacto direto na gestão dos recursos humanos. O volume de comunicações é, por conseguinte, mais elevado e constante.

As mensagens electrónicas certificadas simplificam este processo. Gasta menos tempo e pode ser tratado por menos pessoas. De facto, apenas um gestor é necessário para processar todo o envio sem ter de sair do seu local de trabalho. Com a vantagem de que esta digitalização elimina uma grande parte dos erros burocráticos que são fundamentais para evitar reclamações ou queixas.

Pensa nos diferentes modelos de contratos, nos acordos com parceiros externos ou em algo essencial como a gestão de ERES e ERTES ou despedimentos. Com o correio eletrónico certificado, estas tarefas são simplificadas.

É assim que funciona a automatização das comunicações jurídicas por correio eletrónico certificado.

Já mencionámos que os assuntos relacionados com o trabalho são particularmente sensíveis, o que significa que é necessária a máxima segurança e autenticidade dos dados e documentos tratados. Com o nosso serviço, os originais não têm de ser manuseados, pelo que não há qualquer hipótese de serem danificados ou perdidos.

Mas é também um serviço supervisionado por um fornecedor de serviços de confiança qualificado, que certifica que o conteúdo não foi alterado. Com a mais-valia de uma custódia certificada por um período mínimo de 5 anos.

Estas são as nossas credenciais como fornecedor qualificado de serviços certificados.

A relação entre empregador e empregado não se limita à entrevista de emprego e à assinatura do contrato. Os especialistas em recursos humanos distinguem 5 fases: seleção, recrutamento, integração, vida profissional e rescisão.

É fácil imaginar a quantidade de comunicações legais que estão por detrás de cada um destes passos. Sem dúvida, o correio eletrónico certificado melhora a experiência do empregador e do empregado.

Muitos de nós ainda têm na memória a imagem daquele colega que entrava no gabinete de Recursos Humanos e a enxurrada de comentários que gerava. Com o correio eletrónico certificado, todas as formalidades e consultas são feitas sem sair do escritório e ninguém fica a saber.

Além disso, é ainda mais discreto do que uma chamada telefónica, que pode ser ouvida e não tem validade legal.

Atrair e reter talentos é um dos objectivos das empresas e dos departamentos de Recursos Humanos. Num mundo do trabalho cada vez mais competitivo, os trabalhadores qualificados são um dos maiores tesouros de uma empresa.

Atualmente, os trabalhadores não valorizam apenas as condições de trabalho e financeiras. Também optam mais por empresas com as quais se sentem identificados e que lhes prestam um serviço mais personalizado e eficiente.

A utilização de correio eletrónico certificado para comunicações relacionadas com o trabalho contribui para melhorar a perceção que o empregador tem da empresa.

Por último, não podemos deixar de salientar o valor como prova fiável de qualquer contrato enviado por correio eletrónico certificado. Para que não restem dúvidas, graças ao prestador de serviços qualificado e de confiança que presta o serviço, existe uma certificação dos seguintes eventos:

• Emissor
• Entrega (disponibilização no anfitrião de destino).
• Conteúdo, incluindo anexos, se aplicável.

Além disso, no caso específico de sanções ou despedimentos, são incorporados os requisitos da legislação laboral. Basicamente, a comunicação deve ser datada e incluir os motivos da sanção ou da rescisão do contrato. Com o correio eletrónico certificado, verifica-se que o conteúdo da mensagem não foi alterado. É o departamento de Recursos Humanos que deve ter o cuidado de o redigir em conformidade com as disposições do Estatuto dos Trabalhadores para que a comunicação de um despedimento seja válida.

No Grupo MailComms aconselhamos-te sobre as diferentes soluções de comunicação certificadas que necessitas para a transformação digital da tua empresa. Conhece a nossa plataforma Certysign, para comunicações omnicanal com validade legal total.