As empresas necessitam cada vez mais de comunicar com os seus clientes, fornecedores ou colaboradores e, com o crescente volume de troca de documentos, é importante simplificar os processos internos, mantendo a segurança e a validade legal dessas comunicações. Parte desta atividade é substancialmente melhorada com a utilização do bureaufax postal online, em detrimento dos sistemas tradicionais. É, sem dúvida, uma fórmula chave na transformação digital das empresas.
Para compreender melhor este papel renovador, desenvolvemos estes aspectos:
- As diferenças de funcionamento entre o serviço postal em linha e os métodos tradicionais, nomeadamente a carta e o serviço postal.
- Principais vantagens da sua utilização.
O que é um burofax online e como é que o envio?
Diferenças entre o bureaufax postal em linha e os métodos tradicionais
Existem muitos canais de comunicação para a apresentação de documentos. Dependendo da sensibilidade das questões, dos prazos ou dos requisitos de segurança jurídica do assunto a tratar, é necessário utilizar aqueles que reforçam questões como a rastreabilidade total ou o suporte jurídico de cada apresentação.
Tradicionalmente, esta verificação suplementar era assegurada pelo mecanismo de certificação dos envios postais. Trata-se de uma fórmula que verifica o envio do objeto e de certos dados relativos ao mesmo (data, remetente e destinatário), além de permitir um certo grau de rastreabilidade. Até há bem pouco tempo, esta certificação só podia ser solicitada através de uma deslocação física aos correios ou a algumas empresas de correio, onde existiam duas possibilidades.
A carta registada
Este tipo de correio apenas certifica se a carta foi entregue ou devolvida (o motivo é especificado) no seu destino. Nada é verificado no que diz respeito ao conteúdo da carta. Por conseguinte, não se trata de um método com plena validade jurídica.
Sem dúvida, o serviço postal online bureaufax tem diferenças notáveis em relação à carta registada:
- A rastreabilidade de todo o processo é total.
- O conteúdo é garantido como inalterável.
- Cumpre todos os requisitos legais aplicáveis
- São recolhidas e armazenadas as seguintes provas: remetente, entrega (disponibilizada no servidor de destino), conteúdo (e-mail/HTML e/ou anexo) e identificação do destinatário.
Por conseguinte, trata-se de uma ferramenta com plena validade jurídica, que pode ser utilizada como prova fiável em qualquer litígio judicial. Com a vantagem de a gestão ser totalmente digital, sem necessidade de deslocação física em qualquer fase do processo.
O serviço postalfax (tratamento físico)
Neste caso, há mais pontos em comum com o bureaufax postal em linha, nomeadamente em termos de validade jurídica total. No entanto, tens de te deslocar fisicamente a um escritório para o enviar. O mecanismo digital é mais ágil e económico, porque não tens de sair da tua secretária para o enviar, usas o teu computador.
O bureaufax postal em linha também difere de outras comunicações electrónicas, como podes ver.
Principais vantagens da agência postal online em relação aos métodos tradicionais
Não há dúvida de que o bureaufax postal online é uma ferramenta de modernização das empresas. Combina o melhor dos mundos físico e digital nas comunicações, ou seja, a entrega física do documento, com a agilidade dos canais digitais.
Ajuda a agilizar e a reforçar a segurança das comunicações jurídicas, ao mesmo tempo que reduz os custos e o tempo despendido nestas matérias. Mas vejamos mais de perto estas questões, que representam um avanço decisivo na gestão de determinadas tarefas numa empresa.
Validade jurídica total
A obrigação de aceitação de um serviço postal em linha pelo juiz do contencioso incumbe ao prestador contratado para a prestação deste serviço. Este deve garantir que as provas recolhidas no processo de comunicação e geradas nos seus sistemas são produzidas em conformidade com o Regulamento (UE) 910/2014 eIDAS.
Reduz o risco de falha ou perda
Para enviar um bureaufax postal em linha , não é necessário deslocar ou manusear os documentos ou, pelo menos, o manuseamento dos documentos é reduzido ao mínimo. Isto significa que há menos hipóteses de os perder ou danificar. A impressão e o envelopamento são efectuados pelos profissionais do fornecedor nas suas instalações seguras, preparadas para esta atividade.
Além disso, o serviço pode ser personalizado através da integração com os sistemas corporativos de cada empresa. Assim, é possível digitalizar o envio e o acompanhamento das comunicações, garantindo um fluxo de trabalho mais ágil e seguro.
Proteção e confidencialidade dos dados
É importante que o bureaufax postal online seja tratado por um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado em entrega eletrónica certificada. Esta qualificação garante o cumprimento efetivo do quadro regulamentar europeu em matéria de segurança e privacidade dos dados (RGPD e LOPDGDD).
Digitalização das notificações
As empresas que têm um grande volume de notificações numa base contínua vão notar uma grande mudança na agilidade e simplificação de tarefas ao digitalizar a gestão e monitorização destas comunicações com o bureaufax postal online.
Comunicações fiáveis
O bureaufax em linha proporciona transparência e máxima rastreabilidade, para além de ser um mecanismo mais rápido e simples.
No final, a utilização deste mecanismo para notificações fiáveis simplifica o procedimento e aumenta a sua confiança, porque são vistas como mais seguras. Tudo isto conduz a uma melhor comunicação e a melhores relações em geral.
No Grupo MailComms estamos convencidos da importância das comunicações digitais certificadas e do impulso que podem dar à tua empresa. Conhece as nossas plataformas CertySign o PostaMail e encontrarás inúmeras situações para as utilizar.
Perguntas frequentes sobre as vantagens da utilização do bureaufax postal em linha em relação aos métodos tradicionais
Posso recusar-me a receber um burofax postal em linha?
Pode acontecer que o destinatário se recuse a aceitar ou não recolha o bureaufax na repartição competente. Isto pode acontecer por uma série de razões, tais como falta de interesse, ignorância ou recusa em enfrentar uma situação jurídica. No entanto, é importante notar que a recusa ou a não retirada de um bureaufax não isenta o destinatário das suas responsabilidades legais.
O burofax postal em linha é mais caro do que os métodos tradicionais?
O custo do serviço depende do fornecedor mas, em geral, há uma redução dos custos de transferência física ou do custo do material de envelopagem.
O burofax postal em linha tem a mesma validade jurídica que os outros métodos tradicionais?
O burofax postal em linha tem plena validade jurídica e pode ser utilizado como prova em qualquer litígio judicial. Há sistemas tradicionais que também têm este nível, mas outros, como as cartas registadas, não o têm.
O burofax postal em linha é mais rápido do que os outros métodos tradicionais?
A partir das nossas plataformas tens duas opções de entrega, 24 ou 72 horas. Ao geri-lo a partir do computador da tua empresa, também poupas tempo de deslocação.