Índice
- O que é uma assinatura eletrónica e qual a sua importância?
- Assinatura eletrónica simples
- Assinatura eletrónica avançada
- Assinatura eletrónica qualificada
- Comparação dos tipos de assinatura eletrónica
- Critérios de seleção de acordo com as necessidades do utilizador
- Aspectos jurídicos e conformidade
- Ferramentas de assinatura eletrónica e fornecedores de serviços
1) O que é uma assinatura eletrónica e qual a sua importância?
Uma assinatura eletrónica é uma forma de autenticação digital adequada para assinar documentos digitais. Por outras palavras, a sua validade é semelhante à de uma assinatura física, com a diferença de que é efectuada em dispositivos electrónicos e não em papel com uma caneta. Existem vários tipos e, embora todos eles sejam aceites e de uso corrente hoje em dia, a sua autenticidade legal pode ser mais forte ou mais fraca, dependendo do tipo utilizado. Se precisares de mais informações, neste artigo encontrarás mais informações sobre o que é uma assinatura eletrónica.
A seguir, explicamos os tipos de assinaturas electrónicas que estão incluídos e definidos no regulamento eIDAS, a norma europeia que foi criada para garantir e oferecer confiança nas interações electrónicas na União Europeia entre empresas, cidadãos e autoridades públicas. Isto inclui áreas como o comércio online ou a assinatura eletrónica de contratos.
Assinatura eletrónica simples
2.1 Conceito e caraterísticas
Na realidade, a assinatura eletrónica simples não é definida no regulamento eIDAS, mas refere-se ao nível mais básico de segurança jurídica do regulamento. É a forma mais simples de um utilizador assinar digitalmente e é utilizada para associar dois dados ou conjuntos de dados electrónicos. Um destes conjuntos pode ser considerado a assinatura e o outro o assinado. No entanto, a simples assinatura eletrónica não permite, por si só, identificar o signatário.
2.2 Utilizações e aplicações
Uma das utilizações mais comuns é, por exemplo, a aceitação dos termos e condições gerais de utilização através de uma marca numa caixa. Também nas entregas de encomendas ou na marcação de ponto dos empregados.
2.3 Vantagens e limitações
As três principais vantagens da assinatura eletrónica simples são:
- Simplicidade de implementação
- Preço
- Facilidade de utilização
E a sua limitação mais importante é que não identifica por si só a pessoa que assina, pelo que não pode ser provada em caso de necessidade, por exemplo, em caso de litígio.
3. Assinatura eletrónica avançada
3.1 Definição e caraterísticas distintivas
Como indicado no eIDAS, uma assinatura eletrónica avançada é aquela “que cumpre os requisitos estabelecidos no artigo 26:
- Deve estar inequivocamente ligado ao signatário e permitir a sua identificação.
- Foi produzido utilizando “dados de autoria que o signatário pode utilizar, com um elevado nível de confiança, sob o seu controlo exclusivo”.
- Verifica se não foram feitas alterações aos itens assinados.
A assinatura eletrónica avançada está ligada a soluções de identificação e autenticação digital, pelo que tem uma grande capacidade de provar quem é o signatário.
3.2 Casos de utilização e sectores
A implementação de um sistema avançado de assinatura eletrónica é aconselhável nos casos em que são lançados processos de assinatura complexos ou tão relevantes que exigem um elevado nível de segurança jurídica.
É utilizada em praticamente todos os sectores que se relacionam em linha com utilizadores e clientes, como os seguros, as finanças, a energia, as telecomunicações, o turismo, o imobiliário e a saúde. E para citar apenas alguns exemplos, as assinaturas electrónicas avançadas são utilizadas em momentos como a abertura de uma conta corrente, a assinatura de uma linha de telemóvel ou de um novo fornecimento de eletricidade, ou a assinatura de um novo contrato de trabalho como empregado.
3.3 Vantagens e restrições
Entre as suas principais vantagens contam-se:
- Segurança
- Taxa de conversão elevada devido à facilidade de utilização
- Criar confiança no signatário
- Elevada segurança jurídica
- Possibilidades de integração
- Agilidade na finalização dos processos de recrutamento
- Garantia da inviolabilidade do que é assinado e da obtenção de provas
Em comparação com os outros dois níveis de assinaturas electrónicas, as assinaturas electrónicas avançadas são mais complexas de implementar do que as assinaturas electrónicas simples e mais dispendiosas. Por conseguinte, não é adequada para os casos em que a assinatura eletrónica simples é juridicamente suficiente. Pelo contrário, oferece um nível de prova inferior ao da assinatura eletrónica qualificada, que oferece uma presunção de validade jurídica.
4. Assinatura eletrónica qualificada
4.1 Explicação e questões fundamentais
O regulamento eIDAS estabelece: “Uma assinatura eletrónica qualificada tem um efeito jurídico equivalente ao de uma assinatura manuscrita”. A norma também estabelece que, se se basear num certificado qualificado de um Estado da UE, será reconhecida como uma assinatura eletrónica qualificada em todos os Estados-Membros. De entre as assinaturas electrónicas, é a que oferece a maior garantia jurídica, a um nível equivalente ao de uma assinatura manuscrita. Para o utilizar, o signatário necessita de um certificado digital oficial ou de um cartão de identificação eletrónico, com o respetivo leitor. E a solução que a processa tem de incorporar sistemas que gerem as caraterísticas deste tipo de assinatura.
4.2 Situações em que é necessário o seguinte
A assinatura eletrónica qualificada é utilizada principalmente nas relações dos cidadãos e das empresas com as administrações públicas, como, por exemplo, a Agência Tributária, a compra de bilhetes do Tesouro, o pagamento de impostos em linha, a realização de procedimentos públicos que exigem um elevado nível de segurança, etc. No entanto, também é utilizado na esfera privada em casos em que se pretende uma segurança jurídica extrema.
4.3 Prós e contras
A principal vantagem da assinatura eletrónica qualificada é a sua presunção de validade jurídica. Precisamente devido à sua elevada segurança jurídica, gera também uma grande confiança nas partes. Além disso, é obrigatória para certas transacções com as autoridades públicas.
Entre as suas principais desvantagens está a sua complexidade, que é maior tanto na implementação como na execução: o signatário deve ter um certificado eletrónico ou um DNIe (e, neste caso, o hardware necessário para o ler) para realizar a rubrica.
5. Comparação entre tipos de assinatura eletrónica
Assinatura eletrónica simples vs avançada vs qualificada
O quadro seguinte compara, de forma simples e gráfica, as assinaturas electrónicas simples, avançadas e qualificadas.
6. Critérios de seleção de acordo com as necessidades dos utilizadores
Do ponto de vista do signatário, ao escolher o tipo de assinatura eletrónica a utilizar num processo, devem ser tidos em conta aspectos como:
- Garantia jurídica: que nível jurídico deve estar associado ao evento, documento ou processo que é assinado?
- Confiança: para um utilizador, não é o mesmo assinar eletronicamente um contrato de venda de um imóvel ou a integração de um gestor de fundos de investimento, por exemplo, do que aceitar os termos de utilização de um software ou de uma aplicação móvel. A confiança é muito mais necessária e esperada nos dois primeiros casos.
- Experiência do utilizador: nas ocasiões em que, por razões de conformidade legal, podem ser utilizados vários tipos de assinatura eletrónica, o ideal é optar por aquele que oferece a experiência de utilização mais atractiva, suave e rápida.
- Facilidade de utilização: quanto maior for a autenticidade legal da assinatura, ou a sua capacidade de identificar o signatário, mais complexo é o momento da assinatura para o utilizador. A aceitação de mailings promocionais pode ser tão simples como um clique num botão. A abertura de uma conta corrente pode exigir a passagem por um processo de identificação digital com verificação e autenticação. E para assinar com uma assinatura eletrónica qualificada, a pessoa ou entidade terá de solicitar e instalar um certificado digital ou uma identificação eletrónica válida, o que não é instantâneo.
7. Aspectos jurídicos e conformidade
Nos países da União Europeia, a norma que regula as caraterísticas e utilizações das assinaturas electrónicas é o Regulamento (UE) 910/2014, também conhecido como eIDAS (identificação eletrónica, autenticação e serviço de confiança). A norma inclui detalhes sobre selos electrónicos e selos temporais e outros conceitos relacionados com a entrega ou certificação eletrónica de conteúdos da Web ou de e-mails, entre outros.
O eIDAS foi transposto para Espanha na Lei 6/2020, que regula determinados serviços electrónicos. Também estão envolvidas na validade das assinaturas electrónicas a Lei de Processo Civil, relativa à força probatória dos documentos privados e à admissão de provas, e a LSSI (Lei de Serviços da Sociedade da Informação). O seu texto estabelece aspectos como: “os contratos celebrados por via eletrónica produzem todos os efeitos previstos no ordenamento jurídico, quando se verifique o consentimento e os demais requisitos necessários para a sua validade”. Indica também que estes acordos só serão válidos se ambas as partes decidirem livremente utilizar meios electrónicos para os assinar.
Muitos países em todo o mundo reconhecem as assinaturas electrónicas como provas válidas em tribunal e têm leis que as regulam, com semelhanças mas também com diferenças. Por isso, é aconselhável escolher fornecedores especializados cujas soluções de assinatura eletrónica garantam a conformidade legal nos mercados em que opera.
8. Ferramentas de assinatura eletrónica e fornecedores de serviços
8.1 Factores a ter em conta na escolha de um fornecedor
Ao escolher um fornecedor de soluções de assinatura eletrónica, há vários aspectos que podem ajudar.
A segurança é uma das mais importantes. Na MailComms, por exemplo, dispomos de uma tecnologia desenvolvida por nós próprios, concebida segundo a filosofia “security-by-design“, bem como de certificações ISO relativas à segurança e à privacidade da informação (27001 e 27701). Além disso, o Ministério dos Assuntos Económicos e da Transformação Digital reconheceu-nos como fornecedor qualificado de serviços electrónicos de confiança sob a forma de notificação eletrónica certificada.
É também importante optar por um fornecedor especializado, como nós, em processos de comunicação jurídica personalizados, omnicanal e multi-dispositivo, que garanta uma experiência de utilização atractiva e homogénea, respeitando o estilo e a identidade corporativa de cada empresa.
Além disso, é essencial a capacidade do fornecedor de oferecer as suas soluções de assinatura eletrónica integradas em diferentes aplicações que, por sua vez, se ligam aos sistemas do cliente. Sem esquecer a capacidade de personalizar os processos de acordo com as necessidades de cada empresa, é essencial destacar as capacidades de gestão omnicanal, que permitem adaptar o canal de acordo com os dados do cliente.
A experiência do fornecedor e dos seus parceiros tecnológicos, como a OneSpan ou a Quadient no nosso caso, fará a diferença na implementação de um processo de assinatura eletrónica fiável, eficiente e bem sucedido.
8.2 Exemplos de soluções de mercado
No grupo MailComms temos várias possibilidades para qualquer empresa se relacionar através da assinatura eletrónica simples, avançada ou qualificada com os seus clientes e utilizadores. Integramos as assinaturas electrónicas, de qualquer um dos três tipos, nos processos de comunicação legal através das nossas plataformas CertySign e Communicalia.
Para além de oferecer uma ferramenta multicanal e multidispositivo, dispomos de uma aplicação inovadora, a Sala de Assinatura Virtual, para processos de assinatura complexos em ambientes híbridos humano-digitais.