Como otimizar os processos jurídicos com correio eletrónico certificado nos escritórios de advogados?

A transformação digital é um desenvolvimento extraordinário no mundo dos negócios, em todos os sectores. Uma das tarefas que mais está a beneficiar está relacionada com as comunicações, que são automatizadas e agilizadas com estes sistemas digitais, nomeadamente com o e-mail certificado.

Os advogados e os profissionais do direito têm muito a ganhar com a incorporação desta ferramenta, como já vimos.

Abordamos estas questões a seguir:

• Porque é que é do interesse dos advogados e dos profissionais do direito utilizar mensagens de correio eletrónico certificadas.
• Todas as comunicações jurídicas em que este instrumento pode ser utilizado.
• Conselhos para a implementação deste serviço de comunicações certificado.

Descobre as chaves para automatizar a automatização das notificações legais com correio eletrónico certificado.

Não é necessário perder muito tempo a explicar porque é que é do interesse de um escritório de advogados utilizar mensagens electrónicas certificadas na sua atividade diária. Porque este pormenor é essencial. Não se trata de investir numa ferramenta que é utilizada ocasionalmente, mas que será uma das mais comuns.

E, claro, embora saibamos que estas comunicações certificadas têm vantagens na gestão documental de qualquer empresa, cada sector de atividade destaca um benefício. No caso dos escritórios de advogados ou dos departamentos jurídicos, o mais importante é que sejam mensagens com plena validade legal, para além do seu imediatismo ou da poupança de custos.

Esta validade é garantida porque a certificação é efectuada por uma terceira parte externa e qualificada. Um fornecedor que garante:

• Emissor.
• Entrega (disponibilização no anfitrião de destino)
• Conteúdo e anexo, se for caso disso.

Sabes como enviar um e-mail certificado? Neste guia tens todas as respostas.

Já explicámos que as mensagens electrónicas certificadas têm plena validade jurídica, pelo que um escritório de advogados pode encontrar aplicações interessantes e práticas para estes instrumentos de comunicação.

De todas elas, há algumas comunicações em que o correio eletrónico certificado é o método de comunicação preferido, enquanto noutras são utilizadas outras ferramentas, como o bureaufax postal online. Fica ao critério de cada escritório de advogados, mas estas são as utilizações mais frequentes destes envios certificados:

• Comunicações RH
  Particularmente interessante é a automatização de todos os procedimentos laborais efectuados por advogados. O correio eletrónico certificado é reconhecido como um meio válido para a contratação, modificações, sanções e qualquer comunicação de RH. Respeita os critérios estabelecidos no Estatuto dos Trabalhadores.O mesmo se aplica a todas as negociações contratuais, independentemente da sua natureza (financeiras, com administrações, relações com particulares). Tudo pode ser transmitido por correio eletrónico certificado.

  Vê como funciona e-mail certificado na gestão de contratos.

• Notificações legais
  A expiração de uma cláusula, um pedido de documentos ou qualquer comunicação de natureza legal pode ser feita através desta ferramenta. Isto porque pode ser apresentado em tribunal como prova fiável.
• Comunicações com as administrações
  Pedidos de informação, apresentação de documentos, acreditações, pedidos de subsídios, subvenções ou autorizações e licenças. Todas as comunicações imagináveis que se estabelecem entre um escritório de advogados e uma administração ou autoridade são viáveis através deste sistema.
• Reclamações e resolução de conflitos
  As relações comerciais entre particulares, entre empresas e clientes, entre particulares e administrações baseiam-se numa troca de comunicações. Por vezes, para confirmar acordos, mas também para reclamar direitos ou resolver problemas devidos a um conflito de posições entre as partes.Muitos desses litígios não precisam ir à Justiça, são resolvidos quando a documentação pertinente é verificada. Tudo isso pode ser feito com mais agilidade e total segurança e privacidade com esse instrumento certificado.

  De facto, com a entrada em vigor da Lei ADR (Mecanismos de Resolução de Litígios Apropriados) a 3 de abril de 2025, o correio eletrónico certificado tornou-se uma ferramenta tecnológica essencial.

• Avisos e comunicações de carácter financeiro
  Envio de orçamentos, compras ou vendas de serviços/produtos, pedidos de empréstimos ou gestão de contas bancárias. Em suma, a pesada atividade financeira de um escritório de advogados é simplificada e o risco de erros é reduzido com as comunicações por correio digital certificado.

Recordamos-te as diferenças entre o e-mail certificado e o bureaufax postal online.

A implementação de um sistema de comunicações certificado num escritório de advogados será efectuada através de uma plataforma compatível com os sistemas habituais (ERP, CRM, ECM). As soluções também podem ser utilizadas a partir de qualquer navegador web, em modo Software as a Service (SaaS).

Estas diretrizes devem ser tidas em conta antes de contratar o fornecedor:

• Faz uma análise prévia para escolher o fornecedor que oferece um serviço mais adequado às necessidades do teu escritório.
• Considera as vantagens de optar por um fornecedor de comunicações omnicanal. Entre outras coisas, garante a receção, pois se o e-mail não chegar, é enviado por outro meio (SMS, bureaufax ou WhatsApp).
• Embora se trate de processos muito simples, vale a pena dar aos empregados um mínimo de formação, especialmente para que possam tirar o máximo partido de uma ferramenta tão útil.

Não sabes porque é que é do teu interesse contratar um fornecedor qualificado? Aqui tens a resposta.

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