Como posso melhorar a comunicação interna na minha empresa utilizando o correio eletrónico certificado?

É muito comum centrarmo-nos na importância de estabelecer mecanismos de comunicação eficazes entre uma empresa e os seus clientes ou fornecedores. Sem retirar um pingo de importância a esta realidade, falamos menos da mesma necessidade de comunicação interna numa empresa.

O teu e-mail certificado acrescenta vantagens como a validade jurídica e a segurança. Por todas estas razões, é muito útil para agilizar e dar legalidade a certas mensagens dentro da própria empresa.

Abordamos os principais aspectos desta questão:

• O que é o correio eletrónico certificado e porque é que te interessa melhorar a comunicação interna da tua empresa?
• Utilizações mais interessantes do correio digital certificado na comunicação interna de uma empresa.
• Conselhos sobre como otimizar as vantagens deste canal de comunicação interna.

Aprende a automatizar as comunicações legais da tua empresa com correio eletrónico certificado.

Não é necessário explicar o que é um e-mail, mas é necessário focar o que significa o facto de ser feito através de um serviço de comunicações certificado. O que significa que o correio eletrónico é feito através de um serviço de comunicações certificado. A diferença é que é utilizado um Prestador de Serviços de Confiança Qualificado, que verifica a autenticidade e a inalterabilidade dos teus dados essenciais, como a data e a hora exactas do envio e da receção e a gravação exacta do conteúdo.

O que é que esta intermediação consegue? Bem, que esses e-mails tenham validade legal total, uma qualidade que pode ser usada em certos tipos de comunicações internas. Ao fazê-lo, obtém benefícios tão interessantes como os que destacamos aqui.

Recordamos o valor probatório do e-mail certificado em processos judiciais.

É provável que valorizes a importância desta caraterística de plena validade legal e regulamentar quando pensas nas comunicações e nos acordos contratuais que a tua empresa estabelece com agentes externos, desde clientes a administrações ou fornecedores. Mas talvez não vejas o que ela traz para as comunicações internas.

Só tens de pensar um pouco para te livrares desse erro. E há muitos exemplos para te ajudar a compreender isto, especialmente as comunicações entre o departamento de recursos humanos e qualquer trabalhador. Isto é, em todas as questões jurídicas e laborais.

Em todos estes casos, a empresa beneficia da utilização de mensagens electrónicas certificadas nestes pontos:

• Confidencialidade. Os assuntos profissionais e jurídicos exigem garantias de privacidade e segurança dos dados, algo que é assegurado se as comunicações forem efectuadas por correio eletrónico certificado.
• Poupa tempo e papelada. É um sistema que facilita a gestão dos envios através da automatização, melhorando a velocidade do fluxo de trabalho. Isto é especialmente valioso em grandes empresas, onde um grande volume de comunicações é tratado.
• Aumenta a produtividade. Menos tempo e mão de obra necessários para uma tarefa, com a vantagem adicional de minimizar o risco de erros, resultando numa maior eficiência e produtividade.

Estás ciente das as diferenças entre correio normal e registado? Aqui tens um lembrete.

Estes são os casos em que é mais vantajoso utilizar emails certificados na comunicação interna da tua empresa. Basicamente, trata-se de comunicações do departamento de Recursos Humanos.

• Notificações de alterações das condições contratuais. Esta é uma área ampla e cada vez mais ativa, uma vez que as empresas de hoje estão imersas numa sociedade muito mais flexível, que exige a sua adaptação. Estamos a falar, por exemplo, de mudanças como a regulamentação do teletrabalho, horários de trabalho, turnos, transferências ou reorganizações de departamentos e funções.
• Comunicação de um ERE ou ERTE. Estes valores, previstos na legislação laboral, para fazer face a períodos de dificuldade na empresa sem recorrer a despedimentos definitivos, devem ser comunicados por escrito aos trabalhadores afectados. O correio eletrónico certificado agiliza estes procedimentos (automatização), garantindo a sua validade legal.
• Gestão das baixas por doença. Permite que a notificação seja acreditada de forma irrefutável, porque garante a data de envio, a receção e que o conteúdo não é alterado. Tudo isto com a comodidade de não ter de se deslocar fisicamente em circunstâncias que podem ser complicadas.
• Despedimentos e sanções. As rescisões ou medidas disciplinares podem ser comunicadas por correio eletrónico certificado, incluindo documentos comprovativos para justificar a decisão.

Agora que decidiste incorporar o correio eletrónico certificado no sistema de comunicações internas da tua empresa, é lógico que queiras tirar o máximo partido dele. Não é complicado, só tens de ter em conta estas recomendações.

• Escolhe sempre um prestador de serviços de confiança qualificado em matéria de entrega eletrónica certificada. Esta qualificação só é obtida pelas empresas depois de passarem por uma análise exaustiva do Ministério da Transformação Digital e da Função Pública. Isto significa que os dados enviados e recebidos através das nossas aplicações serão admissíveis como prova em processos judiciais, mesmo que estejam em formato eletrónico.
• Considera a opção de serviço omnicanal. Com um único gesto, a tua empresa poderá combinar e sincronizar diferentes ferramentas de comunicação certificadas, incluindo as digitais e físicas. Isto garante-te uma receção segura.
• Uma vez instalado o serviço, é aconselhável dar uma formação básica às pessoas encarregadas de o utilizar. O objetivo é dar-lhes a conhecer todas as possibilidades que oferece e em que situações é interessante utilizar um ou outro.
• No Grupo MailComms garantimos a máxima solvência, segurança e qualidade na gestão das tuas comunicações internas e externas certificadas. Contacta-nos em e descobre as vantagens de trabalhar com uma empresa líder no sector.