Como garantir a privacidade e a segurança no envio de mensagens electrónicas certificadas

Todos os dias, as empresas trocam informações importantes por correio eletrónico: contratos, notificações, documentação confidencial… Neste fluxo constante, a importância da privacidade e segurança certificadas do correio eletrónico torna-se crucial para proteger os dados e assegurar que cada mensagem chega ao seu destino com garantias legais.

Aqui tens um resumo do que vamos falar a seguir:

• Razões para utilizar esta solução. A proteção dos dados empresariais começa com uma comunicação que não deixa pontas soltas.
• Como proteger o envio de correio registado. Boas práticas, processos internos e ferramentas adequadas são fundamentais para a segurança.
• Formas de enviar e-mails certificados de forma segura. Que métodos reduzem os riscos reais.
• Regulamentos que regem a segurança destas remessas nas empresas. Regulamentação relativa ao correio eletrónico certificado.
• Dicas simples para proteger as tuas comunicações. Acções concretas que podem aumentar consideravelmente a tua proteção.

O correio eletrónico certificado garante, de um ponto de vista jurídico e técnico, que uma mensagem foi enviada, recebida e que o seu conteúdo não foi modificado.

Para muitas organizações, isto significa proteger a rastreabilidade de documentos sensíveis, cumprir os regulamentos de proteção de dados e resolver litígios legais através da validade probatória destas comunicações.

Descobre como garantir a validade jurídica das tuas mensagens de correio eletrónico em processos judiciais.

Em sectores como o jurídico, financeiro e da saúde, a confidencialidade e a conformidade são exigências diárias. Por isso, nestas áreas, a utilização de correio eletrónico certificado deve fazer parte do modelo de funcionamento da empresa.

Continua a ler para saberes como podes reforçar ainda mais esta prática.

Proteger o envio de notificações importantes não é apenas uma questão de tecnologia, mas também uma questão de procedimento. Entre as chaves mais eficazes estão:

• Estabelece controlos de acesso às plataformas de distribuição.
• Utiliza a encriptação de ponta a ponta.
• Formar o pessoal que gere as comunicações electrónicas.
• Monitoriza continuamente os sistemas utilizados.

Tudo isto pode ser resumido numa chave principal: trabalhar com um fornecedor de confiança que ofereça garantias técnicas, rastreabilidade e registo legal no envio de e-mails certificados.

Explicamos-te como enviar um e-mail certificado e tirar partido de todas as suas funcionalidades.

Continua a ler para saberes quais são os métodos de envio mais seguros.

Os métodos de envio variam em termos de eficácia: alguns oferecem confirmação de abertura, outros oferecem dupla autenticação e os mais avançados oferecem registo notarial, carimbo de data/hora e encriptação de ponta a ponta.

Eis o que diz a regulamentação sobre este tipo de comunicação comercial.

Como já foi referido, é fundamental garantir a privacidade e a segurança no envio de e-mails certificados. Para tal, para além da proteção da informação, as empresas devem demonstrar que cumprem os requisitos legais em vigor.

As soluções certificadas pela eIDAS proporcionam uma maior validade jurídica no ambiente europeu, cumprindo as normas exigidas para comunicações electrónicas de confiança.

Além disso, é fundamental que o método escolhido garanta o tratamento adequado dos dados pessoais, em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.

O RGPD estabelece que as empresas devem garantir a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade dos dados pessoais que gerem.

Neste contexto, a utilização desta solução fornece um nível adicional de segurança e controlo: permite registar quem acede à informação, quando e em que condições, facilitando assim as auditorias de conformidade.

Continua a ler para veres recomendações práticas que podes implementar hoje.

Estas dicas práticas também podem ser muito úteis na tua organização para garantir a máxima segurança nas comunicações electrónicas:

• Não partilhes as credenciais de início de sessão em plataformas de correio eletrónico certificadas.
• Implementa a dupla verificação em todas as contas de empresas.
• Revê periodicamente as permissões dos utilizadores internos.
• Valida que o prestador deste serviço está em conformidade com a regulamentação em vigor.
• Utiliza sistemas de informação que incluam provas de entrega e de leitura.

No MailComms Groups ajudamos as organizações a implementar soluções de comunicação em conformidade com a lei que protegem cada etapa do processo. E sim, isso inclui correio eletrónico certificado através da CertySign.

Se queres saber como integrar os nossos serviços nas tuas operações diárias, contacta a nossa equipa hoje mesmo ou pede a tua demonstração. Porque a importância da privacidade e segurança certificadas do correio eletrónico não é apenas uma questão técnica: é uma questão de confiança.