A MailTecK & Customer Comms está a desenvolver o CertySign, uma solução que permitirá a gestão integrada e segura de comunicações e transacções multicanal com plena validade legal. Quais são as vantagens de utilizar esta ferramenta?
A CertySign é uma plataforma que permitirá gerir num único espaço todas as comunicações jurídicas e processos de contratação e assinatura eletrónica de forma “autogerida”, em função das necessidades de cada serviço em cada momento.
Esta plataforma, que se apresenta sob a forma de uma API, pode ser utilizada em modo online pelos nossos clientes para lançar qualquer tipo de comunicação jurídica, ou para iniciar processos de assinatura eletrónica através de uma interface comum e normalizada ou em modo batch através da troca de registos num ficheiro estruturado (XML, JSON…).
Uma caraterística importante do CertySign é que pode gerir comunicações jurídicas omnicanal, tanto em canais físicos (bureaufax postal) como electrónicos (notificações, comunicações certificadas, bureaufax online, etc.).
Uma das grandes apostas da CertySign é a camada de design que traz a um tipo de comunicação que normalmente não é muito criativa, como é o caso das comunicações certificadas. Que peso tem o design nas comunicações jurídicas da MailComms?
A personalização das comunicações está no nosso ADN e, por isso, uma plataforma como a CertySign tinha de ter uma forte componente de design.
Um objetivo fundamental neste tipo de comunicação é conseguir que o destinatário abra e leia o conteúdo. Para isso, há que ter muito cuidado com o design e a mensagem (que na maioria dos casos tem uma forte componente jurídica), oferecendo uma mensagem “atractiva”, mas sem esquecer a camada de segurança da comunicação.
Entre as novidades do novo site de comunicações jurídicas, a assinatura eletrónica, que promete agilizar a conclusão de todo o tipo de transacções, desempenha um papel fundamental na transformação digital das comunicações jurídicas. Qual é o seu papel na transformação digital das comunicações jurídicas?
A assinatura eletrónica é um dos principais motores da transformação digital dos processos nas empresas, podendo ser aplicada em grande parte das suas áreas de negócio. Pode ser integrada tanto nos processos B2C (com clientes) como nos processos B2B (com fornecedores), mas também nos processos internos das áreas de recursos humanos ou nos processos B2E (relação com colaboradores ou futuros colaboradores).
A transformação de processos não automatizados em processos “digitais” nos quais a empresa está envolvida pode ajudar-nos a simplificá-los e a uniformizá-los. Além disso, favorece os processos online e deslocalizados, proporcionando imediatismo e agilidade; melhora a experiência dos intervenientes (utilizável e multi-dispositivo); actua como facilitador para as áreas comercial, compras e RH; reduz os tempos dos processos; proporciona segurança, rastreabilidade e custódia legal e elimina os custos associados aos processos em papel.
No contexto da transformação digital, onde se insere o papel? Quando utilizar um canal ou outro? Como gerir a multicanalidade através das plataformas tecnológicas da MailTecK e da Customer Comms?
O papel continua a ser um canal importante. Nos últimos anos, temos visto os canais electrónicos a ganharem cada vez mais protagonismo em relação a este canal mais “tradicional”. O que tem vindo a acontecer é que, tal como há anos atrás as caixas de correio estavam cheias de publicidade e comunicações em papel, muitas delas sem valor, este problema está agora a ser sentido pelo e-mail. Assim, hoje em dia, uma comunicação em papel personalizada e de valor tem um grande impacto no destinatário.
Nos próximos anos, assistiremos a um “reequilíbrio” entre as comunicações em papel e as comunicações electrónicas, com a escolha entre papel e comunicações electrónicas a ser feita com base em factores como o imediatismo, o volume, o valor do conteúdo ou o nosso destinatário.
Que garantias oferece a MailComms no caso de uma empresa ter de resolver um litígio com um cliente?
MailTecK & Customer Comms são prestadores de serviços de confiança, uma figura incluída no Regulamento Europeu 910/2014, e Terceiros de Confiança de acordo com a Lei 34/2002 LSSICE. Podemos gerar certificados electrónicos que recolhem provas dos eventos que ocorreram no processo de comunicação legal, bem como o conteúdo de tais comunicações.
Este certificado é assinado eletronicamente por meio de um selo eletrónico qualificado da empresa para nos identificar como prestadores de serviços e para garantir a integridade do documento (deteção de qualquer alteração posterior do documento); é-lhe também aplicado um carimbo de data/hora qualificado, o que dá indubitavelmente a um juiz a certeza da existência do documento eletrónico num determinado momento (data e hora).
O novo site de comunicação jurídica do Grupo apresenta novas soluções, como a certificação de conteúdos web. Que tipo de conteúdos podem ser certificados?
A certificação de conteúdos Web certifica que um conteúdo Web e a documentação acessível a partir dele foram publicados numa data e hora específicas, bem como durante um determinado período de tempo, sem terem sofrido alterações ou modificações.
Permite igualmente certificar o conteúdo de um sítio Web e as interações que uma pessoa pode efetuar com ele (assinalar caixas, aceitar cláusulas, recolher dados, aceitar um formulário, etc.) num dado momento.
Esta solução é muito útil para a Administração Pública, por exemplo, na publicação de cadernos de encargos administrativos ou de concursos públicos. Que oportunidades pensas que a Administração Pública verá na nova carteira de comunicações jurídicas da MailTecK & Customer Comms?
Uma das aplicações possíveis da certificação de conteúdos web, não só para as Administrações Públicas, é a certificação de conteúdos na publicação de concursos. A MailTecK & Customer Comms pode certificar tanto as informações apresentadas no concurso como a inclusão de documentos do concurso ou de documentação anexa, demonstrando que estão disponíveis para os proponentes a partir de uma determinada data e durante um determinado período de tempo.
A MailComms desenvolveu o MailConsent, uma plataforma útil para as novas diretivas europeias, que exigem o consentimento expresso do cliente para, por exemplo, o envio de comunicações de marketing. Que facilidades oferece o MailConsent no que diz respeito à recolha do consentimento?
O MailConsent é uma solução que permite a recolha de diferentes consentimentos num conteúdo web para diferentes finalidades, em linha com o RGPD e as recomendações da AEPD.
O MailConsent permite a personalização do formulário para a recolha de um ou mais consentimentos para vários fins a partir de um único front end web, configurando a marca, os textos e as informações relacionadas com o pedido de RGPD. Todas as interações do cliente final com o formulário são recolhidas pelo MailConsent para fornecer provas do que aconteceu, incluindo uma captura de ecrã do formulário tal como foi apresentado ao utilizador final. Além disso, o MailConsent gera um url único para cada cliente final com base num hash (uma sequência alfanumérica única e não reproduzível) que identifica cada formulário e o associa exclusivamente a esse cliente final.
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